A recepciós pozícióban a személy felelős a recepció zökkenőmentes és hatékony üzemeltetéséért a vállalat képviseletében. Végtére is, az első személy, akit lát, amikor egy üzletbe jár, általában a recepciós. Hatékony recepciósként egy személynek erőteljes megértéssel kell rendelkeznie az adminisztratív és írói készségekről és az interperszonális kommunikációról.
Ismerje meg az utat a számítógép körül. Egy jó recepció futtatásához a személynek szüksége van arra, hogy jól navigáljon a számítógépen. Rengeteg recepciós áll az e-mailek megválaszolására, heti napirendek kinyomtatására és a munkatársak értesítéseinek terjesztésére. Néhány program, amely hasznos a recepciósok számára, a Microsoft Word, az Office, a PowerPoint, az Excel, a QuickBooks és a Access. A gépelés gyorsan és pontosan plusz.
$config[code] not foundA problémák megoldása. A hatékony recepciósok nagy része tudja, hogyan kell hatékonyan és időben kezelni a problémákat. Gyors kritikai gondolkodásmódra van szükség, függetlenül attól, hogy a nyomtató papírelakadására van szükség, vagy ha a főnöke késik egy másik városban tartott kritikus találkozóra.
Hatékonyan kommunikáljon másokkal. A dolgozó recepció ideális hely az emberek számára, akik barátságos, fényes személyiségekkel és erős interperszonális készségekkel rendelkeznek. A munka természetesen nem az antiszociális. Ahhoz, hogy recepciós legyen, egyértelműen és tömören kommunikálnia kell más emberekkel. Fontos, hogy mindig egy összetett, nyugodt és profi viselkedést tartsunk fenn, függetlenül attól, hogy milyen hektikus vagy túlterheltek.
Használja a telefont, mint egy profi. A recepción a telefonnak a legjobb barátja kell lennie. A recepciósok nagy napot töltenek a napon a telefonon, függetlenül attól, hogy leveszik a főnökök üzeneteit, irányítják a hívó személyzet tagjainak egyéni sorait, vagy konferenciahívásokat hoznak létre. Ahhoz, hogy a telefon megfelelően működjön, a recepciósnak mindig udvarias hangon kell beszélnie, el kell kerülnie az evést beszélgetés közben, tartózkodnia kell a szegény nyelv használatától, és valódi aggodalmat kell mutatnia a személy segítésében a vonal másik végén.
Jól érzi a szervezetet. A szervezeti készségek elengedhetetlenek a recepció jól működtetéséhez. A recepción való részvétel többfeladatos feladat.Előfordulhat, hogy egyszerre több tucat dolgot kell kezelnie, hogy valakit tartsa a beszélgetésig, hogy valaki várjon egy találkozót faxok küldésére és számlák beírására. A helyzet kaotikus lehet, de a képzett recepciósnak képesnek kell lennie arra, hogy könnyedén kezelje azt.
Tipp
Legyen rugalmas és alkalmazkodó. Ahhoz, hogy recepciósként ragyogjon, hajlandónak kell lennie arra, hogy új szerepeket vegyen fel, és menjen túl és túl, még akkor is, ha nem része a munkaköri leírásának. Ha a gyakornok kihagyta a napot, és egy nagy találkozó közeledik, ne habozzon egy gyors kávét futtatni az irodai vezetők számára.
