Az e-mail lehet gyors és hatékony módja a munkatársakkal való kapcsolattartásnak, de a helytelen használat nem csak szakszerűtlen, költséges lehet a munkája. Néhány tipp segít a professzionális e-mail etikett fenntartásában.
Kezdje az e-mail cím megadását a címzettnek a megfelelő címmel, azaz dr. Mrs. Miss úrral. A formalitás hiánya a leggyakoribb hiba. A kommunikációs közegtől függetlenül bizonyos etikett elengedhetetlen. Ha a címzettet személyesen a hivatalos címükkel kívánja megcímezni, akkor ezt tegye meg e-mailben is.
$config[code] not foundHa az e-mailt több címzettnek kézbesítik, akkor helyettesítheti a Kedves Uraim, Hölgyeim, Uraim, (Vállalat neve) személyzetét stb.
Ugrás egy sort, és adja meg a tartalmát - az információs nyilatkozatot, amellyel a cikk foglalkozik. Ez soha nem tartalmazhat szlenget, nyájasságot, meztelenséget, szarkazmust, vicceket, egyén romlását, vagy bármilyen más információt, amely senki számára sértőnek tekinthető.
Tartsa az üzenetet közvetlenül és pontosan. Alapozza tényekre, nem érzelmekre.
Soha ne felejtsük el, hogy az e-maileket könnyen továbbíthatja. Még ha a címzettek nem továbbítják az e-mailt, néhány vállalat figyelemmel kíséri az e-mail levelezést a számítógép felhasználójának. Továbbá, ha valamilyen nyomtatásban van, akár elektronikusan, akár más módon, nem meghatározott időtartamra hivatkozhat. A barátságos fogadó ma holnap ellenséges lehet.
Ugrás egy sort és zárja be a megfelelő aláírást. Ennek tartalmaznia kell a teljes nevét, cégnevét, osztályát, ha van ilyen, a cég címét és a telefonos információkat.
Példa:
Üdvözlettel;
John Smith, szerkesztő ABC Entertainment 123 Main Street, Suite 280 Los Angeles, CA 92567 Telefon: (213) 456-7485 Cell: (213) 654-8768
A témakörben adja meg az e-mailt megfelelő módon, hogy könnyen azonosítható legyen.
Mindig helyesírás-ellenőrzés! A helyesírási hibák rosszul tükrözik a szerzőt.
Lektorált. Ezután hagyja, hogy 20 percig üljön, vagy amennyire csak lehetséges, és újra kiigazítsa. Ha egy fontos pontot vagy kérdést kezelünk, a címzetteknek történő elküldés előtt egy másik egyéni kiigazítást kell végezni.
Nagyon könnyű megütni a küldési gombot, de a kérést ellenőrizni kell, mivel az e-mail elküldése után nem lehet hibákat kijavítani.
Ne használjon hangulatjeleket, olyan aranyos, mint amilyennek látszik.
Ne használjon túl sok színt. Próbálja meg, hogy a színek e-mailenként két maximumot kapjanak.
Mindig a BCC (Blind Carbon Copy), így a levelezés másolatai is vannak, még akkor is, ha az e-mail program automatikusan elküldi a küldött e-mailek másolatát.
Hamarosan megszokta a formalitást. A címzettek értékelni fogják a szakmaiságot, és segíthetnek elkerülni a potenciálisan káros hibákat.
