Nemcsak a papírmentes munkahely megteremtése segíti a vállalkozásokat, hogy pénzt takarítsanak meg, és kevesebbet költenek, de a környezetbarátabbá teszi őket. Ha azt gondolja, hogy kicseréljük a dokumentumszekrényeket a papírmentes rendszerre, de nem biztos benne, hogy hova kezdjünk, nézd meg a következő 10 lépést a papírmentes.
A papírmentes munka
Fájlok megosztása digitálisan
Ahelyett, hogy a nyomtatóra támaszkodna a dokumentumok hordáinak kinyomtatására, ossza meg fájljait a kollégákkal digitális módszerek, például a Google Dokumentumok segítségével. Továbbá, mivel ez az ingyenes szolgáltatás a Gmailen keresztül folyamatosan ment, a fénymásolóval ellentétben a munkafájlok soha nem fognak eltévedni!
$config[code] not foundNick Candito, a Progressly társalapítója és vezérigazgatója elmondta a Small Business Trends-nek, hogy néhány kulcsfontosságú módja van a papírmentes munkáknak. A „ragaszkodásról” és a digitalizálás munkamódszereinek javításáról beszélve Candito azt mondta:
„Nem kétséges, hogy a digitalizálás javítja az együttműködést. Ha mindenki hozzáférhet az alapvető dokumentumokhoz, és szükség esetén folyamatosan összegyűjti a megfelelő személyt a megfelelő személy számára, a vállalaton belüli kommunikációs motorjainak kerekeit zsírozza.
Fájlok tárolása a felhőben
Minden méretű vállalkozás a papírmunkára támaszkodik. Ahelyett, hogy fontos papírmunkákat töltött volna be a tárolószekrényekbe, tárolja őket kényelmesen a felhőalapú rendszereken, mint például a Dropbox. Ezek a papírmentes digitális rendszerek megtakarítanak hihetetlen mennyiségű helyet az irodában, nem is beszélve az alapvető dokumentumok biztonságáról.
Szkennelés és faxolás nem több
A dokumentumok szkennelése és faxolása papír használatát igényli. Segítségével a számítógép papírmentes lehet a telefon szkenner alkalmazásával a dokumentumok beolvasásához. A mentett dokumentumokat ezután konvertálhatja PDF formátumba, és e-mailben megoszthatja a kollégáknak.
A digitális kommunikáció ösztönzése
Ösztönözze munkatársait, hogy fogadjanak el a digitális kommunikáció kultúráját, ahol a korábbi papíralapú kommunikációs módszerek, például a levelezési számlák és fizetési lapok, digitális módszerekkel, például e-mailekkel és azonnali üzenetekkel cserélhetők.
A papír alapú üzenetek helyett a digitális kommunikációra támaszkodva segít megmenteni az üzleti időt. A Candito megjegyzi, hogy a digitális munka helyett a papír munkafolyamatok lehetővé teszik a menedzsment számára, hogy valós időben nyomon kövesse az üzleti tevékenységét és kulcsfontosságú együttműködéseit, és a szűk keresztmetszetek elemzése érdekében javítsa őket, és így javítsa az eredményeket.
Cserélje ki a digitális számlákra vonatkozó papírszámlákat és nyilatkozatokat
Legyen szó akár energiaszámlákról, bankszámlakivonatokról vagy vállalkozói számlákról, minden vállalkozás számlákat és kimutatásokat készít. Ha a számlákat még mindig papír formában készítik, egyszerűen kérje meg, hogy azokat digitálisan küldje el. Általánosságban elmondható, hogy a bankok és más szervezetek kedvelői inkább a digitális nyilatkozatok és levelek küldését részesítik előnyben, mivel megtakarítja a nyomtatási és postai költségeket.
Digitális névjegykártyák létrehozása
A névjegykártyák, bár nélkülözhetetlenek, jelentős mennyiségű fa-szaggatott papírt igényelnek. Ahelyett, hogy a pénztárcáját egy névjegykártyával töltené, digitalizáld a névjegykártyádat. Számos szoftver és alkalmazás áll rendelkezésre, mint például a Pearl Scan és a CamCard, amelyek névjegykártyákat szkennelnek és digitális dokumentumokká alakítják át.
Használjon elektronikus aláírásokat
Még az aláírásainkat is elektronikusan lehet aláírni. Ahelyett, hogy ki kellene nyomtatnia egy dokumentumot, fizikailag alá kell írnia egy tollal, és elküldenie azt a címzettnek, az aláírások elektronikusan aláírhatók, ami azt jelenti, hogy nincs szükség időigényes és költséges papírmunkára. Az Abode Reader használható a dokumentumok aláírására anélkül, hogy bármit is ki kellene nyomtatnia.
Az ilyen digitális módszerek segíthetnek a vállalkozás biztonságának javításában. Candito azt mondja: „A digitalizált folyamatokkal azonosíthatja az irányítást és a hozzáférés-ellenőrzést, hogy csak a megfelelő emberek férhetnek hozzá bizonyos dokumentumokhoz és rendszerekhez.”
Szitálás és rendezés A meglévő papírmunka
A papírmentes iroda létrehozásához a meglévő papírmunka „vékonyabbá” kell válnia, amelyek az elmúlt 20 vagy akár 30 évig az irodában voltak. Hozzon egy reggel vagy hosszabb időt a régi papírmunka szitálására, és annak meghatározására, hogy mit lehet tenni az árnyékolón. A felesleges papírmunka megszüntetése az irodából több helyet teremt, és hihetetlenül kielégítő lesz!
Találkozók papírmentesítése
Ahelyett, hogy papírokat osztogatna az üléseken, használja ki azokat a projektorokat és technológiákat, amelyek egy vizuális forrásból továbbítják a megosztani kívánt információt.
A vonat személyzete digitálisan készen áll
A papírmentes üzletnek szüksége van bizonyos digitális ismeretekre. Az olyan feladatoktól, mint a dokumentumok e-mailben történő küldése a felhőalapú rendszerekre a fájlok tárolására, ha a munkaerő nem rendelkezik digitális érzékkel, az idő és a pénz képzésébe való bevonása valószínűleg értékes és felbecsülhetetlen hosszú távú befektetés.
Candito azt mondja, hogy a papírmentes, segít optimalizálni a teljesítményt és egy vállalat alsó sorát, amely a következőket tartalmazza:
„Végső soron, amit a papírmentesítésnél készít, egy jobb ügyfélélmény, és ezáltal egy jobb alsó sor.
Papír fotó dobása a Shutterstock segítségével
2 Megjegyzések ▼
