A modern technológiának köszönhetően, rengeteg iroda már majdnem teljesen papírmentes. Fontos dokumentumokat hoznak létre, írnak alá és küldenek kizárólag online, és tárolják, hogy minden fél könnyen hozzáférhessen. Bár kényelmes, hogy az összes üzleti papírmunka digitális formában legyen, előfordulhat, hogy még nem szeretné megszabadulni a nyomtatójától. Megkértük a Fiatal Vállalkozói Tanács szakértői csoportját:
$config[code] not found„Mostanában rengeteg üzlet készül, és sok dokumentumot soha nem nyomtat ki. Mégis vannak olyan helyzetek, ahol szükség van egy nyomtatott példányra. Mi az egyetlen dokumentum, amelynek mindig van egy fizikai másolata, és miért?
Mindig nyomtatandó üzleti dokumentumok
A YEC közösség tagjainak ezt kellett mondaniuk:
1. A vállalat értékei
„A papírra nyomtatott elemek mindig egy kicsit igaziabbak. Az a képesség, hogy megérintsék és érezzék, kommentálják, vagy eldobják őket, mind valóságosabbak. Én személy szerint szeretném, ha cége értékeit kinyomtatják és ülnek az asztalon, vagy lógnak egy falon, hogy állandó emlékeztetőként szolgáljanak arról, hogy mi (és nem). ”~ Corey Eulas, Factorial Digital
2. Szerződések
„Az egyetlen dokumentumtípus, amelyről úgy gondolom, hogy mindig ki kell nyomtatnia és tárolni kell az internetet, bármilyen szerződés. Ezek fontos tárgyalások és jogi dokumentumok, és soha nem tudhatod, mikor kell visszamenned, és hivatkoznod kell rá. ~ Jacqueline Marrano, Marrano Solutions, LLC.
3. Engedélyek, engedélyek és „emelt pecsét” dokumentumok
„Az üzleti engedélyek és engedélyek papíralapú másolatait meg kell őrizni, mert gyakran a szabályozás előírja, hogy ezt meg kell tennie. Az eredeti aláírással vagy felemelt pecséttel ellátott bármilyen fizikai dokumentumot meg kell őrizni és elhelyezni egy biztonságos helyen. A tömítésekkel ellátott tárgyak reprodukálása nem jelenik meg megfelelően digitális formában, és sok entitás nem fogja tekinteni eredeti dokumentumnak. ”~ Blair Thomas, eMerchantBroker
4. Vészhelyzeti tervek
„Fontos, hogy minden olyan információ vagy eljárás fizikai példányát tartsuk fenn, amelyre szükség lesz, ha a vészhelyzet lehetetlenné teszi a számítógéphez való hozzáférést. Ez magában foglalhatja a sürgősségi kapcsolattartási információkat, a tűzbiztonsági eljárásokat, az irodai evakuálási eljárásokat és az üzleti folytonossági terveket. ”~ Roger Lee, emberi érdek
5. A célok
- Már nem használok tollat és papírt. Minden tárolódik a számítógépemen vagy a mobil eszközön. Hiszek abban is, hogy zöld, és papírra vágom. De ha bármilyen papírlapot kinyomtatnék, célom lenne. Van egy lista a negyedéves, éves, hároméves és 10 éves célokról, amelyeket minden hónapban felülvizsgálok, hogy megbizonyosodjak arról, hogy én vagyok a pályán. ”~ Jean Ginzburg, Ginball digitális marketing
6. Az önéletrajz
„Az egyetlen dokumentum, amellyel mindig rendelkeznie kell egy fizikai másolattal, a folytatás. Mindig jó, ha egy interjúban hivatkozást kapsz önnel. Azt is megmutatja, hogy készen állsz, és komolyan veszi a lehetőséget. ~ Vladimir Gendelman, Company Folders, Inc.
7. Jelszavak
„Tartson fizikai másolatot az összes releváns jelszóról, amelyet a nap folyamán használ. Ezeket az információkat valószínűleg nem kellene bárhol online tárolni, hogy megakadályozzák a hackelés vagy a személyazonosság-lopás lehetőségét. ”~ Andrew Schrage, Money Crashers Personal Finance
8. Készletigazolások
„Az üzleti partnerek vagy a munkavállalók részvényeinek kiállításakor fontos, hogy a nyomtatott példányt és a digitális másolatot is megőrizze, ha a nyomtatott példány elveszik. Jellemzően az alkalmazottak kapnak egy nyomtatott példányt, miután gyakorolták a lehetőséget, hogy megvásárolják az állományt. ~ Syed Balkhi, WPBeginner
9. A műveletek szempontjából alapvető fontosságú fájlok
„Többféle dokumentum is megtalálható, amelyeket a nyomtatás során hasznosnak tartunk. Ezek közé tartoznak az aláírt ügyfélszerződések, személyzeti HR-fájlok és féléves felülvizsgálatok, cégpolitikai kézikönyvek (egy munkavállalónként), cégünk alapvető értékei (büszkeséggel lógva), vizuális irányítópultok az értékesítéshez, kulcsfontosságú negyedéves cél előrehaladás és a szükséges vállalati, biztosítás és az állam által felhatalmazott HR kiküldetések. ”~ Joe Beccalori, Interact Marketing
10. Fizetési bevételek
„Míg a digitális bevételek nagyszerűek, még mindig jó, ha adózási okokból vagy más dokumentációhoz szükséges bevételek kinyomtathatók.” ~ Serenity Gibbons, NAACP
11. Névjegykártyája
„A névjegykártyákat mindig jól tartom. Soha nem tudhatja, hol vagy mikor találkozhat valakivel, és ki lesz velük kapcsolatban később. 10 helyet tartok különböző helyeken, például táskámban, kabátomban, autómban, pénztárcámban, útlevéllel, íróasztallal és otthon. Győződjön meg róla, hogy a kártyáid olyan emlékezetesek, mint te. Könnyű elveszíteni őket, így tegyétek meg mindent, amit az egyediségedet tükröző dolgok megtervezése. ”~ Karlo Tanjuakio, GoLeanSixSigma.com
Fénykép a Shutterstock-on keresztül
4 Megjegyzések ▼
