Van egy író projekt előtted… és egy üres papírlapot. Hideg verejtékben úgy gondolja, hogy könnyebben lehet bérelni egy szövegírót (végül is nem írta be a vállalkozást). Gondolj újra. Öt egyszerű lépéssel és néhány gyakorlattal a saját szövegírója lehet, és újrabefektetheti a pénzt, amelyet a külső segítségre fordított volna.
Miért fontos az üzleti írás
Az okok írása, vagy bármilyen üzleti kommunikáció fontos, ugyanaz az ok, amiért vállalkozunk: pozitív üzleti eredményeket hozunk létre. A hatékony üzleti írás sok szempontból elősegítheti a pozitív üzleti eredményeket, többek között:
- Értékteremtés az érdekeltek számára
- Segítségnyújtás az érdekeltek vállalati stratégiák és célok összehangolásához
- Lehetővé teszi az író számára, hogy folytassa a tanulást
Az alábbi írási javaslatok javítani fogják, hogy bármilyen hosszúságban írjon-e egy informális e-mailtől a teljes üzleti javaslatig. (Az egyetlen dolog, ami változik, az az írásidőre eltöltött idő.)
1. lépés: Ismerje meg a közönséget.
Felfelé, lefelé vagy oldalra kommunikál? A közönség belső vagy külső szereplője? Ezek a közönséggel kapcsolatos legalapvetőbb kérdések. Ha abbahagyja itt a vizsgálatot, akkor valószínűleg nem rendelkezik elegendő információval ahhoz, hogy tovább menjen az írás során.
Ismerje meg olvasóját bármilyen módon. Ha ez egy adott személy, van-e olyan asszisztense, amely valamilyen betekintést adhat? Talán a személy közvetlen jelentései adhatnak néhány mutatót? Van-e olyan személy profilja, amely segít meghatározni érdekeiket és kommunikációs stílusukat? Ha eladja vagy kommunikálja a parancsnoki láncot, az ezekre a kérdésekre adott válaszok meghatározóak lehetnek annak, hogy a közönség elolvassa-e és cselekszik-e az Ön írásában.
Vegyünk egy pillanatot az olvasó preferált kommunikációs stílusának megfontolására. Gondolj bele, hogyan kommunikálnak veled és másokkal. Szeretnék, ha „eljutnának a ponthoz”, vagy elkezdenek megkérdezni, hogy a család hogyan működik? Az amerikai írott kommunikáció uralkodó bölcsessége, hogy egyenesen a ponthoz jut; azonban; sok üzleti szakember először szeretne kapcsolatot létesíteni, és nem fogják elolvasni az e-mailt, ha úgy érzik, hogy leértékelődik a kommunikáció, amely ugrik az üzleti jogra. A közönség megismerése azt jelenti, hogy tudjuk, hol helyezzük el a fő pontot: az elején vagy a végén.
A legfontosabb dolog, amire emlékszem, amikor a közönségedet figyelembe vesszük, hogy tudja, mit érdekel. Semmi baj nincs azzal a kérdéssel, hogy „Mi van benne nekem?” Ha nem kéred az olvasó nevében, az üzeneted figyelmen kívül maradhat.
2. lépés: Döntse el a kommunikációs csatornát.
Miután ismeri a közönséget, tájékozott döntést hozhat a használt csatornáról. A csatornák vagy a kommunikációs módok belső vagy külső, formális vagy informálisak lehetnek. Ismét ez csak az első lépés. Fontolja meg, hogy az olvasó továbbadja-e az Ön adatait. Ha igen, kinek fogja átadni? Ezek a kérdések segítenek eldönteni, hogy szükség van-e brosúrára, levélre, emlékeztetőre, e-mailre vagy más üzleti formára.
Egy példa: Írni fogunk felügyelőnknek, hogy meggyőzze őt, hogy új politikát kell bevezetni a fizetett szabadidő kérésére. Mivel ez egy formálisabb, belső kérés, memo formátumot fogunk használni. A feljegyzés oly módon lesz írva, hogy a felügyelő a vitaindítóhoz fordulhasson.
3. lépés: A kívánt művelet kiigazítása.
Az üzleti írásban tartott workshopok során a résztvevők gyakran megértik a közönséget és a kommunikációs csatornát, de abban a pontban, ahol meg kell határozniuk az általános céljukat, azt gondolják: „Azt akarom, hogy olvassák el.” Ez a cél nem felel meg az üzleti célnak írás - a viselkedés megváltoztatása. Az olvasó által kívántnak való verbalizálás konkrét cselekvést ösztönöz. Szeretné, ha az olvasó új politikát követne? Szeretné, hogy bemutatásra vagy próbaverzióra hívjanak fel? Javasol egy változtatást, vagy kérést, amely azonnali cselekvést igényel?
Ha nem tisztázott az ideális eredménnyel kapcsolatban, az olvasó is tisztázatlan lesz - és kevésbé valószínű, hogy cselekszik. A flip oldalán, ha világos elképzelése van arról, hogy mi a kommunikáció célja, nagyobb valószínűséggel meggyőzi az olvasóját, hogy cselekedjen. Az idő az üzleti írás lényege. Csak egy pillanat van, hogy hagyja, hogy a közönség tudja, hogy mit kell mondanod, értékes és akcióra van szüksége.
4. lépés: Gondolj úgy, mint egy riporter.
Mint egy riporter, válaszoljon az „Öt W-re” - ki, mi, hol, mikor, miért (és hogyan). Ne feledje, hogy az üzleti írás világosabb, amikor a pontig van. Ne adjon történetet és „érdekes” háttéradatokat, kivéve, ha közvetlenül kapcsolódik az olvasóhoz.
Ha van olyan olvasója, aki nagyon részletesen szeret, tekintse meg az alábbi kérdéseket az írásban:
- Miért gondoskodik az olvasó?
- Hogyan járul hozzá az olvasó?
- Mit kell tennie az olvasónak?
- Mikor kell ezt megtenni?
- Mi történik, ha az olvasó lépéseket tesz?
- Mi történik, ha az olvasó nem cselekszik?
- Ki mást fog hasznot hozni? Miért?
- Hol érhető el az olvasó további információkért?
5. lépés: Zárja be az eladást.
Kérje az értékesítést az üzleti kommunikáció végén. Kérje meg az olvasótól az elvárható akciót és az elvárást. Ez a „záró” technika, amely a leghatékonyabb az amerikai közönség számára. Ha egy nemzetközi közönséghez írunk, különböző lépések történnek; azonban egy kényszerítő véget biztosítva erősítheti a kommunikációt.
Vessünk egy pillantást egy példára, amely az írási folyamat mind az öt lépését használja.
Címzett: Evan Datta Feladó: Soma Jurgensen, x555 Dátum: 2010. december 29.
Re: A fizetett szabadidő (PTO) kérések hatékonyságának növelése Egy nemrégiben megrendezett munkatársak találkozóján elkötelezte magát a folyamatok hatékonyságának javítása érdekében, annak érdekében, hogy prioritást adjunk az időnknek, és jobban fedezzük fel a munka és a magánélet egyensúlyát mint szervezetet. A gondolkodó ötleted abban a napon inspiráltak, hogy egy saját ötletemet ajánljam. Kérjük, vegye figyelembe ezt a feljegyzést olyan folyamatkérésként, amely cégünknek számtalan órát veszít a hatékonyság és az átdolgozás. Ezzel a változtatási kéréssel felfegyverkezve újabb taktikát adhat hozzá, hogy elnyerje stratégiáját, amely a folyamatok egyszerűsítésével összpontosít az emberekre. A jelenlegi politika az, hogy a munkavállalók e-mailben küldjék el a PTO felügyelőjét. A felügyelő ezt követően megvizsgálja, hogy hány napot töltött ki és tölti ki a munkavállaló a munkavállaló számára, hogy kitöltse és aláírja a kérelmet. Mivel cégünk a tavalyi szerkezetátalakítás során megnövelte az egyes menedzsereknek jelentkező alkalmazottak számát, a vezetők időigénye a PTO kérésekre exponenciálisan nőtt. Csak egy asszisztenssel a HR igazgatót az egyes alkalmazottak PTO eredményszemléletű kéréseivel elárasztják. Az eredmény jelentős időt tölt a kutatások és a kérések kielégítésére, ami számos hibát is eredményezett. A vállalati intranet használatával a formák terjesztésére és a HRIS rendszer testreszabására a munkavállalói bejelentkezéssel, a kutatás és az űrlapok nagy részét a munkavállalók végezhetik. Az új rendszer a következőképpen működik: Az eljárási változtatás elfogadása időt szerez a munkavállalók, a vezetők és a HR számára. A megtakarított időt személyes kapcsolattartásban tölthetjük el azokkal a munkavállalókkal, akiknek több mint rutin kérdése van, javítva a HR szolgáltatásait. A jelenlegi politika folytatása elveszíti az időt és az erőforrásokat. A jelenlegi politikával kapcsolatos csalódásokkal kapcsolatos további információkért a HR-asszisztens és én az első év után találkozhatunk. A HR igazgatóval való találkozón rendelkezésre állnak azok a konkrét részletek, amelyek támogatják ezt a változást. Ez az új folyamat hat hónapon belül megvalósítható, lehetővé téve a vállalat számára, hogy előnyben részesítse ezt a naptári évet (2011), és gyorsan kiemelje stratégiáját az emberekre összpontosítva a politika egyszerűsítésével. Az első évtől számított egy héten belül kapcsolatba lépek veled, hogy tovább megbeszéljük ezt a lehetőséget. Ha időközben kérdése van, kérjük, lépjen kapcsolatba velem a bővítmény fejlécében. Tisztelettel, XXXX
Zárszó Emlékezz erre - akár öt másodpercre is szentelheted a gondolataid megszervezését az öt lépcsős folyamat segítségével, a tartalomtól függetlenül javíthatod munkádat. Mindegyik kölcsönösen átfogó lépés után lehetővé teszi, hogy az üzleti író megkönnyítse az erős kommunikációt, amely pozitív eredményekkel rendelkezik az Ön vállalkozásának.
