A múltban egy titkárt gyakran a legalacsonyabbnak tartottak a vállalat totempólusában. Az idők azonban megváltoztak, és a titkár szerepe az adminisztratív asszisztens, az a személy, aki gyakran az egész szervezet működéséhez kötődik. Függetlenül attól, hogy egy ügyvezetőnél, több vezetőnél vagy az egész szervezetnél dolgoznak, az asszisztens adminisztratív feladatai kezelése lehetővé teszi mindenki számára, hogy több időt töltsenek a stratégiai prioritásokra, és növeljék az üzleti életet, és tudják, hogy a részletek ellenőrzése alatt áll.
$config[code] not foundAdminisztratív feladatok áttekintése
A legáltalánosabb értelemben az adminisztratív feladatok azok a feladatok és tevékenységek, amelyek a vállalkozás napi működésének részét képezik. Ide tartoznak a hívások fogadása, üzenetek fogadása, levelezés kezelése, kellékek rendelése és a megosztott irodaterületek szervezett és funkcionális megtartása. A feladatok közé tartozhatnak a jelentések létrehozása, az adatok bevitele és kezelése, a fájlok kezelése, az alapvető könyvelés és egyéb pénzügyi feladatok. Ezen feladatok közül sokat adminisztratív asszisztensek kezelnek, akiknek feladata, hogy segítsenek egy személynek vagy csapatnak, hogy felvegyék néhány vagy mindegyik írási feladatot, de számos belépési és középszintű pozíció is igazi adminisztratív munkát tartalmaz. Például az adminisztrátori asszisztensek felelősek a saját munkájuk frissítéséért egy projektmenedzsment rendszerben vagy az e-mailek megválaszolásáért. A legtöbb adminisztratív feladat nagy része író, és gyakran az információ kezelésére és terjesztésére irányul.
Technológia
Az adminisztratív feladatok egyik legfontosabb aspektusa a technológia ismerete. Ide tartoznak például a számítógépek, faxkészülékek, másolók, szkennerek, telefonok és egyéb irodai berendezések. A legtöbb adminisztratív munkához általában a számítógépes szoftverek, így a szövegszerkesztés, a táblázatkezelő, az adatbázis és az asztali kiadói szoftverek használata szükséges. A megosztott berendezésekkel kapcsolatos problémák elhárításának képessége számos adminisztratív feladatleírás részét képezi. Nem szokatlan, hogy például az adminisztratív szakemberek felkérést kapjanak a papírelakadás megszüntetésére vagy a nyomtató és fénymásoló festékének megváltoztatására.
Bizonyos vállalkozásoknál az adminisztratív asszisztensek várhatóan tudják, hogyan kell használni az ütemezést és a projektmenedzsment szoftvert. Azok, akik közvetlenül a vezetők számára dolgoznak, általában felkérik a főnöke naptárának kezelésére, és a tanszéki adminisztrátori asszisztenseket felkérik az ülések ütemezésére, a nyaralás és a betegnapok nyomon követésére, és általában tudják, hogy hol vannak az emberek és mit csinálnak.
A nap videója
Az Ön számára a Sapling által elhozták Önöket a Sapling általközlés
Egy másik fontos adminisztratív feladat a kommunikáció. Az adminisztratív asszisztenseket gyakran írásban és szóban közölni kell. Felkérhetik, hogy feljegyzéseket írjanak fel, kollégákkal vagy ügyfelekkel, e-mailben, cégkönyvek frissítésében vagy weboldalak frissítésében, vagy mások munkájának szerkesztésében és kijavításában. Az asszisztensek általában felelősek a telefonra való válaszadásért, a főnökük nevében történő hívásokért és a látogatókkal való kapcsolatért. Ezért a sikeres adminisztratív asszisztensnek kiváló kommunikációs készséggel kell rendelkeznie, és képesnek kell lennie arra, hogy világosan és szakmailag írjon és beszéljen.A helyesírás, a nyelvtan és a professzionális írásos kommunikáció normáinak szilárd megértése fontos, mert az asszisztens főnökeit képviseli.
Könyvelés és beszerzés
A kiadások nyomon követése fontos minden vállalkozásban, és ez a feladat gyakran olyan adminisztratív asszisztensnek tartozik, aki felkérheti a költségeket táblázatos vagy könyvelési programba történő bevitelére, a munkavállalók költségjelentéseinek összegyűjtésére és ellenőrzésére, valamint a visszatérítések kezelésére. Egy kisvállalkozásban az adminisztratív asszisztens is kezelheti a követeléseket, számlákat küldhet ki és fizetéseket dolgozhat fel, és kezelheti a betéteket a vállalat számára. Az adminisztratív szakemberek néha felelősek a kis pénzért, a költségek nyomon követéséért és szükség esetén pénzeszközök hozzáadásáért. Ezen a területen egyéb feladatok közé tartozhat a költségek elemzése, a költségvetés készítésének segítése és az eladó vitáinak kezelése.
A beszerzést illetően az adminisztratív asszisztensek jellemzően az ellátásért felelősek, ami azt jelenti, hogy megszervezik és felügyelik az irodai felszereléseket és szükség esetén megrendelik a pótlásokat. Szükség esetén kutatókat folytatnak a beszállítókkal kapcsolatban, és megrendeléseket kérnek vagy adnak ki. Bizonyos esetekben az adminisztrátori asszisztensek is felelősek a szoftverek vagy előfizetések engedélyezésének nyomon követéséért és kezeléséért, biztosítva, hogy azokat azonnal és megfelelően használják.
Kutatás és tervezés
Sok adminisztratív szakembert kérnek a kutatási projektek kezelésére és az információk összeállítására. Lehet, hogy olyan egyszerű, mint egy telefonszám vagy cím keresése, vagy egy bonyolultabb projekt magában foglalhatja az ügyfélinformációk felkutatását, a kereszthivatkozások részleteit és a részletes táblázatok vagy jelentések létrehozását. Ezek a projektek tipikusan szoros határidőkön belül dolgoznak, és tájékoztatást nyújtanak.
Sok esetben az adminisztratív feladatok közé tartozik a tervezés is. A heti munkatársaktól a nagyobb rendezvényekig a közigazgatási asszisztenseket felkérik, hogy vigyázzanak a részletekre. Lehet, hogy felelősséget vállal egy konferenciaterület megrendelésére egy találkozóra, vagy a szobahelyiségek kezelésére az egész épületre vagy padlóra, frissítők megrendelésére, és annak biztosítására, hogy az összes tech berendezés készen áll és működik az ülés kezdetén. Az utazási tervezés egy másik nagy felelősség. Ha a vállalatnak nincs utazási osztálya, az adminisztratív asszisztens lehet az a személy, aki kutatást végez és könyvet készít a repülőjegyekről és szállodákról, étkezést foglal el, és gondoskodik az egyéb részletekről, mint például a konferencia-nyilvántartásokról.
Speciális feladatok
Bizonyos iparágakban az adminisztratív szakembereket arra kell felkérni, hogy a speciális ismereteket vagy készségeket igénylő feladatokat kezeljék. Például a jogi és orvosi adminisztratív asszisztenseknek gyakran olyan feladatokat kell elvégezniük, amelyek megértik az iparági terminológiát és eljárásokat. A jogi titkárokat felkérhetik, hogy a jogi dokumentumok, mint például a fellebbezések, a fellebbezések vagy követelések dokumentációját készítsék el és töltsék be, amelyek a jogi ismeretek és megértés alapvető szintjét igénylik. Ezen igazgatási asszisztensek számára fontos a bírósági rendszer és az eljárások megértése is, ugyanúgy, mint a jogi kutatás folytatásának ismerete.
A humánerőforrás-osztály feladatai a foglalkoztatási kérdésekre összpontosítanak, és magukban foglalhatják az interjúk ütemezését, a háttérellenőrzések feldolgozását és az alkalmazások első felülvizsgálatának elvégzését, hogy azok teljesek legyenek. Valaki, aki ebbe a képességbe tartozik, valószínűleg a humánerőforrás és a munkajog területén megértést és tapasztalatot igényel. Lényegében az adott terület és osztály, amelyet az adminisztratív asszisztens dolgozik, a meghatározó tényező lesz a konkrét feladatokban, és egyes területeken több tapasztalat és tudás szükséges, mint mások.
Adminisztratív asszisztens képesítések
Míg a legtöbb munkahely legalább néhány adminisztratív feladatot tartalmaz, a legtöbbet adminisztratív asszisztensek látják el. Vannak lehetőségek szinte minden iparágban, és a legtöbb belépő szintű pozíció nyitva áll a középiskolai diplomával vagy azzal egyenértékű személyekkel. Egyes munkáltatók inkább adminisztratív asszisztenseket vagy titkárokat vesznek igénybe, aki diplomával vagy tapasztalattal rendelkezik ezen a területen. Bizonyos területek, mint például a törvény és az orvostudomány, rendszerint az asszisztenseknek szükségük van a területre vonatkozó további oktatásra.
Az oktatási szinttől függetlenül a legtöbb munkáltató olyan adminisztratív asszisztenseket keres, akik tapasztalattal és szakértelemmel rendelkeznek az írómunkában, beleértve a szövegszerkesztést, a táblázatokat és az adatbázis-kezelést. Jellemzően a munkáltatók megkövetelik, hogy az asszisztensek rendelkezzenek a Microsoft Office termékekkel kapcsolatos készségekkel. Egyes közösségi főiskolák, ideiglenes ügynökségek és felnőttoktatási programok az igazgatásban tanúsítási programokat kínálnak, amelyek előnyökkel járhatnak, ha munkát keresnek. A legtöbb munkáltató munkahelyi képzést is biztosít, hogy segítse az asszisztenseket abban, hogy felgyorsuljanak és megismerjék sajátos feladataikat.
Az írási készségeken túl a munkáltatók olyan személyeket szeretnének bérelni, akik kiváló kommunikációs készséggel rendelkeznek (írásbeli és verbális), szervezeti készségek, döntéshozatali és problémamegoldó képességek, valamint interperszonális készségek. A professzionalizmus is elengedhetetlen, mint a többfeladatos és prioritási lehetőség. Mivel olyan sok munkáltató foglalkozik érzékeny információkkal, és gyakran kötnek szövetségi szabályokat, a mérlegelési jog és a titoktartás fenntartása szintén fontos tulajdonság.
Fizetési és foglalkoztatási Outlook
Az adminisztratív asszisztensek átlagkifizetése jelentősen változik, a spektrum alsó részén a kezdőszintű asszisztensek keresik az alacsony és közepes 20 dolláros fizetést, és a legmagasabb fizetett ügyvezető asszisztensek közel hat számot keresnek. PayScale.com arról számol be, hogy az adminisztrátori asszisztensek 38,736 dolláros átlagkeresetet kapnak, amelyet a Munkaügyi Statisztikai Hivatal szoros tükrözése mutat, ami a medián fizetést 37 870 dollárba helyezi, ahol a közigazgatási asszisztensek fele többet keres, és a fele kevesebbet keres. A BLS arról számol be, hogy a legmagasabb fizetett asszisztensek évente több mint 62 000 dollárt keresnek, és ez az összeg 85.000 dollárra ugrik az ügyvezető titkároknak. A fizetés évek tapasztalatával növekszik, azokkal, akik a legtöbb tapasztalattal rendelkeznek.
Sajnos a BLS azt is tervezi, hogy az adminisztratív asszisztensek iránti kereslet 2026-ra valószínűleg 5 százalékkal csökken, mivel a legtöbb pozíció nem lesz új, hanem inkább az elhagyó munkavállalók helyettesítése. A technológiai fejlődés és a sok adminisztratív feladat más munkatársakra történő áthelyezése a csökkenés nagy részét teszi ki. Továbbá, mivel számos szervezet racionalizálja a műveleteket, az asszisztenseket egynél több menedzserhez vagy osztályhoz rendelik, és több felelősséget vállalnak.
Hogyan lehet sikeres az Ön adminisztratív feladataiban
Gyakran a csodálatos adminisztrátori asszisztensek a promóciók listájának tetején találhatók, különösen akkor, ha főiskolai végzettséggel rendelkeznek, és mélyrehatóan megértik az iparágat és az üzletet. A munka komolyan tartása nagyobb és jobb dolgokat eredményezhet, így a legjobb érdeke, hogy a főnöke és munkatársai számára nélkülözhetetlen legyen.
Ennek egyik legjobb módja a főnöke céljainak és prioritásainak megismerése, és az ő igényeinek előrejelzése. Várja előre, és előreláthatólag, hogy felkészüljenek a kérésekre vagy igényekre, mielőtt a főnöke megértené őket. Például, ha a főnöke hetente vagy havonta egy bizonyos találkozón jár, olvassa el előre a találkozó percét, és készítsen el minden olyan dokumentumot vagy jelentést, amelyet a főnöke várhatóan előzetesen bemutat a találkozón. Ha azt látja, hogy a felügyelője egész nap megbeszéléseken fog találkozni, rendeljen ebédet, és frissen tartsa a kávéfőzőt. Ne feledje, hogy az Ön feladata, hogy a főnök jól nézzen ki, így tegye meg, amit meg kell tennie, hogy bemutassa a legprofibb és legképzettebb képet.
Az iparággal való kapcsolattartás segíthet a rocksztár asszisztensnek lenni. Ismerje meg a terminológiát és lépést tartson a trendekkel. Így hozzájárulhat a beszélgetésekhez, és pontosabbá válhat a munkájában. Részletek számít, így a mindenki által beszélgetés megértése segít elkerülni a költséges hibákat. A nagy asszisztensek is találékonyak és tudják, mikor kell cselekedniük és pontosan mit kell tenniük. Nem lehet minden kérdéssel vagy kérdéssel futtatni a főnökeit; a főnöke elvárja, hogy vigyázzon a dolgokra, ami visszanyeri a tanulást. Ha a szervezetet belülről és kívülről ismeri, hol találja meg az információkat, és a vállalat politikáit és eljárásait, akkor sokkal erőteljesebb lehet és megoldhat problémákat.
Végül a nagyszerű asszisztensnek kivételes szervezeti készségekre van szükség. Lehet, hogy felkérést kap arra, hogy válaszoljon a kérdésekre, adjon meg állapotfrissítéseket, vagy bármely más pillanatban megoldja az egyéb problémákat, és ha nem szervezi meg, akkor ezt nem teheti meg. A legfontosabb adminisztratív kötelesség az, hogy az összes lemez forog és szervezett legyen az alapja ennek a képességnek.
