Az e-mail fontos lehet, de ha nem kommunikál a helyes utat, akkor valójában kárt okozhat a te dolgodnak.
Van néhány üzleti e-mail etikett szabálya és irányelve, amellyel ellenőrizheti, hogy az e-mail kommunikáció szilárd-e. Íme 50 tipp.
Üzleti e-mail etikett tippek
Van egy professzionális e-mail címe
Mielőtt elkezdené az e-mailezést, meg kell győződnie arról, hogy a tényleges e-mail címe megfelelő. Ideális esetben hivatalos e-mail címe lesz, amely a cég URL-jével végződik. De ha egy személyes Gmail-fiókot vagy valami hasonlót használsz, csak győződj meg róla, hogy egyszerűnek tartod a neveddel vagy a kezdőbetűinkkel, ahelyett, hogy aranyos vagy vicces lett volna.
$config[code] not foundKözvetlen tételt tartalmaz
Minden e-mailben meg kell adnia egy témakört, amely pontosan tükrözi az e-mail tartalmát. Csak néhány szóösszefoglaló ad egy ötletet a címzettnek, hogy mit várjon, mielőtt ténylegesen elolvassa az üzenetet.
Csak akkor használjon „Válasz mindet”, ha szükséges
Amikor e-maileket kapsz, amelyek mindenkit tartalmaznak a szervezetedben, vagy néhány embert, akkor talán kísértés lesz, hogy mindenkit csak válaszolj fel. Ez azonban sok időt pazarolhat az emberek számára, ha az üzenet nem számukra releváns. Tehát vigyázzon, és csak akkor válaszoljon, ha feltétlenül szükséges.
korrigál
Nem akarsz időt arra, hogy nagyszerű e-mail üzenetet készítsen, hogy csak a helyesírási és nyelvtani hibákkal találkozhasson. Tehát vegyen egy percet a kinyomtatáshoz és a helyesírás-ellenőrzéshez a küldés előtt, hogy el lehessen fogadni a lehetséges hibákat.
Olvassa el újra a Tone-t
De azt is, hogy a címzettje elolvassa azt, valójában olvassa el az üzenetet. Néha a hang az e-mailben eltévedhet. Tehát csak győződjön meg róla, hogy elolvassa, hogyan szándékozik.
Viselkedj
Természetesen be kell illesztenie a kedves dolgokat is, és köszönöm minden üzenetben.
Tartsd még hivatalosabbá az ügyfelek / felsővezetők számára
Az e-mailek tekintetében rengeteg különböző formalitás van. Tehát győződjön meg róla, hogy kapcsolatba lép minden személyrel, mielőtt túlságosan kényelmesen lennél. "Hé srácok" lehetnek megfelelő üdvözlet a barátaidnak. De amikor ügyfeleinkkel foglalkozol, valószínűleg egy kicsit professzionálisabbnak akarod tartani.
Használja az Formality for New Contacts-t
Hasonlóképpen, jó ötlet, hogy a dolgokat elég formálisan tartsuk az első alkalommal küldött személyekkel, amíg meg nem ismeri őket eléggé ahhoz, hogy megváltoztassa.
Használjon elfogadható üdvözletet
Pontosabban, meg szeretné tekinteni az egyes személyekhez használt üdvözleteket. Általában meg kell tartani a „Hé…” -t olyan embereknek, akiket elég jól ismer. A „Hello” és a teljes nevek jobban megfelelnek az ügyfeleknek vagy az első alkalommal történő kapcsolatoknak.
Maradj a tárgynál
Az e-mailek tényleges testében a lehető legrövidebb ideig szeretné megtartani. Ne tegye a címzettet egy regénybe, csak hogy kitalálja, hogy mi a lényege.
$config[code] not foundHosszabb üzenetek felbontása
Ha több pontot szeretne tenni, szétválaszthatja a szöveget különböző bekezdésekkel vagy páros számokkal, hogy megkönnyítse az olvasást.
Legyen egyértelmű a cselekvési felhívással
Azt is fontolóra kell vennie, hogy mit szeretne a címzettnek az üzenetével. Ha egy adott információval szeretne válaszolni, mondja el nekik, hogy az e-mail végén.
Használja a rövidítést és a Jargont
Ha az e-mailekben bármilyen rövidítést vagy iparági szakzsargont tartalmaz, vegye figyelembe a címzett ismereteit. Ha például különböző iparágak ügyfeleivel foglalkozik, érdemes lehet egy kicsit több információt beszerezni, mint a munkatársaival.
Fontolja meg a zárását
Ezután az egyes e-mailek végén egy megfelelő záró nyilatkozatot szeretne kiválasztani. Használjon valamit, mint a „köszönet” vagy a „legjobb”, az üzleti e-mailekhez.
Tartalmazzon egy aláírási blokkot
Ön tartalmazhat egy aláírási blokkot is, amely további információkat tartalmaz az e-mailek alján. Adja meg nevét és néhány elérhetőségi adatait.
Jegyezze fel a mellékleteket
Ha bármilyen dokumentumot csatol egy e-mailhez, hagyja, hogy a címzett tudja, hogy mi az, amiért nem kell megnyitnia, hogy megtudja.
Ne felejtse el csatolni
Az is meglehetősen gyakori, hogy az emberek azt mondják, hogy valamit csatolnak, majd elfelejtik, hogy ténylegesen csinálják. Tehát kétszer ellenőrizze a küldés előtt.
Ellenőrizze a fájlméretet
De óvatos, ha nagy fájlokat csatol. Csak akkor, ha feltétlenül szükséges. Vagy próbálja meg újra méretezni a képeket, vagy kisebb darabokra bontani a fájlt, hogy jobban kezelhető legyen.
Zip nagy fájlok
Ha nagy fájlokat kell csatolnia, tegye őket egy.zip fájlba, hogy megkönnyítse a címzettet.
Kérdezze meg először az említett mellékleteket
Jó gyakorlat, ha megkérjük a címzettet, ha rendben van egy nagy fájl elküldése. Aztán megtudja, mikor lesz a legjobb alkalom, hogy küldjön egy ilyen fájlt.
Érdeklődjön a fájltípusokról
Ezenkívül ellenőrizze és nézze meg, mely programokhoz férhetnek hozzá a címzettek, így biztos lehet benne, hogy képesek lesznek megnyitni az elküldött mellékleteket.
PDF-fájlok küldése, ha lehetséges
De a PDF fájlok egyszerűen megtekinthetők bármilyen típusú eszközön. Tehát, ha lehetséges, küldjön PDF-fájlokat egy adott programot igénylő fájlok helyett.
Ne nyissa meg a csatolmányokat az Ön által nem ismert emberekből
Az egyenlet másik oldalán, ha csatolást kap egy olyan e-mailben, amelyet nem várt, vigyázzon a megnyitására. Ha bizonytalan valamiben, kérdezze meg a feladót a mellékletről, mielőtt ténylegesen megnyitná.
Ne ossza meg a bizalmas információkat
Mivel az e-mailek annyira könnyen továbbíthatók és megoszthatók, vagy véletlenül küldhetnek rossz személynek, nem megfelelő formátum az érzékeny vagy bizalmas információk megosztására.
Használjon óvatosságot a humorral
Ön is kísértés lehet, hogy egy kis szórakozást vagy humort adhat hozzá e-mailjeihez. De mivel az e-mailekben nehéz lehet megfejteni a hangot, csak győződjön meg róla, hogy nagyon világos vagy tartsa a vicceket az embereknek, akiknek igazán kényelmesek.
Maradj távol a Silly betűtípusoktól
Az e-mail nem is megfelelő hely ahhoz, hogy kreatív legyen a design elemekkel. Ragaszkodjon a klasszikus és könnyen olvasható betűtípusokhoz.
Ragadjon fekete-fehérre
Hasonlóképpen, maradjon távol az egyedi betűszíntől és a háttérmintáktól. A klasszikus fekete-fehér a legegyszerűbb olvasni.
A felkiáltójelek használata korlátozott
A felkiáltójelek segíthetnek az izgalom vagy a hangsúly hangsúlyozásában. De ne használja őket feleslegesen, vagy az üzeneted nem tűnik professzionálisnak.
Használjon óvatosságot minden kupakkal
Valamennyi kupak szintén kiemelhet. De ez is sikoltozik. Tehát, ha valójában nem szükséges, fontolja meg dőlt vagy valamit.
Csak bizonyos személyekkel használjon hangulatjeleket
A hangulatjelek és a hangulatjelek megtartása esetén tartsd őket a barátaiddal és a közeli munkatársakkal folytatott beszélgetések során, akiket nem tudtok helytelenül értelmezni vagy látni.
Tekintsük a különböző kultúrákat és nyelveket
Előfordulhat, hogy néha megfelelnek a különböző kultúrákból vagy hátterekből származó embereknek. Tehát győződjön meg róla, hogy figyelembe veszi, hogy a válaszok elkészítésekor ne sértje meg és ne keverje össze senkit.
Lépjen vissza az érzelmi üzenetek küldése előtt
Ha valaha olyan helyzetben találja magát, ahol dühös vagy egyéb érzelmi e-mailt kell küldeni, az üzenetet kézbesítse, majd lépjen el egy kicsit, hogy törölje a fejét. Ezután vizsgálja meg újra az üzenetet, hogy megbizonyosodjon arról, hogy valójában mit akarsz mondani.
Válasz a véletlen üzenetekre
Olyan esetekben, amikor olyan e-mailt kap, amely nem az Ön számára készült, válaszoljon a feladónak, hogy gyorsan értesítse őket.
A beérkezett üzenetek nyugtázásának megerősítése
És ha kapsz egy e-mailt, melyet Önnek szánt, de nem tudsz azonnal válaszolni, akkor csak hagyd, hogy a feladó tudja, hogy megkapta, és mikor tudsz elérni.
Indítson el egy új e-mail láncot az új témák számára
Ha valakit, aki gyakran találkozik, e-mailben elküldjük, csábító lehet, ha csak egy láncot tartunk folyamatosan. Ez azonban megnehezítheti a beszélgetések megtartását. Tehát indítson új láncot minden új témához.
Csak akkor, ha szükséges
Az továbbítás hasznos lehet az e-mail felhasználók számára. Ez azonban túlhasználható is lehet. Tehát, mielőtt bármilyen üzenetet továbbít, győződjön meg róla, hogy valóban szükség van rá, így nem bombázza az embereket e-mailekkel.
Személyes üzenet hozzáadása az továbbításkor
Ha szükségesnek tartja e-mailek továbbítását, adjon hozzá egy személyes üzenetet a tetején, hogy elmagyarázza ahelyett, hogy csak előrelépett volna, és a kontextus nélkül elolvassa a címzettet a teljes e-mailben.
A továbbítás előtt ellenőrizze a tartalmat
Ha pedig hírlevelet vagy bármilyen olyan információt továbbít, amelyet nem tud személyesen biztosítani, végezzen néhány gyors kutatást a pontosság ellenőrzésére, hogy ne vesszen végig senkit az információkkal, amelyek nem helyesek.
Ne adjon hozzá személyeket e-mailek listájához, amelyeket nem regisztrált
Ha bármilyen csoportos e-mail láncot vagy listát küld, hogy rendszeresen küldjön e-mailt, csak add hozzá az embereket a listához, ha engedélyt adott nekik.
Udvariasan kérje ki a listákat, amiket nem regisztráltál
És ha valaha is olyan listához adtál, amelyet nem regisztráltál, ne félj kapcsolatba lépni a feladóval, és udvariasan kérd, hogy vegye le.
Adjon elég időt az embereknek, hogy válaszoljanak az emlékeztetők küldése előtt
Ha e-mailt küldött, és nem kapott választ, érdemes gyors emlékeztetőt küldeni. Győződjön meg róla, hogy egy vagy két napot adott a személynek, hogy válaszoljon, attól függően, hogy mennyi ideig tart.
Ellenőrizze a spam mappát
Az is jó ötlet, hogy az emlékeztető e-mailek elküldése előtt ellenőrizze a levélszemét vagy a spam mappáját - csak abban az esetben, ha már elküldte.
Használjon távoli üzeneteket nyaraláskor
Ha több mint egy vagy két napra megy nyaralni vagy távozni az irodából, állítson be egy automatikus választ vagy távolítsa el az üzenetet, hogy az emberek gyorsan válaszoljanak, amikor e-mailt küld.
Hadd ismerjék meg, hogy mikor válaszolsz
Ebben az üzenetben adja meg azt az időpontot, amelyre vissza fog térni az irodában, és mikor várható, hogy vissza fog küldeni az e-maileket, így tudni fogják, mikor kell várni a választ.
Adjon nekik egy másik kapcsolatot a sürgős ügyekben
És csak abban az esetben, ha a megkeresések különösen sürgősek, vegyen fel egy másik kapcsolatot a vállalkozáson belül, amivel kapcsolatba léphet.
Az utolsó e-mail cím hozzáadása
Ha új e-mailt készít, kezdje el a témát és a tartalmat, mielőtt hozzáadná a címzett e-mail címét. Ez megakadályozza, hogy véletlenül túl korán küldje el.
Ellenőrizze a címzettet
Azt is szeretné, hogy a megfelelő személynek küldje el. Ezért mindig ellenőrizze, hogy elküldi-e.
Hármas ellenőrzés neve Helyesírás
És menj vissza, és még egyszer ellenőrizze, hogy helyesen írta-e be a személy nevét az e-mailben. Ebben az esetben nem lehet túl óvatos.
Győződjön meg róla, hogy a neve helyesen jelenik meg
Azt is meg kell győződnie arról, hogy a saját neve megfelelően jelenik meg az aláírásban és a küldő mezőben.
Gyorsan törölje, ha szükséges
Néhány olyan e-mail kliens, mint a Gmail, rendelkezik olyan funkcióval, amely lehetővé teszi az elküldött e-mailek törlését, ha ezt azonnal elvégzi. Tehát, ha elfelejtetted dupla ellenőrzését, törölje az e-mailt gyorsan, mielőtt ténylegesen eljut a címzetthez.
Fénykép küldése a Shutterstock segítségével
További információ: Népszerű cikkek 9 Megjegyzések ▼
