A megfelelő telefon-etikett elengedhetetlen a professzionális kép bemutatásához és az irodák zavartalan tartásához. Fontos az árnyalatok jobb megszerzése, mivel a telefonhívás általában az ügyfél első találkozását jelenti a vállalatnál. Ugyanezek az íratlan szabályok is érvényesek a munkatársak kapcsolataira, ahol az egyik durva személy könnyen megzavarhatja az egyébként harmonikus környezetet. Az irodai telefon-etikett alapszintű szabályainak megismerése később megmenti Önt a zavarban.
$config[code] not foundKözölje magát Sürgősen
Ne hagyja, hogy a hívó fél az Ön személyazonosságára találjon. Válaszoljon a teljes névvel és a hivatalos vállalati üdvözlettel, ha a munkáltatója ezt igényli. Például egy front office recepciós mondhat valamit: "Jó reggelt, ez Jane Doe beszél, hogyan segíthetek?" Soha ne fogyasszon vagy ne rágjon gumit a telefonon. Ha a hívó üzenetet hagy, hangosan ismételje meg a részleteket, így tudja, hogy megérti őket. Figyelje meg az egyes hívások időpontját és dátumát, mielőtt bekapcsolja az üzenetet.
A hangszóró korlátozása
Korlátozza a hangszóró telefonokat a privát beállításokra, mint például a konferenciahívásokra, ahol a zárt ajtók mögötti hangerőszintet könnyen el lehet helyezni. Tartsa őket a fülkékből vagy a nyitott terekből, hogy elkerülje a zavaró munkatársakat. Az üzleti tevékenység során győződjön meg róla, hogy minden fél tudja, hogy kihangosítót használ, és megkezdi a beleegyezését az indítás előtt. Miután befejeződött az értekezlet, győződjön meg róla, hogy valóban leválasztotta a kihangosítót, hogy a nem résztvevők meghallgassák az Ön vagy mások által készített esetleges megjegyzéseket.
A nap videója
Az Ön számára a Sapling által elhozták Önöket a Sapling általDitch a fejhallgatót
Tartsa a fejhallgatót vagy a Bluetooth fülhallgatót az asztalon, ha bármilyen ideig hagyja, például a mellékhelyiség használatával vagy egy személyes megszakítással a közös területen. Ellenkező esetben a munkatársak küzdenek, hogy felhívják a figyelmet, mivel nem fogják tudni, hogy hívnak-e.A fülhallgató vagy a fejhallgató viselése, ha nem használja őket, szintén durva, mivel azt sugallja, hogy nem hajlandó kapcsolatba lépni más emberekkel.
Csökkentse a hangerőt
Soha ne veszítse el a környezetét, miközben a telefont használja. Beszélj csendes, beszélgető hangokkal mindig - de csökkentse a hangját, ha a munkatársak meggyengültnek tűnnek, tanácsot ad Barbara Pachternek, a Business Insider 2013 októberében megtartott "Eight Phone Etiquette Rules of Professional" -nak. Kövesse a hasonló szabályokat, mint például a mobiltelefonok. Hagyja őket rezegni, hogy elkerülje a munkafunkciók megzavarását, és válassza a normál csengőhangokat. A munkatársak nem oszthatják meg például a csiszoló hip-hop vagy sebességű fém szerelmét.
Ne feledje a hangpostafiókjait
Adja meg a hívó fél nevét, címét és utasításait a hangposta üdvözleteiben. Kövesse a munkáltató felhasználói irányelveit. Például a Csendes-óceáni Egyetem megköveteli, hogy a munkavállalók rendszeresen frissítsék üdvözleteiket - így a hívók nem csoda, hogy a munkavállaló még mindig nyaralás alatt van. Legyen tömör a hangüzeneteiben, mivel a címzettnek nem kell ideje többet hallani, mint az alapvető részletek. Lassan mondja el a telefonszámát, így a hívó nem végül újra és újra lejátszja az üzenetet.
