Az 1964. évi polgári jogokról szóló törvény előírja, hogy a foglalkoztatási kérelmeket legalább egy évig meg kell őrizni. Ha tudod, hogy a kérelmező 40 évesnél idősebb, kérelmeit két évig kell tartani a foglalkoztatásról szóló törvény szerint. Az állami törvények megkövetelhetik, hogy még hosszabb ideig tartsák a munkaadók nyilvántartásait. Az állami és szövetségi előírások miatt az álláskeresők pontos nyilvántartási és nyilvántartási rendszere fontos része az üzletnek. Előfordulhat, hogy még vissza kell jelentkeznie a pályázókkal, ha a bérelt alkalmazott nem működik.
$config[code] not foundHasználjon elektronikus kezelési szoftvert a munkaalkalmazások létrehozásához és tárolásához. Számos online program lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy ilyen elektronikus űrlapokat hozzanak létre munkaalkalmazásként. Ezeket a foglalkoztatási űrlapokat elektronikus úton elküldi és tárolja, és lehetővé teszi a papírmentes tárolást. Mivel a legtöbb alkalmazás e-mailben érkezik, ez egy egyszerű módja annak, hogy az anyagokat olyan fájlokban tárolja, amelyek nem vesznek fel semmilyen fizikai helyet. A vállalati dokumentumkezelő rendszerben tárolt elektronikus munkafolyamat használata biztonságot igényel, így a munkaköri fájlokat nem szaggatják vagy nem tekintik meg a jogosulatlan személyzet. Állítsa be a számítógépet, hogy automatikusan küldjön riasztásokat, hogy emlékeztesse Önt, ha a fájlokat törölni vagy felül kell vizsgálni.
Állítsa be a munkaalkalmazás személyzeti fájljait a papírmappákban. Tervezzen hatékony iratrendszert a fiókokban, polcokban vagy fájlszekrényekben tárolt színes kódolt fájlmappák használatával. Nyomtassa ki az e-mailben érkezett önéletrajzokat és munkalehetőségeket, és tüntesse fel azokat a kitöltött alkalmazásokkal, vagy küldje el a levélben. A pályázók nevét vagy társadalombiztosítási számát lehet megadni a munkák típusától függően. Például az értékesítési munkákat egy „Értékesítés” nevű mappában sorolják fel, és a pályázókat utónév vagy rendszám szerint rendezzük azonosító számokkal. Biztosítsa a fájlokat zárt szekrényben vagy szobában.
A nyilvántartásokat legalább négy évig meg kell őrizni, ha a munkáltató megkérdőjelezi Önt a diszkrimináció felvételére. Az Equal Employment Opportunity Commission rendszerint legalább egy évig megköveteli az igényelt alkalmazások fenntartását, de ha jogi lépésekkel szembesül, az EEOC azt ajánlja, hogy legalább négy évig tartsa a munkaalkalmazásokat. Ha nem tárolja megfelelően az alkalmazásokat, az EEOC megkülönböztető bérleti gyakorlatot vagy nyilvántartási jogsértést követelhet fel.
Szüntesse meg a munkaalkalmazásokat, miután a törvényes időszakot megtartotta. Létre kell hozni egy rendszert, amely erre emlékeztetőket tartalmaz. Vegye fel a kapcsolatot az informatikai részlegével, hogy megfelelően eltávolítsa az elektronikus fájlokat, és elrontja a papírmunkát. Ez azért fontos, mert a munkaalkalmazási fájlok olyan személyes adatokat tartalmaznak, mint a szociális biztonsági számok és a foglalkoztatási adatok, amelyeket szigorúan bizalmasan kell kezelni.
