A legtöbb kisvállalkozó felelőssége valószínűleg elfelejtené. De elengedhetetlen, hogy bárki, aki valamivel nagyobb, mint egy egyéni vállalkozó. Ez az Ön felelőssége, hogy nyilvántartást vezessen az alkalmazottakról. Bár ez nem feltétlenül a vállalkozás legizgalmasabb része, fontos.
Munkavállalói rekordmegőrzési követelmények
A szövetségi, állami és helyi önkormányzatoknak mindenféle követelményük van a bérbeadás és más HR funkciók pontos dokumentációjának megőrzésében, hogy megvédjék mind a munkavállalókat, mind a vállalkozásokat. Vállalkozásként ezeknek a nyilvántartásoknak a nem tartása nyitva maradhat a jogellenes felmondási öltönyökhöz vagy hasonló következményekhez, anélkül, hogy bármilyen papírmunkát kellene megvédenie. Íme néhány olyan követelmény, amellyel a vállalkozásnak szüksége lehet a munkavállalói nyilvántartások megtartására.
$config[code] not foundTartsa a felvételeket egy évre
Ha új pozíciót bérel, a szövetségi törvények, mint például az amerikaiak a fogyatékkal élőkről szóló törvény és a VII. Cím előírják, hogy megkülönböztetéstől mentesnek kell lenniük a felvételi folyamatban. Tehát legalább egy évig meg kell őriznie az összes alkalmazást, újraindítást és egyéb dokumentációt a munka befejezése után, ha bármelyik fél, aki nem kapta meg a munkát, úgy dönt, hogy pert indít.
Tartsa a bérszámfejtési rekordokat három évig
A bérszámfejtés elengedhetetlen annak biztosításához, hogy a munkavállalók tisztességesen kompenzáljanak az általuk eltöltött órákról, és biztosítsák, hogy a vállalkozás megfeleljen a túlóra és minimálbér követelményeinek. A törvény előírja, hogy ezeket a nyilvántartásokat a mentesített munkavállalók számára három évig megőrizze. Azonban a munkavállalók választhatnak, hogy bírósági eljárást is benyújtanak, ha úgy érzik, hogy a túlórák után fizetett vissza fizetnek. Tehát előnyös lehet, ha öt évig megtartják őket a felmondás után.
Tartsa meg az I-9 űrlapokat a megszűnés utáni évre
I-9 formanyomtatványok szükségesek ahhoz, hogy a vállalkozások megmutassák, hogy ellenőrzik, hogy egy munkavállaló jogosult-e munkára az Egyesült Államokban. Törvény szerint köteles ezeket az űrlapokat a munkavállaló felvétele után három évig megőrizni, vagy egy évvel a munkavállaló megszűnését követően, attól függően, hogy melyik időpont jön létre később. Szüksége van arra, hogy ezeket a nyomtatványokat elkülönítve tárolja más személyi nyilvántartásoktól.
Tartsa szétválasztó papírmunkáját öt évvel a megszűnés után
A felmondással vagy szétválasztással kapcsolatos papírmunka megtartása szintén fontos, ha bármilyen jogellenes felmondási problémával szembesül. Tartsa a lemondó leveleket és kilépjen az interjúból papírmunka után három évig az alkalmazottak elhagyása után, és öt évig az elkülönítési papírmunka után.
Tartsa az FMLA Leave Reports jelentéseit három évvel a megszűnés után
A Családi orvosi szabadságról szóló törvény azért rendelkezik, hogy biztosítsa a jogosult munkavállalók számára fizetett szabadságot, ahol munkájukat orvosi vagy családi probléma esetén védik. Ha a munkavállaló az FMLA szabadságra vonatkozó kérelmet nyújt be, akkor ezt az információt a nyilvántartásaiban legalább három évig meg kell őriznie, miután a munkavállalói részeket az üzleti tevékenysége során, függetlenül attól, hogy a szabadságot megadták-e vagy sem.
Tartsa a nyugdíjazási juttatási űrlapokat hat évre
Ha nyugdíjazási juttatásokat biztosít a munkavállalóknak, akkor legalább hat évig tartsa ezt az információt a munkavállaló távozása vagy megszűnése után, a munkavállalói nyugdíjjövedelem-biztonsági törvény szerint. Ezen túlmenően a bíróságok megállapították, hogy a vállalat felelőssége annak bizonyítása, hogy elegendő fedezetet és előnyöket nyújtottak abban az esetben, ha a munkavállaló beperel, és nem a munkavállaló felelőssége, hogy bizonyítsa a lefedettség elégtelenségét.
Tartsa a kábítószer-teszt rekordokat öt évre
Bizonyos esetekben a háttérellenőrzés és a kábítószer-tesztelési információk az egyéb bérleti információk standardja alá tartozhatnak. Ha azonban a munka a szállítással kapcsolatos, akkor a közlekedési minisztérium biztonsági szabályzatának részeként nyilvántartást kell vezetnie az öt évre elvégzett minden kábítószer-vizsgálatról.
Négy évig tartsuk a munkavállalói adóbevallásokat
Az alkalmazottakra vonatkozó adók tekintetében az IRS javasolja, hogy könyvvizsgálat esetén négy évig tartsanak nyilvántartást. Ennek magában kell foglalnia a béreket, a nyugdíjakat, a tippinformációkat, a W-2 és a W-4 űrlapokat, valamint minden egyéb kapcsolódó információt.
Tartsa az alkalmazottak egészségvédelmi és biztonsági nyilvántartásait öt évre
A Munkahelyi Biztonsági és Egészségvédelmi Törvény előírja, hogy a munkahelyen megszerzett munkavállalói sérülésekről és betegségekről nyilvántartást kell vezetni, és rövid leírást és bármilyen egyéb releváns információt. Ennek célja annak biztosítása, hogy a munkavállalók biztonságos munkakörnyezetet kapjanak, és hogy minden problémát megfelelően kezeljünk.
Tartsa a munkanélküli biztosítási információkat akár hét évig
A munkanélküliségi biztosítási nyilvántartások követelményei államonként eltérőek. Néhány esetben azonban szükség lehet arra, hogy ezeket a nyilvántartásokat négy és hét év között tartsa. Különösen, Washington D.C. megköveteli a vállalkozásoktól, hogy ezeket a nyilvántartásokat hét évig tartsák.
Tartsa a szerződéseket akár öt évig
Ha önálló vállalkozókkal vagy harmadik felekkel dolgozik, akkor szükség lehet bizonyos állami nyilvántartási követelményeknek is. Virginia-ban a vállalkozások kötelesek a szerződés megkötésétől számított öt évig kézben tartani. És néhány más államnak is hasonló követelményei vannak három és négy év között.
Fénykép a Shutterstock-on keresztül
2 Megjegyzések ▼
