„Beszélnünk kell a projekt költségvetéséről…”
$config[code] not foundEgyetlen mondat sem lehet a félelemnek a junior és a felső vezetés szívében egyaránt hasonló, mint egy sürgős e-mailt a költségvetés megvitatására.
Ha Ön projektmenedzser, túl jól tudja, milyen nehéz lehet a projektek időben és költségvetésben való megtartása. A változó projektek köre, az irreális ügyfelek iránti igények és a váratlan visszaesések között a projektek kezelése gyakran úgy tűnik, mintha terhes macskák lennének.
Ha úgy találja, hogy a csapata rutinszerűen fut át a költségvetésen (még akkor is, ha a kezdeti költségvetés teljesen a ballparkon belül látszott), a probléma esetleg nem a csapat, a vezetés vagy az ügyfele, hanem a használt eszközökkel kapcsolatos. Igen, erről a drága (és zavaró) projektmenedzsment platformról beszélek.
A rossz online projektmenedzsment-eszköz kiválasztása számos problémát okozhat. Ez az egyik leggyakoribb módja annak, hogy a vállalkozások végső soron komoly készpénzt pazaroljanak, anélkül, hogy azt még megvalósítanák. Keményen küzd a megfelelő projektmenedzsment szoftver kiválasztásában, vagy nem biztos benne, hogy a jelenlegi platform megfelelő-e a csapat igényeihez?
Vigyázz a következő piros zászlókra:
Piros zászló 1
A projekttervezés és az eseti munka nem ugyanazt a platformot használja.
A projektmenedzserek az idő 90% -át kommunikálják. Nem kellene könnyebbé tennie a projektmenedzsment szoftvert?
A projektmenedzsment rendszer kiválasztásakor válasszon olyan platformot, amely megkönnyíti a projektek minden szempontjának nyomon követését egyetlen rendszerből. Így amikor az ad-hoc feladatok megjelennek, ezeket a feladatokat ugyanarra a projektplatformra is felveheti, így könnyebb lesz nyomon követni az egyes csapattagok munkaterhelését és elérhetőségét.
Könnyen azonosíthatja, hogy mely tagok több időt töltsenek be a menetrendjükben, és amelyek túlzottan elkötelezettek, hogy a munkaterhelést prioritásként és elérhetőségként változtassák meg.
Vörös zászló 2. sz
Nincs egységesített fedélzet.
Amikor egy virtuális csapatot kezel, a siker első lépése az onboarding folyamat szabványosítása.
A kezdő oldalról ugyanazzal az oldalon kap mindenkit egy alapvető útmutatóval az új platform használatához. Állítsa be az elérhetőségre vonatkozó várakozásokat kommunikációs útmutatóval és kapcsolattartási információkkal.
A legjobb projektmenedzsment platformok közé tartoznak a virtuális csevegőeszközök és a belső üzenetkezelő programok. Ugyanazzal a csevegőeszközzel, amely a projektmenedzsment szoftverrel együtt van, azonnal meg tudjuk csípni a feladatokat, hozzáadhat megjegyzéseket a különböző feladatokhoz, vagy áthelyezheti a határidőket anélkül, hogy elhagyná a programot.
Vörös zászló 3
Egy szolgáltatást használ a projektmenedzsmenthez, a másik pedig a felhőfájlok megosztását.
Igen, a DropBox és a Google Dokumentumok nagyszerűek, de azt látom, hogy amikor nagy projektet kezelek, sokkal könnyebb megtartani az összes fájlt ugyanazon a helyen, mint a feladatlisták és a képmegosztó / együttműködő találkozók.
A csapatom minden fájlnévben tartalmaz egy verziószámot és az utolsó személy kezdőbetűit, hogy bármilyen módosítást végezzen a fájlban. Ily módon, ha kérdés van a tartalommal vagy a megváltozott tartalommal, azonnal tudom, hogy ki kapcsolatba kell lépnie. Ez segít abban, hogy a fájlokat egy e-mail láncba temessék, és a szerkesztések ismétlődjenek.
Függetlenül attól, hogy melyik fájlnevezést választja, tegyen egy rendszert az első naptól a fájlok kezeléséhez és nyomon követéséhez, és tartsa őket egy helyen.
Vörös zászló 4
Nincs teret az együttműködésen alapuló megbeszélésekre vagy virtuális találkozókra.
A projektmenedzsment szoftver több, mint a feladatok nyomon követése és a fájlok tárolása.
Amikor virtuális csapatot futtat, a rendszeres találkozók kihívást jelenthetnek. Ez azt jelenti, hogy világos kommunikáció nélkül az egész projekt széteshet. Válasszon egy napot és időt (például hétfőn 10 órakor és csütörtökön 14 órakor), hogy heti egy projekt állapotát ellenőrizze.
Figyeljen a különböző időzónákban élő csapat tagjaira; a délutáni értekezletek általában legkönnyebben mindenki számára „részt vehetnek”. Ha egy adott napot és időt előre tervezünk előre, mindenki ugyanazon az oldalon és a projekt előre halad.
Vörös zászló 5
Rengeteg harang és síp, mégsem elég alapvető funkció.
A projektmenedzsment-platform kiválasztásánál a csábító dolog a legcsodálatosabb funkciókat választani.
Győződjön meg róla, hogy az alapfunkciók biztonsági mentést tesznek ezekre a harangokra és sípokra. Akár a Gmail és a DropBox teljes integrációja, egy kattintással történő átalakítás e-mailről a projekt feladatára, vagy azonnali üzenetküldés a megosztott munkaterületen belül, válassza ki azokat a funkciókat, amelyek megfelelnek a virtuális csapatnak.
A Wrike, a Zoho Projects és a Clarizen három népszerű webalapú lehetőség a projektek együttműködéséhez, amelyek hasonló funkciókat kínálnak. Mielőtt elkötelezné az egyetlen platformot, vegye fel őket egy tesztvezetéshez, hogy meghatározza, melyik a legjobban megfelel az Ön igényeinek.
Alsó sor
A befejezett projektek nem valósultak meg a puszta akarata révén. Ha túl sok pénzt költ a drága projektmenedzsment-platformokra, amelyek nem kapják meg a munkát, nemcsak a vállalat alsó sorát fáj, hanem lelassítja a termelékenységet és meghosszabbítja a határidőket.
Menjen vissza a pályára egy olyan projektmenedzsment-platformon, amely nyomon követi a feladatokat, áttekintéseket, fájlokat tárol, teljes csapattag áttekintést kínál, és egyszerű virtuális találkozókat / azonnali üzenetküldést biztosít ugyanazon a helyen.
Sávos seb Fotó a Shutterstockon keresztül
