A nyilvántartás számos üzleti típus alapvető részét képezi ma. Függetlenül attól, hogy egy orvosi rendelőben, egyetemben, jogi cégben vagy más intézményben dolgozol, az ilyen vállalkozások működtetését biztosító formák kezelése önmagában gyakran teljes munkaidőben áll. Időnként a szervezet által generált papírmunka mennyisége túlnyomónak tűnik. A rekordkezeléssel kapcsolatos gyakori problémákat enyhíthetjük azzal, hogy rendelkeznek olyan rendszerekkel, amelyekkel kezelni lehet őket.
$config[code] not foundElveszett rekordok
Az elveszett rekordok a vállalkozások számára jelentkező kisebb kényelmetlenségektől egészen a hónapokig vagy akár évekig tartó óriási problémát jelenthetnek. Például, ha az ügyfelek rendszeresen kérnek dokumentumokat a cégtől, és nem tudják időben átadni őket (vagy egyáltalán), akkor a jövőben kockázatot vállal a vállalkozásuk elvesztésére. Ha a jogi ügyben fontos rekordok szükségesek, mint például a társaság védelme a peres eljárás ellen, a megfelelő dokumentumok nem nyújtanak hatalmas pénzösszegeket, vagy akár a vállalkozás teljes felbontását is jelenthetik. Az egyik módja annak, hogy elkerüljék a nyilvántartások elvesztését, hogy részletes szervezeti és tárolási folyamat legyen.
Felvételi szervezet
A helyes fájlszervezés a jó adatkezelés egyik sarokköve. Jellemzően a vállalatok évenként rendezik a fájlokat, majd az ügyfél neve szerint ábécé szerint. A cég nyilvántartásainak kemény másolatai mellett az elektronikus tároló is életképes megoldás, amely időt és időt takarít meg, amit a vállalkozás más célra is felhasználhat. Azonban, még akkor is, ha az értékes fájlok nagy részét elmenti a szervezet számítógépein, a merevlemezek helyet foglalnak el a rekordtárolásban és a szervezetben. Az eredeti dokumentumokat, például a közjegyző által hitelesített aláírásokkal rendelkező dokumentumokat gyakran meg kell őrizni néhány évig, vagy néha határozatlan időre.
A nap videója
Az Ön számára a Sapling által elhozták Önöket a Sapling általRögzítés tárolása
Attól függően, hogy milyen üzleti tevékenységet folytat, és hogy mennyi ideig működött a vállalat, akkor az Ön által megőrzött formanyomtatványok számára meglehetősen elfogyott a hely. Ennek a problémának egy lehetséges megoldása nem az idegen nyilvántartások megtartása. Fontolja meg, hogy mennyi időre van szüksége a vállalkozásnak ezekre a formákra. Szövetségi adózási szempontból a dokumentumok többsége a belső bevételi szolgálat (IRS) által meghatározott idő elteltével, a bejelentett típustól függően (lásd az Erőforrások részt). Különböző vállalkozások, mint például jogi és orvosi hivatalok, kötelesek az ügyféladatokat csak meghatározott számú évig megőrizni, attól függően, hogy mikor működnek. Egy másik megoldás, hogy a nyilvántartásokat külön létesítményben, például bérleti tárolóegységben tároljuk. Ilyen módon nem vesznek el értékes helyet a vállalkozás telephelyein, amelyet a szervezet futtatásához használhatnának. Ne feledje azonban, hogy az ilyen egységek költségesek lehetnek a tárolni kívánt rekordok számától függően.
