Mit gondolsz: mindannyian alábecsüljük az e-mail fontosságát? Talán azért, mert eltűnik a spam, vagy a Twitter, a LinkedIn és a Facebook alternatív csatornái miatt? Egy okos ember nemrég emlékeztette, hogy az e-mail a szociális média gerince.
Az American Express OPEN Fórumon az üzleti etikettre vonatkozó közelmúltbeli hozzászólásában Steve Strauss kisvállalkozó szakértő írta:
„Az e-mail ma már az üzleti kommunikáció domináns formája, és így kell kezelni. Néhány egységes irányelv segít mindenkinek a pályán maradni. ”
$config[code] not found
Azt mondom, hogy még az „e” -vel is van, még mindig e-mail. Ez az üzleti kommunikáció. Ez nem csak az értékesítés. A gyors és gondatlan szöveges kommunikációban való részvétel nem jelenti azt, hogy ne fordítsunk figyelmet saját e-mailjeinkre. És ha meg fogod csinálni - és szembe kell nézned, akkor - csináld helyesen. Azt hiszem, a listám itt semmi, amiről nem minden tudunk, de szükség lehet az emlékeztetőkre. Remélem ez segít:
1. Tartsa rövidnek. Mindannyian elfoglaltak. A legtöbben az e-mailjeinket, a kulcsfontosságú pontokat keresik, és gyorsan megpróbálnak belépni belőlük. Soha nem írtam semmit, ami nem volt hasznos, ha félig vágták.
2. Tegye összefoglalóvá a téma sorát. Ez nyilvánvalónak tűnik, de saját e-maileket szkennel, és a témakörök többségét a legjobban véletlenszerűen találja. Van olyan szálunk, amely az első üzenet tárgyához csatolt hógolyók, olyan téma, amely már régóta megváltozott. Olyan témák vannak, mint a főcímek, és megpróbáljuk tovább olvasni. Nem hangzik egy spammernek. Írja le az üzenetet a tárgysorban.
3. Indítsa el és fejezze be a „you” -t. Ez az üzleti levélírás egyik alapja: Az olvasó saját érdeke. Indítsa el az első bekezdését az „Ön” szóval, és tegyen valamit, mint például „megkérdezte…” vagy „akartál…” vagy „megemlítette” vagy „szükséged van”. az olvasó kijön, hogy bármit is csináljon.
4. Csak egy téma az üzenetenként. Meg fogja találni az e-mailek tényleges eredményeit, amikor az egyes témákhoz egyetlen üzenetben törli az e-maileket. Azok a további üzenetek, amelyeket szeretne bekerülni, sokkal inkább elveszhetnek. Szüntesse meg az üzeneteket.
5. Használjon megfelelő hangot. Legyen óvatos, és tónusú legyen. A szarkazmust, a paródiát és az iróniát nehéz a hideg kemény fekete-fehér szövegbe helyezni. A hangokat nagyon könnyen félreértik. Soha ne írjon olyan e-mailt, amely helytelenül értelmezhető és továbbítható valaki számára. Soha ne írjon e-mailt, amely ideges lenne, ha idézett.
6. Ne küldjön további példányokat. Ez egy üzenet, nem egy archívum vagy egy boltív. Mindannyian utáljuk azokat a borítékokat, amiket hátulról másolunk, és e-mailben mindenkit továbbítunk, aki esetleg homályosan valaha is azzal vádol, hogy nem küldött valamit, vagy kezelt valamit, vagy nyomon követett. Küldje el e-mail címét azokra az emberekre, akiket szántak, és senki másnak.
7. Tartsa tiszteletben a helyesírást és a nyelvtant. Használjon legalább egy helyesírás-ellenőrzőt, de ismerje fel, hogy a helyesírás-ellenőrök nem kapnak sok ragyogóan rossz hibát. Például „ott” a „saját”, vagy az aposztrófok és a többes szám nagyon gyakori összetévesztése, mintha minden többes szóhoz apostróf lenne szükség. Próbáld ki ezt a Google-keresést vagy a személyes kedvencem, 10 gyakori helyesírást az oatmeal.com-on. Ezek a hibák az Ön kommunikációjához kapcsolódnak, amit egy nagy darab spenót fogott el a fogaiba, hogy a mosolyod.
8. Ne feledje, hogy nem privát. A cég e-mailje a vállalathoz tartozik, és a személyes e-mailt bírósághoz hívhatja. Azok az emberek, akik szeretnék és tudják, hogyan tudnak e-mailben megragadni. Soha ne írjon e-mailben semmit, ami kínos az Ön vagy a címzett számára, nem megfelelő, nagyszerű, illegális vagy hülye.
9. Az e-mail nem érvek. Dühös szavak nem biológiailag lebonthatók. Soha ne vitatkozzon e-mailben. Sétáljon le a csarnokba, vagy menjen a telefonra. Ezt magam is megtanultam, hiszen az angol nyelv nagyszerű felhasználása valahogy jobban meg tudná tenni a pontot, mint a régimódi beszélgetés. Soha nem. Az e-mail szinte soha nem nyer egy pontot, vagy megállítja az érvet. Ez szinte mindig rosszabbá teszi a dolgokat, nem jobb.
10. Ne feledje ezeket a szálakat. A legtöbb e-mail szoftverünk hosszú e-maileket épít, mint a gyerekek lefelé gördülő hógolyókat. Minden új e-mailt a szál alatt gyűjtöttünk össze. Van-e valaki odakint, aki legalább egyszer rettegett volna, túl későn, hogy véletlenül egy hosszú szálat küldött, amely túl sok információt tartalmazott, vagy valami zavarba ejtő megjegyzést valakinek az út mentén. Nem utálod, ha ez megtörténik? És akkor, a probléma kivételével, csak a haszontalan információ, mivel minden új e-mail a szálban tartalmazza az összes előző e-mailt. Gondolj arra, hogy mennyi iszapot küldünk a csővezetéken. Minden e-mailben mindenkit emlékeztetni kell mindenre, amit az összes kapcsolódó e-mailben mondtak?
