Az utolsó oszlopban írtam az új Amazon Kindle eBook olvasót, és azt mondta:
$config[code] not found„Mindannyian aggódva vártuk, hogy a„ papírmentes irodai ”prognózisok valóra váljanak, de ez az ígéret úgy tűnik, hogy egy olyan csalódás, amely sokkal nehezebb, mint valaha.
De talán a papírmentes iroda látható. Igen, hallgattam azokat, akik továbbra is azt mondják, hogy a papírmentes iroda még mindig álom. De azt hiszem, itt a legfontosabb, hogy a papíron megszabadulni, és nem a tökéletességet elérni a végső cél elérésében. A megfelelő adatkezelő rendszer a papír praktikusságát az új információk és technológiák sebességével kombinálhatja.
Mint vállalkozók és kisvállalkozások tulajdonosai, szeretnénk megszüntetni az általunk használt papírmennyiséget, mert egyszerűen túl sok időt (és pénzt) igényel a termeléshez, megszervezéshez és visszanyeréshez. Ezzel csak sok pénzt takaríthat meg a vállalatnál, és segíthet még több pénzben is.
Az információ jelenlegi elterjedésével a t a mai világ gyorsaságán keresztül meg kell adnunk az információinkat magunknak és másoknak.
Vessen egy pillantást a papír és a fájlok kezelésének módjára.
Ha tetszik nekem, annyira merész lenne, hogy azt sugallnám, hogy amit találsz, nem fog boldoggá tenni.
Lehet, hogy a világ leginkább szervezett irodája van, de az az idő, amelyre a nyilvántartás rendszerezésére és a szervezési módszer fenntartására van szükség, a valódi dollárra fordul, ami a K + F-re és a marketingre fordítható.
Alkalmaz egy „cölöpöket”, hogy a dolgokat tiszta halmokban tartsa, hogy pontosan tudja, hol van? Gondolj a fizikai rendetlenségre, amiért ez az oka, valamint a bűntudat, amit úgy érzed, mert mindig úgy érzi, hogy „át kell haladnod” ezeket a cölöpöket - legalábbis biztosan, hogy nem felejtettél el valamit.
Ha a papírfájlok eltemetik az irodát, a „papírmentes” lehet jó megoldás. De pontosan mit jelent az, hogy papírmentes a vállalkozásod? Ez magában foglalja a döntés meghozatalát, és nem visszafordulást. Ez azt jelenti, hogy az összes fájlt beolvasják a számítógépbe, és képezzük a személyzetet a digitális fájlok használatára.
Most azokat a papírokat, amelyeket korábban az egyik társulttól a másikhoz vagy az ügyfelektől az ügyfélhez vagy a perspektíva ügyfeléhez kellett szállítani, bármikor megtekinthetik. Ön cége sok órát és végtelen dollárt takaríthat meg a termelékenység és a hatékonyság terén.
A valóság az, hogy irodája mindig papírt használ. A „papírmentes” kifejezés túl magas ahhoz, hogy elérje. Néhány embernek ki kell nyomtatnia a dolgokat az olvasáshoz. Kinyomtatja a dolgokat, hogy hordozza magával és megmutassa másoknak. Nem minden prezentáció testreszabható a PowerPoint-hoz. Nem fogsz megszabadulni a nyomtatóktól.
De megszabadulni fogsz az iratszekrényektől, vagy legalábbis néhánytól, amikor fájlokat szkennel a számítógépre, és új fájlokat hoz létre a számítógépen, és szükség van a fájlok folyamatos rendezésére.
Itt 4 dolgot kell figyelembe venni, amikor papírmentes:
1. Fájlok szkennelése során elengedhetetlen egy dedikált dokumentumolvasó.
2. Fájlok mentésekor a legjobb és leginkább egyetemesen elfogadott mód PDF formátumban vagy hordozható dokumentumformátumban van. Ez egy stabil formátum, amely megtartja a fájlt pontosan úgy, mintha papírra nézett volna. Lehet olvasni online vagy nyomtatott, kevés helyet foglal el, és könnyen létrehozható az Adobe által elérhető szoftverrel.
3. Ha digitalizálja fájljait, szüksége lesz egy merevlemezre, amely az új „fájlszekrény” és egy jó adatmentési rendszer tárolására szolgál. A technikai szakemberek két hordozható merevlemezzel rendelkeznek. Visszatér a hét minden második napjához, és készítsen biztonsági másolatot egy külső helyszínre, például bankbetétre.
4. Ha nincs számítógépe a helyi hálózaton (LAN), akkor össze kell kötni őket, hogy mindenki hozzáférhessen a fájlokhoz. Vezeték nélküli hálózat létrehozása körülbelül 25-50 dollárt számít fel számítógépenként, plusz 75-100 dollár a „hub” vagy központi router számára négy számítógép számára.
A legtöbb embernek nincs gondja a digitális fájlok megtekintésére és karbantartására. Az Ön és alkalmazottai problémái vannak az új nyilvántartási és információkezelési rendszerhez. Kapjon mindenkit a fedélzeten a fájl protokollok alapján. Hogyan kell a könyvtárakat címkézni? Hogyan kell nevezni a fájlokat? Lényeges, hogy mindenki ugyanazt a szabványt használja. Döntse el, hogy mi lesz ezek, és mindenki számára kinyomtathatja a másolatokat. Készítsen másolatot a vállalati hálózaton.
A papírmentesítés a választás kérdése: ez egy tudatos életmód és a munka stílus döntése. Az egyik, amely teljes mértékben elkötelezett, növelheti a termelékenységet, a hatékonyságot és a hatékonyságot, valamint csökkentheti a hulladékok mennyiségét, amit mindannyiunk termel.
Meghozta a döntést, hogy papírmentes legyen?
* * * * *
