Mondja el, hogy ez ismerős-e. Mindenkinek szüksége van egy nagy értekezleten való részvételre, vagy egy konferenciahívásra, ami azt jelenti, hogy mindenki néhány órára távol lesz az íróasztalától. Az értekezlet fontos, de az is, amit az ülés megszakít.
Vannak módok, amellyel mindkét igényt a munkahelyen kezelheti. Az alábbiakban tippeket talál a találkozók megtartására, miközben a gyártás a pályán marad, javítva a hatékonyságot, az automatizálást és a technológia használatát.
$config[code] not foundHatékonyság
- Ellenőrizze a belső folyamatokat. Lehet, hogy van olyan feladata, amely része a napi rutinodnak, amit nélkülözhetsz. Amint tudod, hogy mi az, akkor elválaszthatod a fontos feladatokat azoktól, amelyek már nem szükségesek.
- Delegált. Ügyeljen arra, hogy kommunikáljon a csapatával arról, hogy mit tehet a projektek egyszerűsítése érdekében. Ismerje meg, mit tehet magának, és mit kell megerősíteni.
- Vegyünk szüneteket. Ez ellentmondásosnak tűnhet, de néha abba kell hagynia a munkát, hogy folytassa a munkát. Ahogy Forbes azt mondja: „Amikor az ülő, a lipoprotein lipáz (LPL), amely a véráramban levő zsír lebontásáért és az energiává alakításáért felelős, jelentősen leesik, és így zsírsejtek képződnek. Röviden, a mozgáshiány egyenlő az energia csökkenésével.
- Tervezze meg a napot ebéd körül. Sokan élesebbek vagyunk reggel, ezért használd ezt az időt olyan munkára, amely mély elemzést és gondolkodást igényel. Írjon jelentéseket és válságszámokat, amint leülsz. Ebéd után, amikor feltöltődött, összpontosítson olyan dolgokra, amelyek megkövetelik, hogy kölcsönhatásba lépjenek és megosszák az ötleteket, például az üléseket és a konferenciahívásokat.
- Készíts listát. Tegyen mindent, amit meg kell tennie a prioritások sorrendjében és az eltelt időben. Az egyes feladatok ellenőrzése során felfedezheti, hogy melyik napszak a legtermékenyebb.
Automatizálás
- Automatizálja a szociális média feladatait. A HootSuite valószínűleg a legismertebb, de sok más közösségi média alkalmazás és eszköz is található. Például a Buffer lehetővé teszi, hogy a bejegyzéseket egy adott minta szerint ütemezze. Tehát, ha azt szeretné mondani, hogy hétköznap 10 órakor, akkor a puffer segíthet. Egy másik platform, a Dlvr.it lehetővé teszi, hogy szinkronizálja webhelyét a Facebook, a Twitter és a LinkedIn segítségével.
- Sablonok létrehozása a leggyakrabban használt dokumentumokhoz. Tegyük fel, hogy minden héten azonos típusú számlát vagy levelet küld. Időt takaríthat meg egy sablon létrehozásával, majd csak a megfelelő neveket, dátumokat és számokat kell kitöltenie.
- Használjon online naptárakat a felhőben, és ossza meg őket. Az üléseken való részvétel időbe telhet, de az ülések ütemezése is lehetséges. Azáltal, hogy a kollégáit és ügyfeleitől tudni fogja, hogy mit fog csinálni, és mikor csinálod, menthetsz sok-sok e-mailt és hívást.
- Automatizálja az ügyfelek nyomon követését és hasonló feladatait. A belső folyamatok áttekintése után előfordulhat, hogy számos ismétlődő idővesztési feladat van, amelyeket 30 percen belül vagy annál rövidebb idő alatt automatizálhat.
- Hozzon létre „konzerv” e-mail válaszokat olyan e-mailek esetén, amelyekhez ugyanaz a válasz szükséges újra és újra. Így nem kell ugyanezt az e-mailt megadnia minden alkalommal, amikor válaszol. Vagy még jobb, ha ugyanazt a kérdést ismételten megkérdezik, hozzon létre egy GYIK oldalt vagy dokumentumot, és tegye közzé az interneten, vagy adja meg kollégáinak, így a válaszok kézben vannak, és csökken a kommunikációs követelmények.
Technológia
- Helyezze el a Feladatlistákat a felhőbe, hogy azokat magával vihesse és megoszthassa őket. A Forgett lehetővé teszi, hogy megoszthassa őket, vagy tartsa őket magán, és akár animált gifeket is hozzáadhat. A Checkli-nak ugyanazok a funkciói vannak, és lehetővé teszi, hogy PDF-verzióit készítse el listáitól.
- Ismerje meg a makrókat (más néven parancsikonok). Az olyan programok, mint a Microsoft Word, olyan beépített funkcióval rendelkeznek, amely lehetővé teszi a felhasználók számára a rutinfeladatok automatikus végrehajtását. Könnyen létrehozható és testreszabható. Némelyik elég könnyű (az i dőlt betűk). Miután megkapta a fogantyút, időt takaríthat meg, amikor ír. Ha többet szeretne megtudni a Microsoft Word makrók létrehozásáról, látogasson el a Microsoft Office támogatási oldalára. A darab szellemében mentse el ezt az információt dokumentumként, és ossza meg kollégáival és munkatársaival, hogy segítsen nekik racionalizálni az igényeiket.
- Ha szeretné megtudni, hogyan készítsen sablonokat a Word, Excel vagy Powerpoint programban, akkor a legjobb megoldás az, hogy megnézze, mi az Office. Ez a cikk azért is hasznos, mert a csapat együttműködésre összpontosít.
- Használjon számviteli szoftvert a számlázási és számlázási feladatok egyszerűsítésére. Nem szükséges manuálisan generálni a számlákat olyan ügyfelek számára, akik ugyanarra az összegre számolnak be havonta ugyanarra a szolgáltatásra.
- Használja az e-mail postafiók címkéit, mappáit és címkéit. Ez segít rendezni és rendezni az elemeket, és ami még fontosabb, segít az üzenetek gyors visszakeresésében.
Fontos dolgok történnek a találkozókon, és nem jó ötlet, hogy rájuk aggódjanak, ami miatt hiányzik. A találkozók megtartására vonatkozó néhány tipp követésével csökkentheti az irodában lévő kisebb feladatokat, hogy a nagyobb helyiségekre összpontosítson.
Találkozó kép a Shutterstock-on keresztül
További információ: Szponzorált 2 Megjegyzések ▼
