Az idő a vállalatok tulajdonosainak egyik legértékesebb eszköze. De olyan sok időt pazarló feladattal a teendők listáján, meg kell irányítania a munkáját, vagy átveheti az irányítást. Szerencsére a technológia segíthet.
$config[code] not foundItt 10 gyakori időt pazarló feladat, amellyel automatizálható az idő felszabadítása:
E-mailek rendezése
Mielőtt eljutna az e-mailek megválaszolásához, segít megszervezni azokat. Az egyik legjobb hatékonysági lépés az e-mail program címkéjének, címkéjének és / vagy mappájának funkcióinak használata. Így először a fontos e-maileket, és a későbbiekben kevésbé fontosakat (vagy talán soha) is kezelhetjük. Ezenkívül segít az e-mailek „kötegelésében” a hatékonyság érdekében.
Egyes üzenetek például azonnali választ igényelhetnek, míg mások várhatnak. Vagy érdemes egyszerre egy adott projekthez kapcsolódó e-mailekre összpontosítani. Ezek a helyzetek tökéletesek a címkézett mappák számára.
Az olyan e-mail platformok, mint a Gmail, automatikusan kijelölhetik az e-maileket mappákba, a kijelölt szabályok szerint. Például a heti hírlevelek egy mappába kerülhetnek. Az ügyfelektől érkező e-maileket el lehet küldeni egy prioritási mappába, vagy „fontosnak” nevezni.
Válasz az e-mailekre
Amint eljött az ideje, hogy válaszoljon az e-mailekre, valószínűleg néhány válasz ugyanaz vagy legalábbis hasonló lesz. Például hasonló válaszokat küldhet a potenciális ügyfelek vagy a nagyközönség kérdéseire.
Ezekben az esetekben sok időt takaríthat meg a Gmail vagy az Outlook e-mail sablonjainak konzervált válaszainak használatával.
Közzététel a közösségi médiába
Fontos a személyes médiában való részvétel - és ezt nem szabad kihagyni. Ez azonban nem jelenti azt, hogy minden dolog kézzel kell történnie.
Ha általános frissítéseket, linkeket vagy hasonló tartalmat tesz közzé, az ütemezési alkalmazások, mint a puffer és a HootSuite segítenek időt takarítani az üzenetek ütemezésével az egész héten. Ahelyett, hogy oda-vissza lépne a webhelyek és alkalmazások között, mindent egy irányítópultról kezel.
Az olyan blogplatformok, mint a WordPress és az e-kereskedelmi webhelyek, mint például az Etsy, lehetőséget biztosítanak arra is, hogy automatikusan új linkeket vagy termékeket küldjenek a közösségi média oldalakra.
Végül, ha inkább a harmadik féltől származó tartalmat kívánja követni a követői számára, akkor olyan szolgáltatás, mint például a $ 99 szociális források és a tartalmak közzététele a szociális fiókjaira, az utasítások szerint. Ez felszabadítja a munkát a szociális stratégián, nem pedig a végrehajtási részleteken.
Ütemezés ütemezése
Volt-e már oda-vissza, hogy ütemezzen találkozókat több elfoglalt emberrel - küzd, hogy megtalálja a dátumot és az időt, ami működik mindenkié naptárak? Ez frusztráló lehet.
Ha sok találkozót tervez, évente órákat tölthet ezen az időigényes feladaton. Ehelyett miért ne vezessen be olyan online ütemezési alkalmazást, mint a ScheduleOnce?
Egyszerűen csatlakoztatja a meglévő naptárat az alkalmazáshoz. Egy jó ütemezési alkalmazás integrálódik a népszerű naptárakkal, mint például az Outlook és a Google naptárak. Ezután hívja meg a harmadik feleket, hogy menjenek online, hogy lássák, mi érhető el az ütemezésben, és válassza ki a számukra megfelelő dátumokat és időpontokat.
Néhány okos ember még az e-mail aláírásukban is tartalmaz egy linket az online naptárukra - vágás még egy lépéssel a folyamatból.
El fogja kerülni az időveszteséget és az e-mailek összehasonlítását. Az ülések ütemezése soha nem volt olyan egyszerű, mint egy ütemezési alkalmazásnál.
Ismétlődő számlák küldése
Ha havonta ugyanarra az összegre számláz az ügyfeleket vagy ügyfeleket, könnyen automatizálható. A rendszeres ismétlődő számlák generálásához és elküldéséhez néhány számviteli szoftver, például a Xero is beállítható. Néhány rendszer nyomonkövetési emlékeztetőt is küld, ha a számlát nem fizetjük időben.
Vagy talán ügyfelei vannak az ismétlődő hitelkártya-számlázási rendszerekben, például az előfizetéseknél. Ebben az esetben használjon valamit, mint a Freshbooks vagy a PayPal, hogy minden hónapban megterhelje az ügyfél kártyáját.
Számos kisvállalkozás sajnálatosan nyugodt a számlák kiállításában és nyomon követésében. Az automatizálás természetesen időt takarít meg. Az is kevésbé valószínű, hogy ez a fontos feladat átesik a repedéseken.
Webhelyforgalmi jelentések automatizálása
Az egyik legjobb módja annak, hogy megtudja, hogyan vonzhatja a webhely forgalmát, jobban megérti a meglévő forgalmat. Tudnia kell, hogy mi működik ma - és mi nem. Más szavakkal, jó kezelést kell biztosítani arra, hogy mit keresnek a látogatók, hogyan jutnak el a webhelyére, és mit csinálnak, ha odaérnek. Fontos, hogy ezt rendszeresen ellenőrizze, hogy mérje, hogy előrehalad.
A Google Analytics-adatok nagy mennyiségének szitálása időbe telik. És késleltetheti.
Ehelyett vegye fel az időt - egyszer - a legfontosabb statisztikák jelentésének létrehozásához. Ezután hetente egyszer e-mailt küldünk neked és / vagy másoknak a csapatodnak. Elküldheti őket PDF-fájlként vagy CSV-táblázatként.
Ezek az ismétlődő Google Analytics forgalmi jelentések hosszú távon óriási időt takarítanak meg. Ahelyett, hogy meglátogatná a Google Analytics irányítópultját és átvizsgálná az adatokat manuálisan (amikor emlékszel!), Minden héten jelentést fog kapni arról, hogy gyorsan megnézheti vagy fedheti fel a csapatvezetőket.
Ügyfélszolgálati kommunikáció kezelése
A kisvállalkozások általában olyan pontot érnek el, ahol az ügyfelek problémáinak rendszeres e-mailben történő kezelése nehézkes lesz. Végül az e-mailekből származó információk más szoftverrendszerekbe, például a megrendelésbeviteli rendszerbe vagy a kapcsolattartó adatbázisba történő másolására és beillesztésére kerül sor.
Még ennél is rosszabb, hogy a fontos kommunikáció egy alkalmazott beérkezett postafiókjába kerül. Mások a vállalatban nem láthatók, hacsak nem emlékszel, hogy manuálisan küldje el a munkatársakat, hogy tartsa őket a hurokban.
A Help Desk szoftver, mint például a Groove, életmentő lehet. A segélyszolgálat vagy a jegyrendszerek egy központi helyet kapnak az ügyfelek számára, és automatikusan értesítik a megfelelő csapat tagjait.
Ezután menj jobbra - használjon olyan eszközt, mint a Zapier, hogy integrálja az ügyfélszolgálati kommunikációt más, használt rendszerekkel. A Zapier használatával kommunikációt küldhet a számviteli szoftveréhez (például az ügyfél elérhetőségének frissítéséhez). Vagy küldje el a projektmenedzsment rendszerébe (például, ha speciális fiókkarbantartás szükséges).
A többi rendszerrel való integrálással elkerülhető az ismétlődő adatbevitel, vagy ami még rosszabb, a zavarok és hibák okozta időveszteség.
A nyomon követési marketing e-mailek automatizálása
A marketing automatizálási programok, mint például az Infusionsoft, segíthetnek a kis csapatoknak a tőkeáttételben. Minden egyes lépéshez marketing kampányokat állíthat be.
Tegyük fel például, hogy a webhelyére jön egy lehetőség, és kitölti az űrlapot, hogy letöltse a szabad papírt. Küldhet egy sor nyomon követési kommunikációt, amely a vezetést táplálja - anélkül, hogy manuálisan kellene kezdeményeznie az e-maileket minden alkalommal. Ez tőkeáttétel!
Online űrlapok kitöltése
Ha új online platformra, szolgáltatásra, hírlevélre vagy bármi másra regisztrál, amely regisztrálást igényel, valószínűleg kitölti az űrlapot.Egy űrlap kitöltése itt, vagy nincs nagy dolog. De együttesen egészítik ki az életed egyik időt pazarló feladatát.
A szoftverek, mint például a Roboform, automatikusan feltölthetik ezeket a formákat. Nem kell ugyanazt az információt megadnia újra és újra.
Adatok biztonsági mentése
Adatai az Ön vállalkozásának egyik legfontosabb eszköze. Ezért fontosak a rendszeres biztonsági mentések. De az emberek elfelejtik, vagy egyszerűen nem vesznek el időt, hogy rendszeresen elvégezzék ezt a feladatot.
A felhőalapú szolgáltatások, mint a Carbonite és a Dropbox olyan megoldásokat kínálnak, amelyek automatikusan mentik a fájlokat a felhőre.
A Google Drive és a Microsoft OneDrive segítségével kijelölheti, hogy az összes dokumentum alapértelmezés szerint automatikusan elmenti a felhőt. Az automatikus biztonsági mentéseket a Windows vagy az Apple Time Machine segítségével is beállíthatja.
Automatizálja ezeket a 10 időt pazarló feladatot, majd további 10-et talál. Néhány perc szabadult fel itt, és végül hozzáadhat órákat. Ezek az órák, amellyel visszaállíthatja és élvezheti az életet.
Fáradt munkahelyen Shutterstock-on keresztül
5 Megjegyzések ▼
