Az üzleti világban a rutin üzleti levelek a vállalatok, az ügyfelek és a szállítók közötti alapvető kommunikációs gyakorlatok részét képezik. Egy üzleti levelet használnak arra, hogy fontos információkat szolgáltassanak a címzettnek a változásokról, frissítésekről vagy hírekről, amelyeket a szervezetnek meg kell osztania. Az üzleti levelek hivatalos dokumentumok, és mint ilyenek, professzionális hangon kell lenniük. A formázási szabványok is érvényesek annak biztosítására, hogy az üzleti levelek konzisztensek és professzionális megjelenésűek legyenek.
$config[code] not foundNyissa meg az írási alkalmazást a számítógépen. A rutin üzleti leveleket be kell írni, nem kézzel írva. Hozzon létre egy üres dokumentumot, és mentse el a számítógép fájljaiba.
Helyezzen lefelé körülbelül hat területet az oldal tetejéről. A levél tetejére a cég levélpapírjait szeretné hagyni, ami a levél nyomtatására szolgál. Írja be a dátumot az oldal bal oldalán. Írja be a dátumot, például a "2011. szeptember 16." helyett a "9/16/11" helyett.
Mozgassa le a két helyet a dátumtól. Írja be a címzett nevét, majd a szakmai címét. Például, ha a cég vezérigazgatójához intézett levelet írja, írná: "John Smith, vezérigazgató." Ugrás egy sort, és írja be a címzett szervezetének nevét. Ugrás egy másik sort, és adja meg a teljes címet, ahová a levelet elküldjük.
Írja be az üdvözlés két helyet a belső címből. A rutinszerű üzleti levél esetében a megfelelő üdvözlet a "Kedves Mr. Smith", amelyet egy kettőspont követ.Mindig tartalmaznia kell egy személyes címet, például "Dr.", "Ms." és "Mr.", kivéve, ha nem ismeri a címzett nemét. Ha bizonytalan a címzett nemében, tartsa semlegesnek a személyi cím megszüntetésével és a teljes név használatával az üdvözlésben, így "Kedves Chris Smith."
Ugrás egy sort, és kezdje el a levél testét. Formázza meg a testet egy baloldali igazolással, blokkolja a beállítást úgy, hogy a bekezdések rendben legyenek. Írja be a levél szövegét tömör és professzionális módon. Az elsődleges pontot a kezdetektől kell megfogalmazni. Lehet, hogy ezt írja: "Ez a levél az egyesülésre válaszul …" Kerülje a pelyhek és töltőanyagok hozzáadását a levél testéhez. A címzettek csak azt akarják olvasni, amit tudniuk kell.
Hagyjon egyetlen üres sort a bekezdések között, ha a levél teste hosszabb, mint egy bekezdés.
Zárja be az üzleti levelet, mondván: "Köszönöm", "Cordially" vagy "Üdvözlettel". A zárásnak egy mezőt kell követnie a testrész utolsó sora után. Négy sort hagyjon ki és írja be a nevét. Az üres helyet a levél nyomtatásakor használják a nedves aláíráshoz.
Sorolja fel a csatolásokat. Ugrás egy sort a beírt név után, és írja be a Enclosures-t, majd egy kettőspontot, majd a levél (ek) nevével együtt.
