A költségtérítési csalás nagyon költséges lehet a kisvállalkozások számára. A Chrome River Technologies egy nemrégiben készült tanulmánya azt mutatja, hogy az amerikai vállalatoknak évente 1,9 milliárd dollárba kerülhetnek.
Ez körülbelül 35 000 dollár vállalkozásonként. A Small Business Trends beszélt Anne Becknellel, a Chrome River Technologies ügyfelek sikerének alelnöke arról, hogy mit kell tudni a kisvállalkozásoknak.
$config[code] not foundMint a neve is sugallja, a költségtérítési csalás olyan bűncselekmény, amely akkor következik be, amikor a munkavállaló követelést nyújt a hamis üzleti költségek megtérítésére.
Hogyan kerüljük el a költségtérítést?
Használjon frissített technológiát
A kiadási jelentések kezelése és ellenőrzése a modern technológiának hatékonynak kell lennie. A manuális költségjelentések használata volt az első számú kérdés a felmérésben.
„Elképesztő, hogy hány kis- és középvállalkozás használja még a gyertyafényes és zsírkréta-módszert” - mondja Becknell. „Még mindig papíron vagy excel táblázatokkal csinálják, és e-mailben elküldik a cég körül.”
Ezeknek az elavult rendszernek a problémája az, hogy nem lehet nyomon követni és látni a riasztásokat elindító trendeket. Az olyan automatizálást segítő technológiák, mint az automatizált analitika, segítenek megtalálni a hotspotokat, mint az ugyanazon nyugtát, amelyet több alkalommal nyújtottak be.
Becknell szerint az automatizálás felére csökkenti a költségtérítési csalást.
Ismerje meg a férfiak csalását
A költségtérítési csalás nem olyan terület, ahol a nemek közötti egyenlőség van. Valójában a jelentés szerint a férfiak több mint kétszer akkora valószínűséggel követték el a bűncselekményt, mint a női társaik. Nem csak, hogy több mint négyszer nagyobb valószínűséggel adtak hozzá legalább 1000 dollárt a költségeikhez.
Ismerje meg a fiatalabb munkavállalókat, hogy többet kövessenek ezekről a bűncselekményekről
Valójában a költségtérítési csalások közel 83% -át 25 és 44 év közötti alkalmazottak követték el.
Végezze el a hivatalos írott politikát
Nemcsak egy írásos politika fontos, hanem a kisvállalkozásoknak is eljárniuk kell ahhoz, hogy átmenjenek, ami azt mondja, hogy a vezetői alkalmazottak feldolgozzák, amit tudniuk kell. A Becknell azt javasolja, hogy az alkalmazottak aláírják a dokumentumot, hogy segítsenek nekik a politika tulajdonjogában.
„Amikor aláírsz valamit, van egy érzelmi kötődés” - mondja.
Tartalmazza a magas szintű szabályokat
A házirendnek nem kell túlságosan részletesnek lennie, de meg kell határoznia a költségkiadások határait. Például, miközben nem kell kitöltenie azt a pontos összeget, amelyet egy taxi útra költhet, meg kell mondania az alkalmazottaknak, hogy elfogadható-e az üzleti vagy az autóbusz-osztály.
Az egyszerűségnek az itt használt referenciaértékeknek kell lennie.
Ne bonyolítsa a folyamatot
A könyvelők gyakran látják a lehetőséget, hogy mélyrehatóan belefúrják a vállalat költségeit, amikor automatizálják a folyamatot. Az eredmény olyan költségjelentés, amely bonyolult és hajlamos a gumibélyegzésre, anélkül, hogy megfelelően megvizsgálná.
Ezért fontos, hogy vessen egy pillantást arra, hogy hányszor és miért haladnak a költségjelentések személyről a másikra. A kisvállalkozásoknak meg kell keresniük a folyamat e részének egyszerűsítését.
Figyeljen a személyes kiadásokra
Az egyik legnagyobb költségcsökkentési követelés az üzleti költségeket helyettesíti. Az egyik ajándék itt a hétvégi étkezésekre vonatkozó igények, amikor a munkavállalót nem tervezik utazni.
Vigyázz az extravagáns költségekre
Azok, akik elismerték, hogy csalnak a Chrome River Technology-ban, több mint egyharmada $ 100 és 499 dollár közötti összeget jelentett. A módosított összegek piros zászlók, amelyeket meg kell keresni. Például egy olyan bevallás, amely úgy néz ki, mintha két különböző típusú tintát használt volna, általában halott ajándék.
A jóváhagyók jóváhagyása
„Ezeket a bevételeket érdemes jóváhagyni, és a jóváhagyók képzését is elvégezni” - mondja Becknell. Hozzáteszi, hogy fontos, hogy megértsék, mit kell keresniük, és hogy felelősséget vállalnak a csalárd követelések elkapásáért.
A vállalati hitelkártyák használata proaktív lépésként
Bárhol is lehetséges, a vállalati hitelkártyák használata megakadályozza a csalárd követeléseket. Ezek kiváló módja annak, hogy rögzítsük a fontos információkat, például a tranzakció dátumát és összegét.
Fénykép a Shutterstock-on keresztül
