A Microsoft csapatok egy kommunikációs eszköz az Office 365-ben, amely egyszerű lehetőséget biztosít a kisvállalkozásoknak a munkavállalókkal való kommunikációhoz és együttműködéshez. Azok számára, akik nem használják a Microsoft csapatokat, segíthet abban, hogy értékes tippeket és betekintést nyerjen a szakértőkből annak érdekében, hogy a lehető legtöbbet hozza ki.
A Microsoft csapatok tippjei
A Simona Millham egy Microsoft Certified Trainer és egy tréner informatikai tanulási platform CBT Nuggets számára. Megosztott néhány értékes tippet a kisvállalkozások Microsoft csapatai számára a kisvállalati trendekkel kapcsolatos e-mailes interjúban.
$config[code] not foundAz e-mail kommunikáció minimalizálása
A Microsoft csapatok egyik legnagyobb előnye, hogy lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy az összes kommunikációt egy helyen szervezzék meg, nem pedig hosszú e-mail láncokra támaszkodva, amelyek könnyen eltévedhetnek a shuffle-ban. Tehát, ha a Microsoft csapatainak legtöbbjét használja, használja azt a belső kommunikációhoz tartozó e-mailek helyett, nem pedig e-mailben.
Millham azt mondja: „Ha valaki küld egy e-mailt a csapatnak, aki viszonylag triviális kérdést vet fel, és mindenki válaszol, ez hatalmas e-mailt generál. A beszélgetések a csapatok középpontjában állnak, így könnyedén láthatók a szálak, és gyorsan válaszolhatnak. "
Ossza meg a beszélgetéseket az új csapattagokkal
A Microsoft csapatok is könnyebbé tehetik az új alkalmazottak fedezését. Ha új bérletet készít, vagy meglévő csapattagot ad hozzá egy új projekthez, akkor megoszthatja a beszélgetéseket ebből a szálból vagy projektből velük, hogy könnyedén felzárkózhasson, nem pedig több e-mailt vagy nehézkes dokumentumokat továbbít.
Ragaszkodjon néhány csoporthoz
A Microsoft csapatok lehetővé teszik, hogy a szervezeten belül különböző csoportokat jelöljenek ki, hogy a megfelelő csapattagokkal folytassák a beszélgetéseket. De ne menjen át a fedélzeten olyan csoportok létrehozása érdekében, amelyek a munkavállalók minden lehetséges kombinációjára azonnal elérhetők. Fontolja meg, hogy a leggyakrabban együtt dolgoznak a projektekben, és csak azokat a csoportokat hozza létre, amelyeknek értelme van annak érdekében, hogy ne tegyenek mindenkit tonna opciókkal. Mindig többet is hozzáadhat.
Van egy cél mindegyik csoport számára
Ha azért küzd, hogy meghatározza, hogy mely csoportokat szeretné kezdeni, fontolja meg, hogy mit szeretne elérni az egyes csoportok számára. Előfordulhat például, hogy egy olyan csoportot szeretne, amely csak a felső szintű menedzsment számára készült, amelyet nagy stratégiai döntések meghozatalakor fordít. De lehet, hogy olyan csoportokat is szeretne, amelyek csak konkrét célokra szolgálnak, mint például az informatikai támogatás és a szociális média marketing.
Csoportok hozzáadása, ahogy megy
Innen mindig csoportokat adhat hozzá, mivel egyedi projektek hívják őket. Mondja, hogy van egy speciális ügyfélprojekt, amely több részlegből álló embereket is magában foglal, akik általában nem működnek együtt. Hozzon létre egy csoportot, amely csak erre a példányra vonatkozik, így a munkavállalóknak nem kell általánosabb szálban kommunikálniuk.
Hangkonferencia beállítása
A Microsoft csapatok hangkonferencia-szolgáltatást is kínálnak, így a csoporton belül, vagy csak egy vagy két csapattaggal fogadhatunk hangbeszélgetéseket. Ez különösen hasznos lehet, különösen akkor, ha van néhány csapat tagja, akik távolról dolgoznak. Használhatja azt is, hogy új vendégelérési szolgáltatáson keresztül kommunikáljon a külső ügyfelekkel.
Kommunikációs stratégia létrehozása
Természetesen a Microsoft csapatok nem az egyetlen olyan Microsoft termék, amely kommunikációs funkciókat kínál, mint például a csevegés és az audiohívások. De Millham figyelmeztet arra, hogy nem kap túl sok minden rendelkezésre álló opciót. Ehelyett hozzon létre egy konkrét tervet, amely felvázolja, hogy milyen helyzetekben használja a Microsoft csapatokat a kommunikációhoz képest más platformokkal szemben.
Millham elmagyarázza: „Azt hiszem, az egyik legnagyobb kihívás az, hogy segítsük az üzleti felhasználókat abban, hogy megértsék, hogy a Microsoft Office 365 eszköze WHEN-t használja. Átfedés van a csapatok, a Yammer és a Skype for Business funkciói között, ami valóban zavaró a felhasználók számára, és valószínűleg csak alapértelmezésben visszaállnak az e-mailre, néhány útmutatás nélkül. Javaslom tehát, hogy az üzlet egy kis időt vesz igénybe, hogy átgondolja, hogy mely eszközök alkalmasak a szervezetük különböző részeire a legjobbakra - és néhány pilótát különböző felhasználók csoportjaival futtatnak, majd útmutatást és tudatosságot biztosítanak a végfelhasználók számára.
Teszt kommunikációs stratégiák
Amint azt Millham említette, hasznos lehet, ha ténylegesen teszteljük a szervezet különböző kommunikációs stratégiáit, hogy lássuk, mi a legjobban az adott csapat számára. Előfordulhat például, hogy célszerű a Skype használata az ügyfélhívásoknál, ha a legtöbb ügyfelünk már rendelkezik Skype-azonosítóval, és nem szeretne feliratkozni a Microsoft-csapatokhoz való hozzáféréshez. De az egyszerűség kedvéért választaná a belső csapatokon belüli összes hívást. Csak maradjon nyitva a munkavállalói bevitelre, így optimalizálhatja tervét az igényeikhez.
Legyen naprakész az új funkciókkal
A Microsoft csapatok folyamatosan változtatnak és új funkciókat hoznak létre, amelyek előnyösek a csapat számára, vagy megváltoztathatják a platform használatának módját. A Microsoft jelenleg folyamatban van a Skype üzleti integrálásában a csapatokban. A Millham javasolja a Microsoft csapatok dokumentációjának és gyakorlati útmutatásainak ellenőrzését, hogy további információkat és frissítéseket kapjon a változásokról vagy az új funkciókról.
Képezze az alkalmazottakat
Fontos továbbá meggyőződni arról, hogy alkalmazottai megértsék, hogyan lehet a Microsoft csapatait a legtöbbet kihasználni. És erre a célra számos erőforrás áll rendelkezésre. A CBT Nuggets egy lehetőséget kínál a Microsoft csapatok képzésére.
Millham azt mondja: „A kisvállalkozások tulajdonosai számára áttekintést nyújt a csapatok telepítésekor figyelembe veendő forrásokról és a felhasználók elfogadásának ösztönzéséről. A munkavállalók számára a csatornák, beszélgetések, találkozók, fájlmegosztás, wikik stb. Használata.
Kép: Microsoft
1
