Vezetőként produktív csapatot akarsz, így csak akkor van értelme megerősíteni az időszerűséget, és segíteni a csapattagoknak, hogy elkerüljék a rossz munkahelyi szokásokat, mint a késedelem.
A késleltetés eltűnik a késedelmes személy termelékenységéből. Több, mint a stressz-stressz a procrastinatornak és a csapat többi tagjának, akiknek meg kell küzdenie az elmaradt határidők lelassulását.
$config[code] not foundEz negatív érzelmeket is eredményez, amelyek a csapatmunka sérülését eredményezik. A procrastinator a bűntudat terhelését hordozza, mert nem időszerű, és mások a csapatban úgy érzik, hogy megijednek, hogy ki kell tölteniük a labdát.
Természetesen nem is beszélve, ez sértheti a vállalkozásod alsó sorát. A késleltetés boldogtalan ügyfeleket, szankciókat eredményezhet a késedelmekért és a jövőbeni eladások elvesztését.
A szoftver egyszerű megoldást kínál arra, hogy csapata megszakítsa a halasztási szokást. Íme 5 egyszerű módja a szoftver használatának a késedelem eltörésére, és az Ön és a csapata termelékenyebbé tételére.
Használja a legnagyobb naptárakat
A digitális naptárak tökéletesek a késleltetés ciklusának megtöréséhez - ha megfelelő módon használják őket. Ösztönözze a csapatot, hogy próbálja meg ezeket a naptári technikákat (és használd őket, hogy példát vezessen):
- Hagyja ki egy meghatározott időtartamot, hogy fontos projektet vagy feladatot hajtson végre a naptárban. Ha a naptárban egy óra vagy két félre van helyezve, akkor egy lépéssel közelebb áll, mint egyszerűen a feladatok listájára.
- Ha beállítja a naptári értesítést, add hozzá a linkhez a dokumentumhoz szükséges hivatkozásokat, közvetlenül a naptárban. Így nem vesztegeti az időt a dokumentumok keresésére, hogy elkezdhesse - vagy elterelje.
- Használja a megosztott naptárakat a szervezetekben, hogy elkerülje a rendelkezésre állás ellenőrzését. Megosztott naptárakkal láthatja, hogy kinek szabad. Ismerje meg a naptárprogram funkcióit, hogy olyan kis hackeket találjon, amelyek megkönnyítik az ütemezést. Például az Outlook naptáraknak van egy úgynevezett ütemezési segédje, amely gyorsabbá teszi a találkozók beállítását.
Öblítés és ismétlés: Sablonok, sablonok, sablonok
Semmi sem mozdítja elő a késedelmet, mintha egy üres képernyőt nézett volna, vajon hol kezdjék el a következő projektet. A sablon gyorsabban leállítja a blokkot olyan feladatokban, mint a jelentés írása, előadás létrehozása vagy a találkozó napirendjének elkészítése.
Kétféle sablon létezik. Az egyik az általános sablonok, amelyeket online vagy akár az Office-csomagban is megtalálhat. Például az Office 365 számos szabad sablont tartalmaz különböző modulokban, mint például a táblázatok és a prezentációk.
Egy másik fajta sablon az, amely kifejezetten az Ön vállalkozásához igazodik. Idővel az értékesítési előadásokhoz, jelentésekhez és sok máshoz sablonokat készít. A legfontosabb annak biztosítása, hogy mindenki megtalálja őket, amikor szükségük van rá. Hozzon létre egy központi sablonkönyvtárat, és bátorítsa mindenkit, hogy használja. A megosztott mappákkal és a felhőfájlok tárolásával ez rendkívül egyszerű.
Jelölje be a Tock-ot: Időkezelési időzítők használata
Néha a késleltetést segíti és elnyomja, ha túl sok időt töltenek el a lényegtelen feladatokra. Segítsen a csapatának megérteni, hogyan kell jobban elosztani az idejét, a legköltségesebb és legfontosabb feladatokra fordítani.
Itt segíthet abban, hogy valami egyszerű, mint egy időzítő. Ha valaki a csapatodon túlságosan sok időt vesz igénybe a fontos e-mailek olvasásakor, vagy az ülések elfogynak, akkor egy időzítő segíthet egy perc alatt órákig tartó percek mentésében.
Úgy találtam, hogy az idő több tudatossága csodálatos hatással van. Amíg elkezdtem nyomon követni, nem vettem észre, hogy mennyi időt töltöttem el az alacsony jelentőségű feladatokra.
A Windows 10 beépített ingyenes időzítő alkalmazással rendelkezik. Az időzítő alkalmazásokat is megtalálhatja az interneten, vagy egyszerűen használhatja az okostelefonon lévő időzítőt és riasztást.
Azonnali változtatások: Együttműködés a megosztott dokumentumokon
Tegyük fel, hogy van egy sajtóközleményed, amit szeretnél néhány csapatodnak megnézni, mielőtt az interneten keresztül távozik. Próbáljunk mindenkinek, akinek meg kell adnia a bemenetet, hogy megvizsgálja és válaszolhasson, időt vehet igénybe - különösen a csapatunk közti procrastinátorok esetében.
Itt a felhő megosztott felhő-dokumentumok formájában jön a mentésre.
Tudtad, hogy együttműködhetsz a Word-en egy olyan funkció használatával, amely valós idejű társszerzővel rendelkezik? Ha valaki más dolgozik a dokumentumon, nyomon követheti a szerkesztések karakterét. Ily módon, mindenki egy hívással együtt lehet, és gyorsan összegyűjtheti az összes bemenetet valós időben - elkerülve a tendenciát, hogy egyesek késleltessék.
A Microsoft Office 365 többoldalú HD video- és audioplatformot is kínál, így csoportja megvitathatja a különböző helyszínekről származó számokat, kampányokat és projekteket. Ha van egy kliense, aki ötleteket szeretne összerakni a legújabb kampányukhoz, akkor mindenki ugyanazon az online oldalon jelenik meg.
A tervező kifejezetten az Office 365-re épült. Minden eszközön működik. Függetlenül attól, hogy hol van, fájlokat, feladatokat és akár a csapattal is beszélhet. Az e-mail értesítések megkönnyítik, hogy a csapat tagjai tudják, mikor kaptak új feladatot. A tervező mindenkit bevon, és folyamatosan frissíti őket a fejlesztésekről.
Az Office 365 Video egy másik lehetőség a késedelem elkerülésére. A videotartalom feltöltése és megosztása a cégen keresztül az írott megjegyzésekre és irányelvekre nézve arc- és élő fellépést tesz lehetővé.
Használjon olyan virtuális asszisztenst, mint a Cortana
Itt van még egy késleltetés-elkerülő hack: használjon virtuális asszisztenst, hogy jegyzeteket készítsen, és végezzen kutatást a következő projekthez. Például használhatja a Cortana-t, hogy szóban diktáljon néhány megjegyzést a nagy jelentéshez, és mentse azokat a OneNote-ba. Néha sokkal könnyebb elkezdeni a beavatkozást, ha elkezdi a baba lépéseit, például diktál néhány megjegyzést a dolgokról a jelentésben.
Használhatja a Cortana-t is, hogy beszélgetést folytasson egy webes webes kutatáshoz. Úgy érzi, kevésbé érzi magát a munkaigényes munkának, és inkább egy egyszerű beszélgetésnek, ha olyan dolgot használ, mint Cortana, hogy a dolgokat megnézze.
Ahogy ezek a példák megmutatták, számos lehetőség van arra, hogy a technológiát az induláshoz és a késedelem elkerüléséhez használjuk. Nos akkor mire vársz még? Használjon néhány ilyen eszközt!
Az írás idején Anita Campbell részt vesz a Microsoft Small Business Ambassador programban.
Ember a Laptop fotó keresztül Shutterstock
További információ: Microsoft, Szponzorált 1
