Ezek a rendszerek azonban általában azt állítják, hogy „megakadályozzák és elfelejtik” az ilyen típusú ügyleteket. Ez félrevezető lehet, és irreális elvárásokat, valamint hibás végrehajtási stratégiákat eredményezhet.
Szerencsére az automatizálási rendszerekből nagy értéket érhetünk el, mindaddig, amíg megértjük mind az előnyöket, mind a korlátokat.
Fontos megérteni, hogy mely folyamatokat lehet megbízhatóan automatizálni a vállalatnál. Ezek közé tartozhatnak a bérszámfejtés, a számlázás, a költségelszámolás, az informatikai infrastruktúra felügyelete, az internethez kapcsolódó marketing, a kilátások és az ügyfelek megbízhatóságának kezelése, a versenyképes hírszerzés ellenőrzése és sok más. A trükk az, hogy meghatározzuk, mely folyamatok, ha automatizáltak, a legnagyobb értéket képviselik különösen a vállalat számára.
Az érték meghatározásának egyik módja a munkavállalói idő gondos nyomon követése annak megállapítására, hogy az alkalmazottak nagy mennyiségű időt töltenek-e olyan eljárásokra, amelyek könnyen automatizálhatók. Ilyen esetekben az automatizált rendszer bevezetése gyakran magas befektetési hozamot biztosít az unalmas tevékenységekre fordított idő csökkentésével, miközben az alkalmazottak szabadon engednek más feladatok elvégzésére.
Az automatizálási követelményeknek megfelelő speciális szoftverek kiválasztása és végrehajtása túlságosan széles témakör, amely teljes egészében lefedi (ez az, ahol a tanácsadók pénzt hoznak létre).
Azonban, miután meghatároztuk, mely üzleti folyamatok sikeresen automatizálhatók, van néhány automatizálási szoftver univerzális legjobb gyakorlat, amire emlékszem:
Integrációs funkciók
Győződjön meg róla, hogy az integrációs funkcionalitás a választott rendszeren belül van. A modern üzleti programoknak kommunikálniuk kell egymással, hogy az adatok összegyűjtésére, letöltésére és manipulálására alkalmasak legyenek.
Ha egy program sok saját protokollt használ, akkor keressen máshol olyan szoftvert, amely másokkal jól fog játszani.
Hosszú élet
Az automatizálási programok kiválasztásánál figyelembe kell venni a hosszú élettartamot. Az üzleti környezetben új és viszonylag bizonyítatlan niche programok kockázatosak, mert nem tarthatnak sokáig. Ezért, még akkor is, ha a program a reklámozott módon működik, akkor megakadhat, ha frissítésre van szükség, és az üzleti életben van.
A kulcsfontosságú üzleti folyamatok automatizálásakor bölcs dolog kiválasztani a minőségi teszteket, amelyek ellenálltak az idő próbájának. A kisvállalkozások gyakran keresik a Quickbooks-ot, az ADP-t és még a Microsoft Dynamics GP-t is, hogy biztosítsák az automatizálási infrastruktúra alapját. Bár ezek nem felelnek meg mindenki igényeinek tökéletesen, mindkettő érdemel gondot.
Monitor és frissítés
Végül ne feledje, hogy még a legfejlettebb automatizálási rendszerek sem maradhatnak rendszeres felügyelet és frissítések nélkül. Általánosságban elmondható, hogy a programokat naponta ellenőrizni kell a megfelelő működés biztosítása érdekében, hogy bármilyen probléma gyorsan javítható legyen.
Ha a választott szoftverprogram karbantartási szerződést kínál, akkor bölcsen fektesse be. Az automatizálási rendszereket évente legalább kétszer újra kell értékelni vagy frissíteni. Néha a karbantartási szerződés magában foglalja az automatikus szoftverfrissítéseket is, ami nagyon értékes előny.
A szoftver gyorsan változik, és rendszeres karbantartást igényel a napi folyamatokhoz való zökkenőmentes integráció biztosítása érdekében. Ha a szoftver frissítése után is elmarad, vagy problémákat okoz, akkor feltétlenül fontolja meg a csere keresését. Az új automatizálási program végrehajtásának kellemetlenségét gyakran enyhíti a megnövekedett funkcionalitás.
Az automatizálási programok jelentősen befolyásolhatják a vállalat alapvonalát, de fontos, hogy ne kerüljön túlzottan optimista. Az Ön autója nem vezet a munkába, és a tűzhely önmagában nem főz. Csak az emberek működhetnek. Amikor a szoftvert amok futtatására hagyják, a rossz dolgok történnek.
Fókuszáljon egy szilárd megvalósítási és karbantartási stratégia létrehozására, és egyszerűsítheti a folyamatokat, miközben növeli nyereségét.
Könnyű út, kemény út fotó a Shutterstock-on keresztül
3 Megjegyzések ▼
