1917-ben az első Bankers Box® irodai nyilvántartást vezetett a fején. Ahogy a neve is sugallja, a bankárok számára a bankjegyek kezelésére tervezték. Hamarosan azonban mindenféle vállalkozás elfogadta a rekordok szervezését és archiválását.
$config[code] not foundGyors előre 95 év. A világ megváltozott, de néhány dolog nem. Az egyik dolog, amit nem változtattak meg, az, hogy szükség van a dokumentumok és nyilvántartások kezelésére a te dolgodban.
Valójában a rekordkezelés a mai világunkban még nagyobb gondot jelentett. A peres ügyek például az üzleti élet ténye. A jogvitákkal kapcsolatos aggályok felemelték az előzményeket, amikor a rekordmegőrzésről van szó - fontos a nyilvántartások megőrzésére és megsemmisítésére vonatkozó szilárd politika, és ha szükséges, hogy pontosan lehessen őket lekérni. És ez csak egy példa.
Mégis túl sok vállalkozásnak nincs jó dokumentumkezelési megoldása, és ennek következtében bizonytalanság tapasztalható a rosszul szervezett nyilvántartások miatt - vagy hibás felfogás miatt kiszerveznek, mert nagy fejfájás a házon belüli nyilvántartások kezelésében.
És ez sajnálatos. Miért? Mivel a nyilvántartások házon belüli megoldáson keresztüli kezelése megvalósítható és előnyökkel jár - nem nehéz, pénzt takaríthat meg, kényelmes, biztonságosabb és szervezett.
A házon belüli rekordok kezelése a kis- és középvállalkozások képességei közé tartozik.
A Fellowes, a munkahelyi innováció iránti elkötelezettségét elismerő vállalat a közelmúltban felmérte az 1–1 000 alkalmazottal rendelkező kis- és középvállalkozások döntéshozóit. Ez a felmérés a házon belüli nyilvántartások kezelésének előnyeit mutatja be:
1) Pénzt megtakarítani - A házon belüli dokumentumkezelő rendszert használók 52% -a azt állítja, hogy megmentette őket pénz / vágási költségekkel. Nem csak, hogy ezek 16% -a szerint egy belső dokumentumkezelő rendszer „erőteljesen pozitív hatást gyakorolt” a működési költségekre.
Valójában a költség kulcsfontosságú mozgatórugója a házon belüli megoldásra való áttérésnek. A házon belüli dokumentumkezelési megoldásokra váltók közel 65% -a azt mondja, hogy a helyszíni dokumentumok tárolásának, aprításának, megkötésének és laminálásának költségei döntést hoztak.
Ahhoz, hogy gyors képet kaphasson a cég potenciális megtakarításairól, próbálja meg a Fellowes Savings Analyzer-t a savinganalyzer.fellowes.com címen.
2) Nincs több váratlan és rejtett költség - A webhelyen kívüli dokumentumok tárolását és visszakeresését használó vállalkozások egyik problémája a váratlan díjak, mint a helyszínen kívüli nyilvántartások teljes költségének növelése. Az alapvető tárolási és visszakeresési díjak mellett további díjakat kell fizetni az üzemanyag-felárakért, a páratlan méretű dobozokért, az újraszámításért, a rohanásért, a gyors szállításért, a harmadik fél által történő szállításért, a tárolási minimumokért, a kezelési költségekért, a programdíjakért, az archívum megsemmisítéséért / aprításért részletes számlázási és fénymásolási díjak. A házon belüli megoldás minimalizálhatja vagy kiküszöbölheti ezeket a költségeket. Ez a táblázat bemutatja a sok díj negatív hatását:
Kattintson a nagyobb grafikus kép megtekintéséhez
3) A letöltési idők gyorsabbak. Az idő pénz az üzletben. Csak 14% -uk azt mondta, hogy a telephelyen kívüli dokumentumkezelő szállítója ugyanazon a napon kérte a dokumentumokat. Majdnem egyharmada azt mondja, hogy három napig vagy többet vesz igénybe a rekordok letöltéséhez - néha több mint egy hétig! A házon belüli megoldással a sebesség a vezérlésen belül van.
4) A hatékonyság és a kényelem javul - A felmérés szerint 74% azt mondja, hogy a helyszíni dokumentumkezelésre való áttérésnek nincs hatása vagy negatív hatása a hatékonyságra.
A Fellowes létrehozta a megtakarítási elemzőt a megtakarítási potenciál kiszámításához. A számológép futtatása csak 60 másodpercet vesz igénybe - próbálja ki és nézze meg.
7 Megjegyzések ▼
