A diplomáciai munka e-mailek egyszerűek és udvariasak, és arra törekszenek, hogy a címzettek ne félreértelmezzék vagy félreértelmezzék az információkat. Diplomáciai e-mailek írásakor használjon formális, pontos nyelvet és kerülje az érzelmi szavakat. A cél olyan taktikus nyelv használata - szavak, amelyek egyértelműen közvetítik a fontos üzeneteket - anélkül, hogy rossz érzéseket okoznának.
Állítsa be a hangot
Állítsa be a hangot azáltal, hogy arra összpontosít, hogy ötletei, üzenetei vagy utasításai segítenek az alkalmazottaknak. Ismerje meg azokat a munkahelyi küzdelmeket, amelyekkel szembesülnek, mint például a technikai problémák vagy a kudarcok, és kérje - nem pedig a keresletet -, ha van valami, amit akar vagy szüksége van. Ha például egy meglévő projekthez több személyt ad hozzá, írjon: "Tudom, hogy ez a projekt további stresszt okoz a csapatodnak, ezért megkértem Jane Doe-t, hogy segítsen a másolás szerkesztésében. a hétvége előtt egy durva tervezet? A diplomáciai nyelvnek udvarias hangja van, amely megkönnyíti a címzettek kényelmét.
$config[code] not foundKeep It Professional
Kerülje a személyes, bizalmas vagy érzékeny témákat, például a fizetési információkat, a személyi problémákat vagy a belső konfliktusokat, diplomáciai e-mailben. Csak a közügyeket tárgyalja, javasolja a Inc. magazint. A személyes vagy bizalmas kérdéseket mindig szembe kell néznie, vagy telefonon, ha a szemtől-szembe ülés nem lehetséges. Soha nem tudhatod, hogy mikor kaphatsz e-mailt az irodában. Használja a professzionális üdvözleteket és zárásokat, így a címzettek tudják, hogy a levelezés munkahelyi, nem személyes jellegű.Például indítsa el az e-mailt "Hello", "Üdvözlet" vagy "Jó reggelt" - nem a "Hé", "Yo" vagy "Saját szememre".
A nap videója
Az Ön számára a Sapling által elhozták Önöket a Sapling általVálassza ki a szavakat bölcsen
Fókuszáljon az "I" állításokra, nem pedig az "Ön" kijelentésekre, különösen akkor, ha hibákat, hibákat vagy korrekciókat kezel egy e-mailben. Magyarázd el a kijelentéseidet, így a címzettek tisztában vannak a célokkal és szándékokkal. Például, ha vállalati szintű e-mailt szeretne küldeni a határidők betartásának fontosságáról, írja meg: "Mindig volt az a célom, hogy az ügyfélszolgálati alap fenntartása érdekében teljesítsem a határidőket. Az időszerűség és a hatékonyság két legfontosabb prioritásom, ezért forduljon hozzám, ha olyan helyzetek merülnek fel, amelyek határidős nehézségekhez vezethetnek. "
Legyen közvetlen és specifikus
Légy őszinte és közvetlen a levelezéseddel, így a munkatársaidnak nem kell olvasni a sorok között vagy a második találgatás között, amit mondani akarsz. A diplomáciai nyelv tapintatos, tömör és pont. Távolítsa el a felesleges szavakat, gondolatokat vagy ötleteket, amelyek összetéveszthetik az alkalmazottakat, vagy elronthatják az e-maileket. Például, ha a munkavállalók öltözködési szabályainak megsértését e-mailben szeretné kezelni a tanároknak, írja meg: "Kérjük, tekintse át a munkavállalói kézikönyvben szereplő öltözködési előírásokat. Címezze meg az e-mailt az "összes alkalmazottnak", így senki sem kerül kijelölésre.
