A konferencia koordinátorai, vagy az értekezlet-tervezők általában részt vesznek a konferencia minden aspektusában, a kezdeti szerződések megkötésétől a tisztításig az esemény utolsó napján. Között van egy sor olyan feladat, amire számíthatsz. 2014 óta jelentős lehetőségek állnak rendelkezésre a területen, amelyek várhatóan legalább 2024-ig tartanak, mivel a Munkaügyi Statisztikai Hivatal előrejelzése szerint a konferencia-koordinátorok foglalkoztatásának növekedése körülbelül 10 százalék.
$config[code] not foundPre-Tervezés
Koordinátorként az Ön felelőssége annak biztosítása, hogy az ügyfelei által megkövetelt összes adat írásban szerepeljen a szerződésben, mielőtt elkezdené felkészülni a konferenciára. Találkozni fogsz a szervezet vezetésével, hogy a konferencia részleteiben megtudja, hogy hányan várják a látogatókat, milyen ételeket és snackeket igényelnek, ki a célközönség, milyen célt szolgál a konferencia és milyen költségvetés korlátozások, amelyekre az ügyfél nem rendelkezik. Ezenkívül tárgyalásokat kell folytatnia a gyártókkal, a létesítményekkel és más szolgáltatókkal, és le kell írnia az esemény teljes költségét. Általában olyan költségvetése lesz, amelyen belül dolgoznia kell.
Az esemény megszervezése
Miután véglegesítette az esemény minden részletét, és ki fogja biztosítani a szolgáltatásokat, akkor ezekért az információkért felelősséggel tartozik a zökkenőmentes működés. Meg kell kitalálni, hogy a különböző hangsugárzók milyen helyiségeket fognak használni attól függően, hogy mennyire népszerű a műhely, és hány vendég várható a bankjegyek megvásárlására. Ügyfeleivel Ön felelős a menü, az asztali elrendezések és a szórakozás kiválasztásáért, valamint a mikrofonok és a hangszórók audiovizuális igényeinek kialakításáért. Ha a résztvevők olyan szállodában tartózkodnak, ahol nem a konferencia, akkor lehet, hogy gondoskodnia kell a közlekedésről. A rendezvény idejére minden szolgáltatáshoz részletes ütemtervet és névjegylistát kellett létrehoznia.
A nap videója
Az Ön számára a Sapling által elhozták Önöket a Sapling általMonitor esemény
A konferencia folyamán várhatóan felhívni fogja magát, hogy gondoskodjon az utolsó pillanatban benyújtott kérésekről, és gondoskodjon arról, hogy a szállítók ott legyenek. Az első nap elején meglátogatja a létesítményt, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a kiállítási standok megfelelően vannak-e kialakítva, hogy a szálloda készen áll-e a vendégek megérkezésére, és hogy a jelzések megfelelőek. Ön hordozható rádiót hordozhat, vagy készen áll a mobiltelefonjára, hogy azonnal reagáljon az ügyfél kérésére. Amellett, hogy figyelemmel kíséri a konferencia előrehaladását, miközben a folyamat folyik, az elsődleges feladata a problémák elhárítása és megoldása.
Követés
A hatékony konferencia-koordinátor nyomon követi az ügyfeleket, hogy megtudja, hogy az esemény sikeres volt-e. A rendezvény után azonnal meg kell gyűjtenie a fizetést, és fizetnie kell a szállítóknak. Készítsen felmérést a résztvevők számára, hogy töltse ki az eseményt, és ossza meg az eredményeket az ügyféllel. Találkozzon a konferencia vezető szervezőivel a visszajelzésért. Mivel számos konferencia-koordinátor is részt vesz a szolgáltatásainak értékesítésében, úgy vélheti, hogy kérje a következő ülés vagy konferencia összehangolásának munkáját, amikor ezt a nyomon követést elvégzi.
