Fontos a működő iratrendszer bármilyen irodában való alkalmazása. A legjobb módja az irodai dokumentumok szervezésének, hogy könnyen érthető legyen az iratkezelő rendszer. A következő alkalommal, amikor szüksége van egy fájlra, nem kell papírkötegeken átmenni, remélve, hogy megtalálja a megfelelőt. Pontosan tudni fogja, hol van.
Hozzon létre időt a nyilvántartási rendszer átszervezéséhez vagy új rendszer elindításához; könnyebb egyszerre befejezni.
$config[code] not foundAdja meg a fájlokat használó személyeket.
Alphabetize a fájlokat, vagy sorrendbe sorolja őket kategóriák, ügyfélnevek vagy dátumok szerint.
Színkódolja a fájlokat.
Címkézzen minden fájlt olyan névvel, amely érthető és könnyen megtalálható. A rendszernek nem szabad "más" fájlokat tartalmaznia.
Menjen át a fájljain és dokumentumain, mielőtt elhelyezné őket az új rendszerben, és dobja ki a felesleges dokumentumokat.
Tipp
Ha bizonytalan egy dokumentum kategóriájában, tegye azt az első kategóriába, amelyre a dokumentum megvizsgálásakor gondolkodik, vagy kérjen tanácsot egy másik személytől.
Ha több iratkezelő rendszer van az irodában, akkor mindenkinek azonos típusú iratrendszert kell létrehoznia.
Ha új elemet szeretne benyújtani, azonnal hozza létre a fájlt.
Rendelkezzen a mappák és az íróeszközök a fájlrendszer közelében.
Papírkapcsok használata helyett tűzzük össze az oldalakat.
Figyelem
Ne nyújtson be másolatokat.
