A találkozótervező egy nagy konferenciahelyiségben felelős a kliens eseményeiről a kezdeti kapcsolatfelvételtől a csoport elhagyásáig. A tervező mindent megtesz a foglalás és a szálloda szobáitól az élelmiszer- és berendezésbeállításig. Egy nagy létesítményben több találkozótervező is lehet, akik mindegyike különböző szakterületekkel rendelkezik, és csoportos rendezvényeken dolgoznak együtt. Ilyen például a fenntartások, az étel és az ital, valamint a PR.
$config[code] not foundPR és marketing
Ebben a szerepben a találkozók tervezője a lakossági és konferenciahelyiség képviselője. A tervező feladata, hogy biztosítsa, hogy a létesítmény jó hírnévnek örvend, és segítse az ügyfelek fenntartását. Az értekezlet-tervezők olyan brosúrákat készítenek, amelyek felvázolják a létesítmény szolgáltatásait, válaszolnak az eseménytervezéssel kapcsolatos e-mailes vagy telefonos lekérdezésekre, és tájékoztatást nyújtanak az aktuális tárgyalótermekről és szolgáltatásokról a szálloda honlapján. Ebben a szerepkörben a tervező tartalmat hoz létre a létesítmény eseményrendezési részlegének multimédiás hirdetései számára. A tervezőnek el kell érnie a vállalkozásokat és az egyezményeket is, hogy ösztönözze az új és folyamatos üzleti tevékenységet.
Foglalások és regisztráció
Amikor elsősorban a foglalásokban és a regisztrációban dolgozunk, az értekezlet-tervező segíti az ügyfeleket a szálloda és a bálterem foglalásában a résztvevők számára. Attól függően, hogy mekkora a csoport, és milyen tevékenységeket tartanak a helyszínen, az értekezlet-tervező azt javasolja, hogy a konferenciaközpont melyik konferenciaterme megfeleljen az ügyfél igényeinek. A tervező a szállodai szobák csoportjait is könyveli az ügyfél résztvevői számára, és segítséget nyújt a szükséges túlcsordulási igényeknek. A találkozótervező ezen szerepének egy része a csoportos diszkontrátát tárgyalja és esetleg segítséget nyújt az utazás során. A találkozótervezők segítenek a résztvevők helyszíni regisztrációjában is.
A nap videója
Az Ön számára a Sapling által elhozták Önöket a Sapling általÉtel és ital
Minden egyezményhez élelmiszer- és italszolgáltatásra van szükség. Szerencsére az ügyfelek számára a helyszíni találkozótervezők könnyen gondoskodnak az ügyről. Az értekezlet-tervező segít az ügyfélnek abban, hogy kitaláljuk, mennyi élelmiszer szükséges a résztvevők tervezett mennyiségéhez. Ennek egy része segít annak megállapításában, hogy az étkezést egy ülő vacsoránál vagy svédasztalos stílusban szolgálják fel, és milyen italokat kínálnak. Az értekezlet-tervező megvitatja az étkezést az étkezővel, és segít az ügyfél számára a költségvetés vagy a csomag megrendelésének fejlesztésében.
Műszaki feladatok
A találkozótervezők munkájának számos különböző technikai aspektusa van egy nagy konferenciahelyiségben. A szerep egyik technikai pénzügyi szempontja az, hogy segítsen az ügyfélnek a költségvetés kialakításában és annak meghatározásában, hogy a létesítmény összes szolgáltatását meg kell fizetni. A találkozótervező az ügyfél teljes rendezvényét szervezi, ügyelve arra, hogy az ügyfél tudja, hogy milyen konferenciatermek állnak rendelkezésre, és milyen eseménynaptárat dolgoznak ki. A tervezők szintén felelősek az audio-vizuális vagy egyéb speciális eszközök elhelyezéséért, bérbeadásáért és beállításáért. Az értekezlet-tervező az ügyfél kérésére megtalálhatja és megszervezheti a szórakoztatást.
