A "fájl" címzett munkahelyi kommunikációnak meg kell felelnie a munkaügyi nyilvántartások folyamatának és szerkezetének, valamint az üzleti levelezés alapformátumának. A fájlmemóriák célja, hogy dokumentálják az olyan tevékenységeket, mint a személyzeti változások vagy a foglalkoztatási döntések. Továbbá megőrzik az emberi erőforrás tevékenységekkel és a munkahelyi vizsgálatokkal kapcsolatos tényeket és körülményeket.
A címzett
Habár a feljegyzése a fájl dokumentálására szolgál, még mindig lehetnek címzettek, akiknek közvetlenül meg kell kapniuk a kommunikáció másolatát. Például, ha dokumentál egy munkavállaló fájlját az előléptetéséről, érdemes lehet a jelenlegi felügyelője és a felügyelő, akire az új szerepkörben jelentést készít. Ezenkívül adjon a munkavállalónak a feljegyzés másolatát.
$config[code] not foundÉrzékeny információ
Az érzékeny információkról szóló munkahelyi feljegyzéseket csak azoknak kell címezni, akiknek tudniuk kell, és a megjegyzéseket egyértelműen "bizalmas" jelöléssel kell ellátni, ha olyan információkat tartalmaznak, amelyeket a HR és a munkavállaló felügyelője között nem lehet megvitatni. Bizonyos esetekben az érzékeny ügyekkel kapcsolatos fájlokat nem szabad egy munkavállalói fájlba helyezni. Például munkahelyi vizsgálatok esetén, mint például a szexuális zaklatás, a feljegyzések a vizsgálati fájlba, és nem a munkavállaló személyi állományába kerülnek.A vizsgálati célú feljegyzések bizalmasak maradnak, és csak a szükséges ismeretekkel rendelkező személyzet számára hozzáférhetők, mint például a HR személyzet, a vállalati vezetők és a tulajdonosok, illetve a jogi tanácsadó.
Feljegyzés tartalma
Hacsak ez a feljegyzés nem része a folyamatos levelezésnek, előfordulhat, hogy leírnia kell a körülményeket, vagy magyarázza el a dokumentáció okát. Ha ez egy személyi ügy - kivéve a vizsgálatot -, kezdje el a feljegyzést a munkavállaló nevével, szervezeti egységével, pozíciójával és foglalkoztatási idejével. Például, ha összefoglalja a munkavállaló átutalási kérelmét, az első bekezdésnek tartalmaznia kell a vonatkozó információkat, például a munkavállaló pozícióját, valamint azt a pozíciót vagy osztályt, amelyre átutalást kért. A feljegyzés tartalmazza továbbá, hogy az átutalási kérelmét megadták-e, figyelembe vették vagy elutasították.
Forgalmazás és archívumok
Ha a munkavállaló fájljához ír, a jegyzet egy példányát a HR általános levelezőfájlba kell terjeszteni az elosztási lista részeként. Ezen túlmenően a munkavállaló másolatot kap, és más felek is, akik esetleg a munkavállalói információkhoz juthatnak, hacsak a feljegyzés nem része a bizalmas munkahelyi vizsgálatnak. Ebben az esetben csak a HR és a vizsgálatot végző személyzet férhet hozzá a feljegyzéshez. Amikor az emlékeztetőt tartalmazó fájl elküldésre kerül az archívumokra, a HR osztály megőrzi az osztály általános levelezőfájljában található emlékeztető másolatát.
