A projektmenedzsment szent grálja: időt és pénzt takarít meg, miközben egy nagyszerű, kiváló minőségű projekt jön létre. Cél, hogy minden vállalat elérje, de sokan ezt sok okból nem teszik meg. Akárcsak az erőforrások hiánya, a költségvetés hiánya vagy a tudás hiánya, a vállalatok túlságosan gyakran lehetővé teszik, hogy a projektek teljes mértékben spirálban maradjanak a hatókörben, a költségvetésben vagy a sok más módon, amely a projektek gyakran elhagyják a síneket.
$config[code] not foundTehát, hogy milyen gyakori az ellenőrzésen kívüli projektek problémája, és ami még fontosabb, mi a legfontosabb annak megakadályozására?
Hogyan válik egy projekt Albatrosz
Néhány évvel ezelőtt az Európai Szolgáltatási Stratégiai Egység tanulmányt készített, hogy meghatározza, hogy hány projekt ment át a költségvetésen, és hogy milyen költségekkel jár a vállalatok számára hosszú távon. Eredményeik extrémebbek voltak, mint az előrejelzések:
- A szerződések összértéke - 47,65 milliárd dollár.
- A költségtúllépés 14,54 milliárd dollárt tett ki.
- Az összes szerződés 57% -a (105) költséges túllépést tapasztalt.
- A szerződések 33% -a (105) jelentős késedelmet szenvedett.
- Az összes szerződés 30% -a (105) megszűnt.
A Harvard Business Review által közzétett hasonló tanulmány, amely összesen 1 471 IT projektet elemez, megállapította, hogy az átlagos túllépés 27% volt. Bár ez önmagában is jelentős, a tanulmány megállapította, hogy a hat projekt egyike átlagban 200% -kal túllépte költségvetését, és közel 70% -kal túllépte a menetrendjét.
Mi volt az oka ezeknek a problémáknak? A HBR vizsgálat számos tényezőt talált. De sokan közülük a rossz tervezéshez és az információhiányhoz vezettek. Néhány vállalat súlyosan alábecsülte az adott projekt költségeit és idejét. Mások megvásárolták saját marketing hype-jüket, túlzottan egyszerűsítve azt, ami részt vett és túlértékelte a saját képességeit.
A boldog médium megtalálása
Magától értetődik, hogy a megfelelő projekttervezés elengedhetetlen. De pontosan mit jelent ez?
Míg a nagyszerű célok jónak tűnhetnek a pályázati szakaszban, a projekt élete során pusztítóak lehetnek. Minél nagyobb és hosszabb a projekt, annál több hely van a túlságosan magasztos célok kihagyására, és a projekt meghaladja a költségvetési és időbeli korlátait.
De még a legjobb tervezéssel is előfordulhat előre nem látható dolgok. Ez bármi lehet a kliens által kért változásoktól az előre nem látható változásokhoz a piacon, amelyhez ki kell igazítani.
A túlterhelt projektköltségek csökkentésének és a rossz költségvetési tervezésnek az egyik legjobb módja az, hogy egyszerűen a projektek szerinti költségeket és a költségeket nyomon követik az érintett alkalmazottak számára. Ily módon a projektmenedzserek pontosabb becslést kapnak a projekt hatóköréről, és arról, hogy mi kerül az időre a projektre és a projekt tényleges kiadásaira. A nyomon követési idő azt is feltárhatja, hogy az alkalmazottaknak szükségük van egy kis irányításra, vagy arra, hogy pontosan befejezzék a projektet a készséggel.
A projekt gyakrabban, mint a későbbiekben felülmúlta a célkitűzéseit. Sajnos sok projektvezető vakon követte az ismertetett kurzust, és nagyon kevés elemzést végez annak biztosítására, hogy a közbenső célok a költségvetési és ütemezési célokkal párosuljanak. Ha a projekt céljai 10% -át érte el, de a költségvetés 15% -át elfogyasztotta, nincs ok azt hinni, hogy a trend változatlan lesz, és nem lép be a módosításokba. A kiigazítások nélkül elvárható, hogy a munka 20% -ánál a projekt 30% -át fogja elfogyasztani és így tovább. Ezen arány mellett a projekt elvégzésének időpontjában a kiosztott költségvetés 150% -át fogja fizetni.
Néhány iránymutatás, amit figyelembe kell venni
Minden projekt esetében kritikus fontosságú, hogy mérföldköveket alakítsunk ki az elért előrehaladás értékeléséhez, és megnézzük, hogy ez a fejlődés hogyan illeszkedik a projekt paramétereihez és céljaihoz. Minél hamarabb ez történik, minél hamarabb felderülnek a lehetséges problémák, és ki lehet igazítani a projekt célpontját.
Ne felejtsük el, hogy rendszeres kommunikációban maradjanak a munkatársakkal a projektben, ha szükségük van egy kis tisztázásra a mérföldkövekben is. Ez nemcsak a projektet követi, hanem a kohézióhoz is hozzájárul.
A jó tervezés és gondos követés révén a vállalat elkerülheti a szerencsétlen statisztikát, és elérheti a célt, hogy időt és pénzt takarítson meg, miközben minőségi terméket vagy szolgáltatást nyújt.
Találkozó fotó a Shutterstock-on keresztül
2 Megjegyzések ▼
