Az elektronikus iroda ezen a napján lehetőség van a papírpapírok megfogalmazására. A hatékony iratkezelési irányelvek kidolgozása segíthet a fontos dokumentumok rendelkezésre állásának és az aktív dokumentumok könnyű megtalálásának. Függetlenül attól, hogy mennyi dokumentáció készül a számítógépeken, mindig van egy bizonyos összeg, amelyet ki kell nyomtatni és kézzel kell benyújtani. Lépjen tovább az irodai nyilvántartásba, és hatékonyabb irodát működtethet.
$config[code] not foundFelelősség
Függetlenül attól, hogy milyen részletesen lehet egy irodai nyilvántartási politika, valakinek naponta kell felelősséget vállalnia a politika végrehajtásáért annak érdekében, hogy hatékony legyen. A bejelentő hatóság hatásköre változhat a benyújtandó információk mennyiségétől, a nyilvántartási rendszer összetettségétől és az információk visszanyerésének gyakoriságától, és újra kell benyújtani.
Jó bejelentési politikával a bejelentést csak a felelős személy végezheti el. Ha bárki más eltávolít egy dokumentumot, akkor egy szabálynak kell lennie, hogy a dokumentumot egy "in" kosárba helyezzük, amelyet a felelős félnek kell benyújtania. Ha több személy felelős a bejelentésért, akkor minden mappában létre kell hoznia egy rendszert, ahol az utolsó személy, aki valamit benyújtott, aláírja a kezdőbetűket. A jó nyilvántartási rendszer fenntartása érdekében a felelős személyeket felelősségre kell vonni.
Színkódolás
A PowerHomeBiz.com szerint a fájlok szervezésének egyik módja a színkódolás. A színes fájlokat színes lapcímkék segítségével színezheti, vagy a különböző színekben lévő fájlmappákat megvásárolhatja a szekrényekben.
Színválasztás esetén hatékonyabb lehet a színkódoló rendszert használni az átfogóbb fejlécek esetében, majd egy másik rendszert az alfejezetekhez. Például minden pénzügyi dokumentum zöld fájlba kerülhet, de az adózási információkkal kapcsolatos dokumentumok saját rendszerükkel rendelkeznek. Kísérletezzen a színkódoló rendszer színkódolásával. A zöld mappák pénzügyi dokumentumokhoz használhatók, de az adóval kapcsolatos információkhoz piros lapcímkék helyezhetők el.
A nap videója
Az Ön számára a Sapling által elhozták Önöket a Sapling általAktív és archiválás
A leggyakrabban használt fájlok lesznek azok, amelyeket aktívnak kell tekinteni, és azokat, amelyeket nem fognak rendszeresen hivatkozni, archiválni lehet. Egy aktív fájlrendszer dinamikus és teret ad a bővítésnek és a hozzáadásnak. Miután egy dokumentumot az aktív fázison kívülre tartottak, az archiválásra kerül. Tartsa aktív fájljait elérhetővé azok számára, akiknek szüksége lesz rájuk, és lépést tartson az aktív fájlok szervezésével minden nap.
