Valószínűleg már használja a „felhőt” (vagyis online), hogy működjön néhány üzleti szempontból.
De mint Thomas Hansen, a Microsoft Worldwide SMB alelnöke elmagyarázza, még ha el is adják a felhő előnyeit, elképesztőnek tűnhet, hogy elkezdje - vagy tegyen többet.
Arra törekszik, hogy fokozatos lépéseket tegyen. Kezdje kicsi. Ezután az idő múlásával tegyen többet.
$config[code] not foundSzóval azt hittem, hogy erre az ötletre építek, 10 olyan dolgot vázolva fel, amit tehetsz - ma már elkezdhetsz - a felhőre ugráshoz vagy a felhőalkalmazások használatának növeléséhez. Válasszon néhány ilyen taktikai lépést, és időt takaríthat meg, hatékonyabban tudja működni a vállalkozásait, és gyakran csökkentheti a költségeket:
1) Állítsa be az alapértelmezett fájlmentési helyet a felhőre
Egy dolog beszélni a központi online fájlok tárolásáról. De ez egy másik dolog, ha Önnek és személyzetének további lépéseket kell tennie ahhoz, hogy a fájlokat az internetes felhőtároló platformjára átmásolja.
Gondolkozz el róla. Ha Ön és munkatársai először egy helyi merevlemezre vagy eszközre mentenek, akkor kétszer akkora erőfeszítés szükséges, hogy később megforduljon és mentse ezeket a fájlokat a felhőfájl-tárolóba.
De „beállíthatja és elfelejtheti”, így nem kell további lépéseket tennie. És fontos vállalati fájljait automatikusan mentik a folyamatba.
Csak konfigurálja a számítógépeket úgy, hogy az egyes munkatársak alapértelmezett helye a fájlok mentéséhez a vállalat online tárolási megoldása legyen.
Ha például Microsoft OneDrive-t használ a felhőtároló megoldásként, akkor könnyen konfigurálható a Windows 8 rendszerben. Kattintson a „PC Settings” (PC-beállítások) elemre, és a OneDrive menüpontot kell látnia. Innen a On / Off gombra kattintva a OneDrive alapértelmezett helyet biztosít a fájltároláshoz.
Vagy végezzen keresést az interneten, hogy megtudja, hogyan változtassa meg az adott eszközön választott platformra. Lehetőség van a felhő tárolásának beállítására számos eszköz alapértelmezett mentési helyeként.
2) Menjen az alacsony függő gyümölcsökre: felhőalapú e-mailek és dokumentumok
Egy másik logikus hely a felhőalapú e-mail és dokumentumplatform, például az Office 365 elfogadása. Ha még nem tette ezt meg, hadd mondjam el neked, az üzleti előnyök eléggé meggyőzőek.
Először is segít Önnek és csapatának termelékenységében. Ha több eszközt használ (mint én!), Hozzáférhet az összes irodai típusú dokumentumhoz és e-mailhez, függetlenül attól, hogy milyen eszközt használ. A konferencia meglátogatása, és a laptop vagy a táblaszámítógép vétele veled? A felhőtermelő platform, mint az Office 365, mindent megtesz, amire szüksége van, csak bejelentkezve. Soha többé nem kell átmásolnia a fájlokat a hüvelykes meghajtókról, vagy később nem szinkronizálnia kell az eszközöket.
Másodszor, segít a csapat együttműködésben. Vállalkozásomban a csapat legtöbb tagja távolról dolgozik otthonukból. Mindazonáltal mindannyian hozzáférhetünk a fájlokhoz és az azonos eszközökhöz, csak egy böngészővel vagy mobilalkalmazással.
Például széles körben használjuk a megosztott naptárakat. Ily módon nyomon követhetjük a vállalati határidőket, amelyek több személyt és osztályt érintenek, bevonják őket, központosítják az emlékeztetőket, és egy pillantásra látják a menetrend elérhetőségét.
Megosztott dokumentum együttműködést is használunk - szó szerint naponta. Amit mi csinálunk, konferenciákat vagy videokonferenciákat tartunk, majd a csapat egyetlen dokumentumot néz meg és szerkeszthet, miközben a konferencia során tartózkodunk. Vagy találkozási jegyzeteket készítünk egy központi megosztott dokumentumon. Sok időt takarít meg. A találkozók jegyzeteit később nem kell továbbítani. Nem kell aggódnunk arról, hogy a dokumentum melyik verziója a legutóbbi, mert mindannyian ugyanazon dokumentumot készítjük és szerkesztjük.
Plusz, havonta eloszthatja a költségeket. Nincs nagy előzetes licencdíj - sokkal könnyebb a költségvetés és megfizethető.
3) Készítsen központi online nyilvántartási rendszert
Miután mindenki mentett a felhőbe, egyszerű módja van a csapatnak, hogy megtalálja, mi van a közös fájlokhoz.
Ehhez hozzon létre egy online nyilvántartási rendszert. Rendelje meg a naponta növekvő számú dokumentumot és fájlt.
Használjon egyértelműen címkézett mappákat. A projekteket projektekkel szervezi? Ügyfelek? Osztályok szerint? Hozzon létre egy olyan rendszert, amely értelme a vállalkozásának.
A vállalat egészére kiterjedő nyilvántartási rendszerrel a csapata sok órát takarít meg, mert egyébként az elemek keresését vagy az erőfeszítések megkettőzését költenék, mert nem találnak valamit.
4) Ösztönözze az ügyfeleket és a vállalkozókat, hogy osszák meg a felhőt
Hányszor találja magának a fájlokat e-mailben? Ezután késõbb vadászni kell egy e-mailben, hogy megtalálja a szükséges fájlt.
Időt takarít meg a fájlok közvetlenül a felhőn történő megosztásával.
Lehet, hogy nem tudja „kényszeríteni” a harmadik feleket a felhőmegosztó platform használatára, miért nem kérdezed? Gyorsan adja meg az előnyöket, mint például: „Szeretnénk megosztani és szerkeszteni a fájlokat a OneDrive vagy Dropbox vagy más platformon, mert időt takarít meg az e-mailek segítségével. Megoszthattam veled ott?
Némelyik nem fogja kényelmes módon megosztani a fájlokat. De lehet, hogy meglepődsz, ha megemlíted ezt a lehetőségnek.
5) Használja az elektronikus aláírás alkalmazásokat
Elküld vagy küld sok dokumentumot, amely aláírást igényel? Ha igen, akkor Ön és csapata valószínűleg sok időt tölt e-mailezéssel, nyomtatással, aláírással, szkenneléssel, faxolással - ismeri a fúrót.
Íme egy tipp: nézd meg a felhő alapú elektronikus aláírás alkalmazásokat. Gondolj, Hello Sign vagy DocuSign. Számos más elektronikus aláírási lehetőség is létezik.
Időt takarítanak meg. Nem csak, hogy az elektronikus aláírási alkalmazások elveszítik a késleltetési tényezőket, mert a dokumentumot azonnal, még az úton is aláírhatja, ahelyett, hogy várná a nyomtató vagy a faxkészülék közelében.
Szintén elvesztik az aláírásokhoz szükséges dokumentumok terjesztését. A dokumentumokat aláírásokra irányítják, és még emlékeztetőket is küldhetnek.
6) Digitális eszközkönyvtárak létrehozása a felhőben
Hadd kérdezzek meg egy kérdést: mennyi időt töltesz a vadászatot vagy a vállalat digitális eszközeinek szállítását?
Beszélek az Ön logójáról, a brosúráról, amelyet néhány évvel ezelőtt vittél a kiállításhoz, a tavaly használt igazgatósági bemutató sablont, az üres teljesítményfelmérési űrlapot, a hivatalos vállalati fotókat, a végrehajtó BIOS-t, a sajtócsomagokat és egyéb eszközöket.
Ha a céged olyan, mint az enyém, akkor teljesen túl sok időt töltesz az ilyen anyagokra.
Hozzon létre egy digitális eszközök könyvtárát. Állítson be egy központi megosztott mappát vagy mappákat a felhőtároló platformján. Most ezek az eszközök elérhetők lesznek mindenkinek, aki szüksége van rájuk, bárhol és bármikor. Nem kell nekik vadászniuk, és nem kell másnak lenniük, hogy megtalálják őket.
7) Egy fontos üzleti rendszer átalakítása a felhőre
Nem kell minden üzleti rendszernek egyszerre foglalkoznia, és mindent egyszerre a felhőre kell áthelyeznie. Először nézd meg a három legfontosabb rendszert. Ez lehet a QuickBooks, a kapcsolattartó adatbázis és a készletgazdálkodási rendszer.
Ha továbbra is a helyi vagy asztali alapú változatokat használja, kezdje el a felhőalapú (online) verziók előnyeinek értékelését. A felhőverziókkal sokat nyerhet az egész csapat számára, hogy hozzáférjen az információkhoz és jobban együttműködhessen. És a felhőrendszerek megkönnyítik az adatok átadását az egyik rendszerből a másikba, kiküszöbölve az ismétlődő adatbevitelt és az információs rendszer siló hatását.
Melyik alkalmazás fogja a legnagyobb bangot szállítani a felhőre? Ez az a kérdés, amit fel kell tennünk.
8) ragaszkodjon a Cloud-updated Malware Protection minden munkavállalóhoz
Ez különösen fontos a távoli munkások esetében.
A nagyvállalatok rendszerint olyan vállalati informatikai részleggel rendelkeznek, amely olyan vállalati hálózatot hoz létre, amely olyan védelmi eszközökkel rendelkezik, mint a rosszindulatú programok védelme.
A kisvállalkozások azonban nem rendelkezhetnek hálózattal.
Vagy egy kisvállalati csapat gyakran olyan emberekkel dolgozik, akik nem a hálózatukban vannak. A távoli dolgozók saját készülékeikről otthonról csatlakozhatnak a nyilvános felhő használatával. Egyszerűen az interneten keresztül jelentkeznek be.
Ezért fontos, hogy mindazok, akik hozzáférjenek a rendszerekhez vagy az adatokhoz, vagy megosztják a fájlokat, rendszeresen frissítik a rosszindulatú szoftverek védelmét az új rosszindulatú programok aláírásával a felhőn keresztül.
A Microsoft beépített Windows Defender terméket kínál asztali és Windows alapú eszközökhöz - és ez ingyenes. Győződjön meg róla, hogy engedélyezve van. Vagy van egy másik malware-védelmi lehetőség.
Továbbá, ha a Windows 10 a későbbiekben később jön ki, a Windows Update segítségével beépített biztonsági funkciókkal bővül. A Windows 10 egy Windows Update for Business nevű opciót is kínál. Ez gyorsabb hozzáférést biztosít a biztonsági frissítésekhez és a kritikus javításokhoz, valamint a frissítések telepítésének ellenőrzéséhez az informatikai rendszergazdák számára. Például, ha van IT-részlege, akkor korlátozott sávszélesség használatával képes lesz távoli webhelyekre terjeszteni a javításokat.
9) Telepítsen egy felhőalapú telefonrendszert
Tekintsünk akár egy hang-over-IP (VOIP) telefonszolgáltatást, vagy egy szoftver alapú virtuális kapcsolótáblát és hangposta rendszert.
A felhőalapú telefonrendszerek segítségével a távoli dolgozók számára lehetővé válik, hogy hozzáférjenek a központi telefonrendszerhez - nagyon alacsony áron. Ez különösen fontos a távoli munkavállalókkal vagy az otthoni munkával foglalkozó kisvállalkozások számára. Még akkor is, ha a csapat tagjai saját mobileszközöket használnak, mindenkit csatlakoztathat a központi bővítményekhez és a vállalati hangpostafiókokhoz.
Ön is professzionális benyomást szerez egy automatikus hang üdvözlés formájában.
A hangpostaüzeneteket hangfájlokként lehet e-mailben továbbítani, így más csapattagoknak is továbbíthatók.
Használati statisztikákat is kap, hogy segítsen látni, hogy a csapat hogyan használja a telefont. Ideális például egy ügyfélszolgálati funkció kezeléséhez.
10) Használja a videokonferenciákat
Végül, de nem utolsó sorban, a virtuális találkozók széles körű használatát videó segítségével. Ha már használod őket, fantasztikusan - tegyél többet tőlük.
A videó az egyéni utazás költsége nélkül biztosítja a személyes interakció hatását az ügyfelek és az értékesítési kilátások között.
A videokonferenciák is nagyszerűek a csapat számára. Azok az emberek, akik otthonról vagy különböző irodákban tartózkodnak, elszigeteltek lehetnek. Ez lehet demotiváló. Az e-mailek és az azonnali üzenetküldés hasznosak, de nem helyettesíthetik a csapattag hangfelvételét, vagy láthatják a főnök mosolyát. A videó magában foglalja az embereket. Ez egyenlíti az együttműködési módot.
Sok kisvállalkozás használja a Skype-ot, mert szabad és sokan személyes célokra használják, amit már ismerik. Bármi legyen is a konferencia megoldás, válassza ezt.
Remélem, hogy ezek a 10 ötlet arra ösztönzi Önt, hogy tegyen többet a felhővel -, vagy erősítse meg, hogy a vállalkozás jó állapotban van a felhőben.
Ne küzdjön meg azonnal mindezekkel. Csak válasszon egyet vagy kettőt - és kezdje el.
Az írás idején Anita Campbell részt vesz a Microsoft Small Business Ambassador programjában.
Low-Hanging Fruit fotó a Shutterstock-on keresztül
3 Megjegyzések ▼
