Hogyan készítsünk hivatalos emlékeztetőt a házakkal és kezdetekkel?

A hivatalos feljegyzés írása hatékony módja a vállalaton belüli kommunikációnak. Írja fel az emlékeztetőt egy hiteles hanggal, amely inkább az olvasó tájékoztatására, mint megfélemlítésére szándékozik. A jegyzethez mellékelt kiegészítő információk csatolmányként ismertek, a burkolatok tipikusan betűkkel vannak ellátva. A hivatalos feljegyzés tartalmazza az egyes szakaszokat, és magában foglalja mind az író, mind az asszisztens kezdőbetűit a végén. Bár a legtöbb emlékeztető egy oldal vagy annál kevesebb, ne feledje, hogy egy összefoglaló bekezdést kell beilleszteni az emlékeztető végén, ha az egynél hosszabb.

$config[code] not found

Hozza létre a memo címét, amely tartalmazza a "Címzett", "From" és "Tárgy" részeket. Döntse el, hogy ki kell kapnia a feljegyzés másolatát. Ha csatolmányokat is tartalmaz, úgy döntse el, hogy ki kell kapnia a mellékleteket, és akiknek csak szüksége van egy példányra a feljegyzésről, hogy tisztában legyenek az információkkal, és hogy a mellékleteket terjesztették-e (például a kezelő létrehozta a mellékletet és nincs szükség másolatra). Adja meg mindenki nevét, hogy megkapja az emlékeztetőt a címsor "Címzett" részében. Azok a személyek, akiket másolni szeretnének, a memo "cc" részébe kerülnek a jegyzet végén. Lehetnek olyan emberek is, akiknek magánszemélyekről szeretne tájékoztatást adni. Ezek a címzettek "vak másolásra kerülnek". A feljegyzések egy példányát kapják, de nem szerepelnek a "To" vagy "cc" szakaszokban.

Írja be a feljegyzés szövegét egyértelműen és tömören. Használjon közvetlen és formális nyelvet, de tartsa meg a memo-t a megfélemlítő vagy megalázó hangtól. A hosszabb jegyzeteknek tartalmazniuk kell a bekezdésfejléceket, hogy könnyebben olvashatók legyenek.

Fejezze be a feljegyzést. Az emlékeztető testének végén meg kell jelennie a szerző kezdőbetűinek, az asszisztens kezdőbetűi "XX / yy." A szerző kezdőbetűi nagybetűsek; az asszisztens kisbetűk. Az alábbiakban két szóközzel le kell lennie a "Mellékletek (x)" szónak a zárójelben szereplő mellékletek számával, ha több mint egy. Ezután felsorolja azokat a személyeket, akiket a szén-dioxid-másoláshoz szeretne, vagy "cc". Lista formátumban kell lennie. Azokat a személyeket, akik vakon másolják, kézzel kell beírni a másolatokba. Győződjön meg róla, hogy tartalmazza a "bcc" -t, hogy tudják, hogy anonim módon másolták őket. A feljegyzés szerzőjének a nevének a címsor "From" szakaszában kell megjelennie, mielőtt a memo megoszlik.

Tipp

Tartsa egy kiegészítő példányát vagy a memo két példányát egy fájlban a mellékletekkel, ha valaki másat hozzá kell adni a terjesztési listához.

Ellenőrizze a memóriát a tipográfiai hibákért, amelyek helyesírás-ellenőrzőt hagynak ki (form / from).

A legtöbb szövegszerkesztő szoftver tartalmaz egy emlékeztetősablont, ha a vállalat nem határozta meg azt, amelyet használni kíván.

Figyelem

Győződjön meg róla, hogy az összes címzettet beillesztette a feljegyzés "Címzett" részébe.

A feljegyzéseket csak a belső vállalati kommunikációhoz kell használni. A kommunikációt a szállítókkal vagy az ügyfelekkel levélben kell írni.