Az adminisztratív asszisztensek feladata, hogy támogassák a szakmai személyzetet, hogy hatékonyan tudják ellátni feladataikat. Akár kormányzati, akár üzleti, akár nonprofit szervezetekben, az adminisztrátorok megtartják az irodát azáltal, hogy gondoskodnak az olyan lényegekről, mint a papírmunka és a számítógépes rekordok. Jellemzően néhány adminisztratív feladatot is ellátnak, de a konkrét feladatok a munkakör és az iroda típusától függenek.
$config[code] not foundNapi feladatok
Az adminisztratív asszisztensek olyan feladatokat látnak el, mint a találkozók szervezése, a kinevezések ütemezése, az irodai naptár megtartása, a telefonok fogadása és a levelezés szerkesztése. Az irodai fájlokat és adatbázisokat karbantartják és számítógépes táblázatokat és prezentációkat készítenek. Felelősségük gyakran magában foglalja a beszerzések beszerzését és az ellátási helyiségek kezelését is.
Ügyfélszolgálatuk feladatai közé tartoznak az irodai látogatók fogadása és látásuk, hogy megkapják a szükséges segítséget.
További feladatok
Az adminisztratív asszisztensek másik munkája gyakran az adott iparágtól függ. A jogi irodákban az adminisztrátorok segítenek előkészíteni a jogi dokumentumokat, míg az orvosi irodákban a biztosítótársaságokat számlázzák. Az iskolai irodákban a hallgatói nyilvántartások megtartása és a szülőkkel való kommunikáció a feladataik közé tartozik.
A szint és a munkakör meghatározza, hogy a felelősség mennyire tartozik az adminisztratív asszisztensnek. A belépő szintű adminisztrátorok az irodai feladatokra és az alapvető számítógépes feladatokra összpontosítanak, de a fejlett számítógépes ismeretekkel rendelkező vezető adminisztrátorok rendszerint adminisztratív feladatokat látnak el, beleértve az irodai személyzet felügyeletét és az új bérlők képzését. A vezetők adminisztratív asszisztensei is végezhetnek kutatást, jelentéseket írhatnak, perceket tarthatnak az üléseken, felügyelhetik más adminisztrátorokat és utazási megállapodásokat végezhetnek.
Tudás és készségek
A szervezeti képesség alapvető fontosságú mert az adminisztrátor elsődleges feladata az irodai feljegyzések karbantartása és az ülések és találkozók nyomon követése. Az adminisztrátoroknak képesnek kell lenniük az angol nyelvű, szóbeli és írásbeli kommunikációra, valamint az internetes kutatás elvégzésére. A munka megköveteli az irodai berendezések, köztük a számítógépek, fénymásolók, telefonrendszerek, faxok és videokonferencia berendezések használatát.
A pozíciótól és az iparágtól függően Az adminisztrátoroknak különböző számítógépes programok, például e-mail, számviteli, adatbázis, táblázatkezelő és szövegszerkesztő szoftverek ismerete szükségesek.
A munkához való jogosultság
Az adminisztratív asszisztenseknek legalább egy középiskolai diplomát kell igénybe venniük, amely magában foglalja az irodai gyakorlatot és a számítógépes szoftvert. Az angol és a számítógépes ismeretek további képzése hasznos, és sok adminisztrátor végzett néhány technikai iskolai vagy főiskolai osztályt, vagy társult végzettséggel rendelkezik. A munkáltatók rendszerint új alkalmazottakat képeznek az irodai eljárásokban és az adott üzleti szókincsben - például a jogi szókincsben.
Az adminisztrátorok önkéntes tanúsítványt szerezhetnek az Adminisztratív Szakemberek Nemzetközi Szövetségétől. A tanúsítás 2-4 éves tapasztalatot igényel, az adminisztrátortól függően, és a pályázóknak vizsga is el kell mennie.
