Emlékezetes események nem csak megtörténnek. Az esemény megszervezése és megtartása tervez. Akár egy konferencia, szeminárium vagy ügyfél-értékelési nap, és akár három héttel tervezi, vagy egész évben, az esemény sikere a részletekben van. Összesen 42 kisvállalati eseménytervezési tippet gyűjtöttünk a szakértőktől, köztük az éves Small Business Influencer-díjak néhány szervezőjét.
$config[code] not foundSmall Business rendezvénytervezés: mit kell tennünk először
1. A célközönség eldöntése előtt bármi más. Az első lépés - mielőtt bármi mást csinálna - egyértelműen meghatározza, hogy ki a célközönsége. Ebből az összes többi döntés a formátum, a tartalom, az árak, a helyszín, stb. Alapján fog megvalósulni. Ez a strukturált megközelítés segít abban, hogy továbbra is összpontosítson a konkrét célok elérésében, és ne engedje, hogy a hatókör túlságosan széles legyen vagy leereszkedjen.
2. Készítsen listát a részletekről - mindent, beleértve a világítást és a tömegközlekedést, a tartalmat és a frissítőket. Ha úgy dönt, hogy rendezvényt szeretne, minden fontos. A program tartalmától és a világítástól a szállításig és a parkolásig - minden számít. És a közönség mindent tulajdonít neked és… a márkádnak. Lista készítése biztosítja, hogy ne hagyja figyelmen kívül a dolgokat.
3. A rendezvény megtartásához egyértelmű üzleti cél. Mielőtt elkezdené a sikeres rendezvény megtervezését, győződjön meg róla, hogy miért csinálod ezt először, mert minden döntés után támogatnod kell a fő célodat. Ez vezet generációt? A vállalat vagy egy adott termék ismertségének megteremtése? A vevői hűség fejlesztése? Vagy egyszerűen pénzt akarsz csinálni (ami is rendben van)? És győződjön meg róla, hogy a csapat tisztában van a céllal, hogy ne legyen „hatóköre.”
4. Vigyázzon más ipari eseményekre ütemezéskor. Ellenőrizze a naptárat. Győződjön meg róla, hogy nem ütemezi be az eseményeket, vagy túl közel az ünnepekhez vagy a népszerű nyaralási időhöz. Ugyanilyen fontos, hogy ellenőrizze, hogy vannak-e más események, amelyekre a cél résztvevői fognak.
5. Legyenek rugalmasak a méret, a hely és a többi részlet változásával. Amikor bekerülsz az eseménytervezési folyamatba, előfordulhat, hogy az eseményed mérete, elhelyezkedése és sok más módja megváltozik, mint amit eredetileg látott. Ez természetes és tökéletesen jó, amíg nem veszi szem elől azt az okot, amiért ezt a munkát először végezte. Néhány rugalmasság szükséges.
6. Ismerje meg a korlátait. Mindannyian tudjuk, hogy a cél az, hogy egy nagy élő eseményt dobjunk. Ebből a célból tudatában kell lennünk annak, amit reálisan tehetünk vagy nem tudunk - legyen az költségvetés… vagy időszerű. Ha úgy dönt, hogy egy hét múlva élő eseményt dob ki, tervezzen egy intimebb ügyet. Ha ez egy nagy esemény, készítsen több hónapot előre. Ha a költségvetés kicsi, előfordulhat, hogy kiegyenlítenie kell a kreativitást és a sok munkát.
7. Készítsen SMART célokat. Mindig kezdje el a stratégiát. Csakúgy, mint bármilyen üzlet építése, a nagy események erős, átgondolt és mérhető stratégiával kezdődnek. Az élő események csodálatos módja annak, hogy megosszák márkáját, kapcsolódjanak a célpiachoz, visszajelzést kapjanak a termékéről (és még több!), De tudnod kell, hogy mit akarsz elérni. Ragaszkodjon a SMART célokhoz, és vázolja fel, mit keres. Ezután győződjön meg róla, hogy folytatja e célok elérését.
$config[code] not found
Költségvetés: Hogyan kell fizetni az eseményért
8. Készítsen „finanszírozási tervet” az eseményre, és becsülje meg a számokat. Tudja, hogyan fog fizetni az eseményért. A legtöbb eseményt szponzorálás, jegyértékesítés, belső marketing-költségvetés vagy mindhárom kombináció finanszírozza. Amikor létrehozza az esemény költségkeretét, meg kell becsülnie, hogy mennyi pénzt reálisan emelhet az egyes területekről. Mielőtt helyet foglalna vagy szerződést írna alá, jó ötlet, hogy először aláírja a szponzorokat, vagy eladja az előzetes jegyeket, hogy megbizonyosodjon arról, hogy elegendő érdeke van-e az ötletének finanszírozására.
9. Készítsen költségköltségvetést - és pénzt takarítson meg a „természetbeni” szponzor adományok révén. Az események általában magasabbak, mint az átlagos kisvállalkozás tulajdonosa - elsősorban a helyszín és az ételek és italok tekintetében. Ne feledje, hogy az összes engedélyt és licencet is meg kell fizetnie. (Ez az, ahol egy eseménytervező segíthet elkerülni a fejfájást.) Készítsen átfogó listát az összes költségről, majd jelölje ki azokat a területeket, ahol úgy gondolja, hogy a szponzorok szerepet játszhatnak a „természetbeni” szolgáltatás nyújtásában. partnerei az események fogadására, annál többet lehet menteni.
10. Fontolja meg a közös finanszírozást, mint egy új lehetőséget, hogy pénzt szerezzen egy eseményre. Ha ez az első alkalom, akkor a kockázatok enyhítése érdekében használja a crowdfunding platformokat. A rendezvények közzétételével ezeken a platformokon a résztvevőknek meg kell ígérniük az eseményre vonatkozó jegyeket. Ha a szükséges minimális résztvevők száma nem teljesül, az esemény nem történik meg.
Marketing: az emberek bevonása
11. Szükséged lesz egy részletes marketing tervre. Hozzon létre egy marketing tervet az eseményhez. Minél szervezettebb vagy, annál professzionálisabb lesz az esemény.
12. Legyen fáradhatatlan az erőfeszítéseidben, vagy az eseményed sikertelen lesz. Ha nem akarja egyedül a rendezvényen lenni, akkor a piac, a piac, a piac, a piac… és a piac egy kicsit.
13. Határozza meg a jó okot, hogy az emberek megjelenjenek. Mi a döntetlen a résztvevők számára? Meg kell határoznod, hogy mit csinálsz azon az eseményen, amely az adott cél résztvevőket az ajtóba hozza. Egy fogyasztói termék számára lehet, hogy szórakoztató és termék bemutatókkal és freebies-ekkel rendelkező fél. Egy üzleti tömeg számára lehet oktatási tartalom vagy izgalmas, jól ismert szakértő. Bármi legyen is, ne veszítse el a kapcsolatot azzal, hogy miért akarja, hogy ez a közönség ragaszkodjon hozzá.
14. Írja le írásban, hogy miért kell részt venni a célpiacon - ne vállalja, hogy az előnyök nyilvánvalóak. Egy esemény előmozdításakor győződjön meg róla, hogy megmondja a célpiacnak, hogy mit fognak tanulni, ki fog találkozni, és miért kell ott lennie. Ne vegye fel, hogy a barátai megmondják a barátaiknak. Ha hangszórókat használ, adjon nekik reklámmásolatot, hogy az előadást népszerűsítse a közönségnek.
15. Ismerje meg, hogyan kell beszélni a médiával. Az újságírók nagyon elfoglaltak, és mindig határidőn belül vannak … nincs ideje meghallgatni az értékesítési pályát. Hadd tudják meg, hogy az információ létezik, és a jövőbeni történetek esetében, hogy szakértő vagy ezen a területen. Adja meg ezt az információt, amikor eléri.
16. Használja a Twitter hashtagjait. A Twitter fantasztikus az események előmozdítására és az online közösség érzésének megteremtésére egy esemény körül. Kezdetben hozzon létre egy egyedi hashtagot. Először keresse meg a Twitteret, hogy megbizonyosodjon róla, hogy még nincs használatban. Helyezze a hashtagot közvetlenül a rendezvény honlapjára, és ha a csevegőgombot használja a helyszínen történő megosztáshoz, akkor a hashtagot közvetlenül a premade verbiage-ra dolgozza. Amikor az emberek csipognak, akkor az a Twitteren automatikusan előmozdítja az eseményt.
$config[code] not found17. Használja az online társadalmi eseményeket a fő esemény előmozdítása érdekében. Az esemény érdeklődésének felkeltése érdekében próbáljon meg néhány héttel a főverseny előtt egy Google Hangout vagy Twitter csevegést tartani. Kérj meg néhány hangszórót, hogy vegyenek részt az online társadalmi eseményen. Adjon meg egy előnézetet arról, hogy mi lesz a főversenyen, ha megvitatjuk, hogy mit beszélnek a beszélők, vagy jelölje ki a tevékenységeket. Ez előrejelzést generál.
18. Vásároljon reklámot a közösségi médiahálózatokon. A kis hálózatokban gyakran figyelmen kívül hagyják a reklámokat a szociális hálózatokban. A szociális hirdetési platformok (mindenekelőtt a Facebook, a LinkedIn és a Twitter) mélyreható célzási lehetőségeket kínálnak, amelyek jelentősen hozzájárulhatnak a célközönség eléréséhez földrajzi helyünkön. A jó hír az, hogy nincs szükség nagy költségvetésre, és a jegyértékesítés könnyen mérhető.
19. A YouTube használatával népszerűsítse az eseményt. A YouTube a Google második keresőmotorja. A korábbi eseményekből vagy a hangszóróinkkal / előadóinkkal készített interjúk feltöltése nagyszerű módja annak, hogy meggyőzze a leendő résztvevőket a vásárlásra való kattintásra. A videó jelentős vizuális jegyzeteket tartalmaz, ezáltal jelentősen befolyásolja a döntéshozatali folyamatunkat. Eseményekkel mindig úgy érezzük, hogy nem tudjuk, mi fog történni, a videó megkönnyíti a feszültséget.
20. Létrehoz egy fantasztikus kis költségvetésű promóciós videót. Egy kis kreativitás néhány posztertáblával, jogdíjmentes zenei klipkel és egy jó okostelefon videokamerával szórakoztató videót hoz létre, hogy segítsen nyilvánosságra hozni, hogy mi jön. Itt van egy jó videó példa, amely csak a cipőfűző költségvetésén történt, hogy támogasson egy kis üzleti eseményt.
21. Kapcsolja be a helyi bloggereket. Légy okos a bloggerekkel. A helyi bloggerek bevonása a rendezvényen általában nagyszerű stratégia a közönség megszerzése előtt az esemény előtt, alatt és után. A bloggerek általában széles körben számítanak, és általában nem követik a hagyományos médiaszabályokat.
22. Az eseményregisztrációs platformok, mint a Meetup. Használjon meglévő platformokat. Ha ez az első próbálkozás egy esemény futtatására, és nincsenek képesek arra, hogy előmozdítsák azt, nézd meg a Meetup.com-ot. Az események online kezelésére alkalmas lakosztály kínálatán kívül a Meetup egy nagyszerű referens a releváns közönség számára az Ön területén. Jellemzői a regisztrációs és RSVP-kezelő képességek is, amelyek különösen hasznosak, ha tapasztalatlanok.
23. Használjon online regisztrációt. Az emberek távolabbi megijesztésének módja az analóg regisztráció (faxok, bankjegyek vagy csak az ajtón). Az online regisztrációt ajánljuk, hogy minél több résztvevőt biztosítsunk a lehető legrövidebb időn belül.
24. Kapjon felsorolást a csoportjaink vendéglátóhelyein. Amint tudod, hogy ki szeretne részt venni, a következő lépés az, hogy magad előtt álljon. Vannak olyan webhelyek, amelyek az országos események listázására specializálódnak (pl. Meetup, Lanyrd) és helyben, és ott kezdődnek a kutatás, és a legmegfelelőbb kutatások.
25. A helyi partnerek ösztönzése arra, hogy előmozdítsák Önt. Az érintett médiákhoz küldött sajtóközlemények segítenek a hírek generálásában, és megnézhetik, hogy a média (online és offline) partnerként szerepel-e. A nyilvánosságra hozatalt kapják az eseményen. Ha nem akarnak részt venni ebben a szinten, lépjen kapcsolatba velük azzal a gondolattal, hogy az olvasóiknak versenyre van szükségük a jegyek megnyeréséhez.
26. Könnyítse meg a hangszóróit, hogy nyilvánosságra hozzák követői. Ha bármilyen szakértő / felszólaló részt vesz, ösztönözze őket arra, hogy nyilvánosságra hozzák a közösségi média követői / e-mail előfizetőinek részvételét.
27. Adj korai madár ösztönzőket. Az olcsóbb áron a korai madárjegyek nagyszerű módja annak, hogy korai aláírást kapjanak, azáltal, hogy az embereket arra ösztönzi, hogy cselekedjenek ahelyett, hogy várni és elfelejteni.
Csapat: Ki fog segíteni?
28. Feladatok átruházása. A vállalkozás méretétől függetlenül mindig próbálja átadni a felelősségeket. Egy személy, aki minden részletért felelős, általában nem működik jól. Amikor csak lehetséges, hagyja, hogy az emberek irányítsák a leginkább élvezhető területeket. Például hagyja, hogy a cég éttermében kezelje a vendéglátás adatait. Minél jobban élvezi a felelősséget, annál valószínűbb, hogy sikeresen végzik őket.
29. Nyomon követés - és nyomon követés. Ellenőrizze a korai és gyakran. Bár senki nem akarja, hogy mikromagazdálkodjon, győződjön meg róla, hogy az alkalmazottak és a szállítók nyomon követik az eseményeket. Mindaddig, amíg az emberek tudják, hogy időről időre frissítéseket várnak, kevésbé valószínű, hogy csalódást okoznak, ha egy hívást vagy e-mailt küldünk.
30. A szponzorok jogdíjmentesek - győződjön meg róla, hogy tetszik. Ha szponzora van - kezelje őket, mint a királyokat. Az eseményt finanszírozzák, és lehetővé teszik, hogy ezt megtegye (ha ez az üzleti modellje). Legyen nagyon világos az esemény előtt, amit szponzorként kapnak.
31. Mindig alulbecsüljük a szponzorok részvételi arányát. Ha úgy gondolja, hogy 100 résztvevőt kaphat, alapozza meg a szponzorálási pályáját alacsonyabb becsléssel - különösen, ha ez az első esemény. Jobb, ha a szponzoroknak kellemes meglepetést adnak, mint egy kiábrándító.
32. Kérdezd meg az embereket, hogy mit gondolnak, és készek legyenek a visszajelzésekre jó vagy rossz. Kérjen kritikákat. Ha félig tisztességes munkát végzett, rengeteg megérdemelést kap. Köszönjük, de kérje a CRITIQUE-t, és készen álljon rá.
33. Van egy képzett szociális média csapat, amely lefedi az eseményt. Ne felejtsd el egy szociális média csapatot. Bár nem feltétlenül szükséges minden eseményhez vagy iparághoz, egyre több esemény összpontosít a közönségük vírus erejének kihasználására. Ha a közönség a tweetelés, a Facebook megosztása és a Instagram felvétele - ugyanazt kell tennie, és egy képzett csapatra lesz szüksége a végrehajtáshoz.
34. Keresse meg azokat a kereskedőket, akik szolgálják a rést, és hajlandók részt venni. A legjobb gyártók, akikkel együtt dolgozhat, azok, akik ismerik a kis üzleti kultúrát. Keresse meg azokat a gyártókat, akik gyakran dolgoznak kisvállalkozásokkal, vagy akik nagyobb mértékben vesznek részt a szerepüknél.
Esemény napja: a húzás
35. Óvatosan állítsa be az elvárásokat, majd adja meg. Győződjön meg róla, hogy a közönség nagy (nem jó) tapasztalattal rendelkezik; és hogy megadod nekik, mit vártak a résztvevőktől.
36. A hozzáállás ragályos. A vendégeink nagyrészt a rendezvény ideje alatt játszanak le az Ön hozzáállását és dinamikáját. Vezessen példával, és jó ideje legyen.
37. Legyen a tömeges reakció a barométered. Olvassa el a közönséget az esemény során. Kérdezd meg az embereket, hogy mit csinálnak. Ha a dolgok nagyok, és ha nem, akkor tudni fogja.
38. Mindig kérdezd meg magadtól: Hogyan érinti ezt a résztvevők? Győződjön meg róla, hogy olyan tartalmat kínál, amely releváns a közönség több mint 80% -ára. A közönségnek kézzelfogható taktikával kell járnia, hogy javítsa üzleti tevékenységét és karrierjét… és érezniük kell a hangszóró energiáját. Az üzleti tevékenységeiről és arról, hogy mit csinálsz - anélkül, hogy a közönség elé állítaná, hogy szükségük van rá - az idő és pénz elvesztése mindenkinek.
39. A szertartások mestereként vagy hangszóróként gyakorolják. Ismered a te dolgodat, de nem feltételezed, hogy tudod, hogyan kell elhelyezni egy prezentációt. Gyakorlat adjon előadást, válaszoljon a kérdésekre és kezelje a közönség nehéz és konfrontatív tagjait. Minél felkészültebb vagy, annál jobb.
$config[code] not found40. Nézd meg a legjobbat. Nézd meg a részt… legyen kényelmes, de divatos. Még ha könyvelő vagy ügyvéd vagy, válassza ki a legmegfelelőbb öltönyt vagy nyakkendőt. Az emberek emlékeznek arra, hogy mennyire kényelmes a saját bőrében.
Vészhelyzeti terv: Mi a teendő, ha a dolgok rosszul mennek
41. Képzelje el az eseményt lépésről lépésre, és készítsen egy 2 oszlopos listát: mi lehet az egyik oszlopban rosszul, a második esetben pedig a készenléti tervben. Légy felkészülve a váratlanra. Talán a hangrendszer meghiúsul. Lehet, hogy a főnöki előadója megment. Meg tudsz megbirkózni és továbblépni?
42. Készen álljon arra, hogy kézzel nyújtson be minden hiányosságot. Jóllehet a tervezés a siker egyik nagyszerű képlete, soha nem elég. Valami váratlan mindig megjelenik. Így az enyhítő körülményeket illetően fizetendő egy kis extra könyökzsír. Ez vonatkozik a vendéglátásra, a nyomtatási követelményekre, a vendégszállásokra, az időjárás-előrejelzésekre, a szórakoztatásra és másra.
Nagy köszönet a szakértőknek, akik hozzájárultak a fenti kisvállalati eseménytervezési tippekhez:
- Matt Telfer, a Marketing Nerd marketing és marketing vezetője Tippek 1, 24, 25, 26, 27
- Beth Silver, ügyvezető igazgató, Doubet Consulting Tippek 2, 11, 14, 15, 38, 39, 40
- Laura Leites, eseménytervező és tulajdonos, L2 eseménygyártás 3., 4., 5., 8., 13., 31. tipp
- Joy Go, Internet Marketing és Affiliate Program Manager, 2. napos nyomtatás Tippek 6, 28, 29, 36, 42
- Liz King, vezérigazgató, Liz King Rendezvények rendezvényszakértője Tippek 7, 9, 33, 34
- Julius Solaris, rendezvényipar hangszóró és az eseménykezelő blog szerkesztője Tippek 10, 18, 19, 21, 22, 23
- Ramon Ray, a technológiai evangélista és a Small Biz technológia szerkesztője Tippek 12, 30, 32, 35, 37, 41
- Campbell Anita, a Small Business Trends alapítója és vezérigazgatója Tippek 16, 17, 20
Shutterstock: Terv, költségvetés, üres, bankett, csapat, zavartan
109 Megjegyzések ▼
