Az irodai alkalmazottak segítséget nyújtanak az irodai dolgozóknak. Fenntartják a nyilvántartásokat és a nyilvántartási rendszereket, és gyakran felelősek az adatok beviteléért.Adatbázisokat tarthatnak fenn az ügyfelekről vagy a leltárról, és levelezést készíthetnek, és a leveleket a megfelelő osztálynak olvashatják és továbbítják. Az irodai rendszergazdák általános célja, hogy könnyebbé tegye a felügyelő munkáját.
Adatbázis-kezelés
Az irodai adminisztrátornak rendszerint nem várható, hogy adatbázist építenie kell, de meg kell adnia a részleteket, és képesnek kell lennie arra, hogy pillanatokon belül feljegyezzen bizonyos kritériumoknak megfelelő rekordokat. Az adatbázis-információk alapján jelentéseket kell készíteniük. Ezeket a jelentéseket általában a felsővezetőknek továbbítják, vagy egy konferencián mutatják be.
A levelezés előkészítése
A levelezés lehet egyéni levél vagy hírlevél, amely minden ügyfél számára készült. Az irodai adminisztratív személyzetnek emlékeztetőket és hirdetményeket kell készítenie, és el kell juttatnia az összes személyzethez. Az iroda ügyintézőinek várhatóan az e-mail-lekérdezésekkel foglalkoznak, és bármelyik válasz átadja az e-mailt a megfelelő osztálynak.
A nap videója
Az Ön számára a Sapling által elhozták Önöket a Sapling általMenetrendkezelés
A foglalási időpontok, a tervezési konferenciák és a menetrendek tájékoztatása hagyományosan azt jelentette, hogy minden találkozót egy központi naplóban írtak le, és heti vagy napi frissítéseket küldtek a személyzetnek. Most a legtöbb ütemezés elektronikus úton fejeződik be olyan adatkezelő programokkal, mint az Outlook, az iCal vagy az Eudora. Ez lehetővé teszi, hogy az irodai adminisztrációs személyzet több naptárat frissítsen és publikáljon elektronikusan. Ez lehetővé teszi, hogy a többi személyzet egyidejűleg ellenőrizze a naptárakat, szükség szerint módosítsa.
Válasz a telefonokra
Az irodai adminisztrációs személyzet válaszol a telefonokra, vagy akár az ügyfelekkel foglalkozik, vagy átadja azokat egy olyan osztálynak, amely jobban megfelel a lekérdezésükre. Az iroda adminisztratív személyzetének kötelessége, hogy részletes üzeneteket rögzítsen a hívó fél elérhetőségi adataival együtt.
