Az adminisztratív asszisztensek napjai több feladattal vannak ellátva, beleértve az ütemezést, az e-mailek küldését és a projektek kezelését. Ezenkívül néha szükség van arra, hogy üzenetet kapjon a főnöke számára, amikor nem érhető el. Egy nem világos, rosszul írott üzenet megronthatja a főnököt. Ha lenyűgözni akarja, adjon részletes üzenetet, amely összefoglalja a hívás jellegét és a kért választ. Még ha nem is adminisztratív asszisztens vagy, akkor esetenként üzeneteket kell vennie egy olyan főnök számára, aki nem érhető el.
$config[code] not foundA telefonon
Kérdezze meg a hívót, ha üzenetet szeretne hagyni. Ha a válasz "nem", akkor egy pillanatra ösztönözze az üzenetet. Mondja meg neki, hogy a főnöke egész nap üléseken lesz, így a visszahívás nem lehet a legjobb megoldás.
Kérje meg a hívót, hogy adjon meg részletes üzenetet. Néhány hívó válaszol: "Csak hívj vissza." Sajnos a főnöke nem elégedett egy ilyen homályos üzenettel. Ebben az esetben válaszoljon a következőre: "Biztos dolog. Mit tudok neki mondani?"
Kérjen teljes nevet a hívó féltől. Az első nevek zavart okozhatnak a főnöke számára. Egyszerűen kérdezd meg: "Meg tudom-e adni a teljes neved?" az üzenet leállításakor.
Kérje meg a hívó telefonszámát. Bár ez nyilvánvalónak tűnik, könnyen elfelejtheti a számot, amikor a hívás egyéb aspektusaira összpontosít. Ha a hívó fél e-mailben szeretne kapcsolatba lépni, írja le ezt is.
Írja le az összes ilyen információt a papírpapírra vonatkozóan, amikor kérdéseket tesz fel. Írja le a hívás dátumát és időpontját is.
Az üzenet továbbítása
A jegyzeteket egy kis papírlapra rendezheti. Minden üzenetnek csak egy darab papírt kell kitöltenie. Kerüljön egynél több üzenet írását mindegyik lapra.
Jegyezze fel a hívás dátumát és időpontját, majd kövesse a hívó nevét a papír tetején. Ha ő is megadta pozícióját vagy kapcsolatát a főnökével, például könyvelővel vagy beszállítóval, írja ezt itt is.
Összefoglalja a hívás célját egy rövid mondatban. Ezt írja alá a hívó neve alatt. Legyen rövid és konkrét, így a főnöködnek nem kell csodálnia, hogy ez mi a helyzet.
Írja be a hívó telefonszámát az üzenet alján.
Írja be a "URGENT" nagybetűket a jegyzet jobb felső sarkában, ha a hívás nagyon fontos volt. A legtöbb telefonüzenet nem tartozik ebbe a kategóriába. Sürgős üzenetek a családi vészhelyzetekre vagy az üzleti problémákra utalnak, amelyek nagy káros hatást gyakorolhatnak a vállalatra.
Az üzeneteket közvetítse a főnöke, amint elérhető. Amikor minden üzenetet átadja neki, olvassa fel hangosan. Így nincs esély arra, hogy hiányzik egy fontos üzenet.
Tipp
Tudja, mikor kell beszélni. Ha egy üzenet valóban vészhelyzet, különösen a főnök családjával, megszakítja őt, és haladéktalanul mondja el neki. Az életben néhány dolog fontosabb, mint egy üzleti találkozó.
