Amikor egy ügyfél egy irodába jár, a recepciós az első személy, akivel találkozik. A recepciósok a közönség és az általuk működtetett vállalatok közötti kapcsolat, és ezért meg kell ismernie az összes irodai politikát és eljárást. Lehet, hogy nem tudnak minden kérdésre megválaszolni az ügyfelet, de mindig képesnek kell lenniük arra, hogy az ügyfelet olyan személyre irányítsák, aki képes.
Üdvözöljük a látogatókat
A recepciós elsődleges feladata, hogy üdvözölje a látogatókat, és irányítsa őket a megfelelő irodákhoz vagy adminisztrátorokhoz. A recepciós minden vállalat nyilvános arculata, barátságosnak, segítőkésznek és jól tájékozottnak kell lennie az irodai eljárásokról és politikákról. Ezek az irodákban eltérőek lehetnek. Például, egy orvosi recepciósnak tudnia kell, hogyan szerezheti be az egyes betegektől a biztosítási információkat, és hogy szükség esetén hogyan gyűjtsön együtt-fizetéseket. Annak ellenére, hogy nem kell megválaszolniuk az orvosi kérdéseket, tudniuk kell, hogy ki irányítja a betegeket, ha problémájuk van. Az ügyvédi iroda recepciójának nem kell jogi tanácsot adnia, de tudnia kell, hogy kik a hivatalukban rendelkeznek szakértelemmel ahhoz, hogy egy ügyféllel dolgozzanak, és azonnal irányítsák őt az adott személyhez.
$config[code] not foundAz Office-házirendek érvényesítése
Egyes esetekben a recepciósok felelősek az irodai politikák és eljárások érvényesítéséért. Az egyes irodai politikák az irodákban eltérőek lesznek, de általában úgy tervezték, hogy megvédjék az alkalmazottak és az ügyfelek biztonságát és jólétét az irodában. Az irodai irányelvek magukban foglalhatják a dohányzás tilalmát, az alkoholtartalmú italok fogyasztását, valamint a szexuális vagy szóbeli zaklatást az irodában vagy a recepción. Sok irodának van egy alapvető öltözködési kódja, és mindenkinek meg kell adnia a cipőt és a megfelelő ruhát. Az egyéb irodai alapelvek magukban foglalják a működési, számlázási órákat és az ügyfelek tájékoztatását a szolgáltatások vagy díjak változásairól. Mint minden alkalmazottnak, a recepciósnak tisztában kell lennie az irodai politikákkal, és mindenkor rendelkezésre kell állnia egy alkalmazottakkal.
A nap videója
Az Ön számára a Sapling által elhozták Önöket a Sapling általAdatvédelmi és titoktartási kérdések
Sok irodában a recepciósok felelősek a nagy mennyiségű információ benyújtásáért. Ezek magukban foglalhatják az ügyfelek foglalkoztatási nyilvántartásait, jogi vagy orvosi történetét, címét és elérhetőségét, vagy pénzügyi információkat. Bár a recepciós munkáltatója teljes körű hozzáférést kaphat az információkhoz, a recepciós nem oszthatja meg azt az irodán kívüli személyekkel vagy az irodában vagy a munkahelyen lévő illetéktelen személyekkel. Az Office-házirendek szigorú szabályokat írnak elő az ügyfelek magánélethez való jogára, és gyakran tartalmaznak büntetéseket az illetéktelen információk kiadásáért. Mivel a recepciósoknak személyes adataikat bízzák meg, tudatában kell lenniük ezeknek a politikáknak, és mindenkor be kell tartaniuk őket. A recepciósoknak képesnek kell lenniük arra is, hogy tájékoztassák az ügyfeleket az adatvédelmi jogairól, és válaszoljanak a kérdésekre, amelyekre ezek a kérdések vonatkoznak.
