Az egyik legnagyobb kihívás, amellyel számos vállalat szembesül, amikor megpróbálja megfelelni bizonyos kormányzati előírásoknak, megfelelően végrehajtja az időkövető szoftvert. Számos opcióval, köztük az alacsony technológiai és a csúcstechnológiával is, kihívást jelenthet a megfelelő szoftver, a megfelelő módszerek és a legjobb gyakorlatok meghatározása a vállalat egészére kiterjedő megvalósításához.
Íme egy olyan időgazdálkodási gyakorlat, amely magában foglalja a legalapvetőbb és fontosabb gyakorlatokat a megfelelő időkövető szoftver megtalálásához a szervezet számára.
$config[code] not foundVégezze el az időkövetést a felső, lefelé
Semmi sem tud demoralizálni a munkavállalókat, mintha úgy érzi, hogy van egy kettős szabvány, különösen akkor, amikor az idő követéséről van szó. Amikor a főnök nemcsak az időkövetést segíti elő, hanem azt használja, ez segít az alkalmazottak számára az időkövetés fontosságának hangsúlyozásában mindenki számára.
Sok kreatív módja van annak, hogy az egész szervezet elszámolható legyen. A Colle + McVoy reklámügynökség nemcsak időszámláló rendszert valósított meg, hanem egy olyan szoftveres megoldást, amely lehetővé teszi, hogy a vállalat egészére kiterjedő sörhűtő minden pénteken megnyíljon, feltéve, hogy az összes munkatársakat időben benyújtják.
Adweek szerint:
„A Colle + McVoy egy csodálatos gépet, az úgynevezett TapServer-t, egy„ több hordós sör telepítési rendszert ”épített, amely RFID-t és egyéni írást használó szoftvert használ, hogy ellenőrizze, hogy leállt-e egy lusta git, befejezte az időkorlátokat és megszerezte az ingyenes pintet.”
Különösen az olyan potenciálisan népszerűtlen, mint az időkövetés, ha a főnök értékeinek megismerése elég ahhoz, hogy maguk végezzék el, és ugyanazokat a szabályokat alkalmazzák a vállalat egészére nézve, nagy motiváció lehet mindenki számára, hogy részt vegyenek.
A szükséges képzést ajánljuk
A kommunikáció minden. Annak meggyőződése, hogy mindenki megérti, hogy mi a pontos időkövetés, megváltoztathatja azt, ahogyan alkalmazottai ugrásszerűen reagálnak az új munkalapokra vonatkozó irányelvekre. A munkavállaló jó szándékai ellenére, ha nem értik, hogy mi van benne, akkor hiba és hiányzó információ állhat az időszámlákon.
Ez különösen fontos az olyan vállalatoknál, amelyek kormányzati szervekkel dolgoznak, óránkénti vagy fizetéses alkalmazottakkal rendelkeznek, vagy bármely más szervezet, amely szigorú időkövetési követelményekkel rendelkezik. A megfelelő képzés gyakran azt jelenti, hogy a különbség a megfelelő és az értékes szerződés elveszti.
Automatizálja az egész folyamatot
A DCAA News olyan szervezet, amely információt szolgáltat a DCAA-kompatibilis és biztonságos kormányzati szerződésekre törekvő vállalkozók számára. Mivel a DCAA megfelelőségének megőrzése pontos időkövetést igényel, érdemes megjegyezni, hogy a DCAA News ajánlások egyike:
„… A kézi könyvelés bármely formáját átugorja; A DCAA-kompatibilis automatizált szoftverrendszerrel könnyebbé teheti az életét. Ezek a szoftvercsomagok tájékoztathatják, hogy mely adatokat kell nyomon követni, automatizálhatják a jóváhagyásokat, lehetővé teszik a munkavállalók számára, hogy bárhonnan bejussanak az órákba, ki tudjanak hozni számlákat, lehetővé teszik a letöltéseket a QuickBooksba, a számok időt hagynak, rendkívül részletes ad hoc jelentéseket készíthetnek, jelszót biztosítanak védelem és így tovább. Ezek a szoftvercsomagok lehetővé teszik a vezetők számára, hogy kézzelfoghatóbb feladatokat láthassanak el, ugyanakkor képesek legyenek megtekinteni a pontos napló adatokat.
Az üzleti folyamatok automatizálása nemcsak a kormány kompatibilitását fogja biztosítani, hanem nagymértékben segít abban, hogy a vállalat adatait biztonságban tartsa. Az IBM által készített tanulmány szerint „az összes biztonsági incidens 95 százaléka emberi hibát okoz.” Igen, ez az rendkívül magas.
A folyamatok automatizálása nemcsak enyhíti ezt az adatvédelmet, hanem segít megtartani a megfelelőséget, és mindaddig, amíg megfelelően képezed a személyzetet, hogy kövesse ezeket az új rendszereket, a szervezet képes lesz arra, hogy a legtöbbet hozza ki a munkaidős rendszerből.
Mozgás az órás alkalmazottakra
Míg a fizetett alkalmazottak elméletileg jól hangzik, a gyakorlatban a rendszer ritkán működik a munkáltató vagy a munkavállaló számára. Túlságosan könnyű egy alkalmazott számára, hogy kihasználja a nem eredményorientált fizetést, míg sok munkáltató megpróbálja meghaladni a pénzük értékét a munkavállalótól. Az eredmény gyakran háborús harc, ahol a termelékenység a végső baleset.
Április Dykman, írja a Get Rich-et, lassan leírja ezeket a kihívásokat:
„Egy másik munkahelyen azt mondták, hogy fizetéskor azt jelentette, hogy„ ha korán bezárjuk az irodát, akkor még mindig fizetni fog. ”De az irodát két-három délután lezártuk az évből, és sok volt, sok olyan esemény, amely 8+ órát igényelt. Egyszer egy 22 órás napot tettem egy különösen nagy eseményre. ”
Sokkal jobb megoldás az, hogy az összes alkalmazottat óránként fizessék, ahol minden fél egyértelműen megérti, hogy mi várható, és sokkal kevésbé van lehetőségük, hogy kihasználhassák a másikat.
Jegyezze fel a napját
Az egyik legnagyobb hiba, amit sokan csinálnak, a hét végén rögzítik az időszámítókat. Sokan alig emlékeznek arra, hogy mi volt tegnap reggelünkre, és nem is emlékszünk rá, és újjá hozni a teljes munkanapokat a tény után. A jó nyilvántartások és bevált gyakorlatok megőrzése érdekében győződjön meg róla, hogy a vállalat minden tagja naponta legalább egyszer rögzíti a munkaidőt.
Ezzel szemben annak megkönnyítése érdekében győződjön meg róla, hogy az időkártya rögzítésének folyamata nem annyira meggyőző, hogy ez egy jelentős házimunkát csinálna. Az idősor rögzítése naponta legfeljebb néhány percet vesz igénybe.
Bár ezek az időkártya legjobb gyakorlatok természetesen nem kimerítőek, a legfontosabbak, és sajnálatos módon figyelmen kívül hagyják.
Ha az Ön szervezete képes végrehajtani ezeket az időrendszer-rendszer bevezetése közben, és továbbra is egyértelműen és hatékonyan kommunikálhat a munkavállalókkal - a vállalat jobban fog működni.
Stopperóra a Shutterstock-on keresztül
7 Megjegyzések ▼
