Az adminisztratív segédeszközök - vagy asszisztensek - úgy is hívják - biztosítják az irodai és logisztikai támogatást, amit egy iroda igénybe vehet, hogy működjön. Az alapvető feladatok a munkaköri leírástól függnek, de általánosságban elmondható, hogy a munkáltatók előnyben részesítik a kiváló kommunikációs készséggel rendelkező számítógépes írástudó jelölteket, a szervezett értelemben vett és a fejlett multitasking képességeket. A vezetők nem mindig állnak rendelkezésre a projekt minden részének felügyeletére, így fontos, hogy függetlenül dolgozzanak.
$config[code] not foundAlapkövetelmények
A kezdeti követelmények a munkától függenek. A belépő szintű pozíciók általában nyitva állnak középiskolát végzettek alapvető irodai, számítógépes és angol nyelvtan készség. Ezeken a tárgyakon a helyi közösségek főiskoláiban és műszaki iskoláiban találhatók. Ezek az intézmények is vonzzák az orvosi és jogi titkársági kérelmezőket, akiknek meg kell tanulniuk az iparágspecifikus zsargont. Sok ideiglenes kiküldetési ügynökség hasonló képzésben részesül; a munkáltatók azonban általában inkább a felsőfokú végzettséggel bírnak a végrehajtó titkársági pozíciókban.
Koordináció és ütemezés
A telefonos üzenetek megválaszolásától az eseménynaptárakig az adminisztratív segítségnyújtók szorosan részt vesznek az irodák minden jelentős szervezeti tevékenységében. A beérkező levelek és faxok megfelelő személyre történő továbbítása a munka részét képezi, valamint a kinevezések és a személyzeti találkozók foglalása. A nagyobb szervezetek, mint például a főiskolák vagy az állami szervek asszisztensei gyakran összekapcsolódnak a főnökeik és a szervezetek különböző szervezeti egységei között.
A nap videója
Az Ön számára a Sapling által elhozták Önöket a Sapling általLevelezés és kommunikáció
A memóriák, jelentések és egyéb irodai dokumentumok szerkesztése és szerkesztése egy másik fontos feladat, amelyet a vezetők adminisztratív segédprogramokhoz rendelnek. A magasabb szintű munkahelyek bonyolultabb feladatokkal rendelkeznek. Például az ügyvezető asszisztensek végezzen kutatásokat és előadásokat és táblázatokat készítsenés az iskolai kerületi segédek elvárható, hogy osztályokat, osztályokat és iskolai kiadványokat készítsenek, szerkessenek és készítsenek - pl. közlemények, kódok, hírlevelek és teljesítményprogramok.
Vevőkapcsolatok
Belátása és jó ítélet az adminisztratív segítségnyújtók lényeges tulajdonságai, akik a munkáltató nyilvános arculataként szolgálnak. Ez a szerep gyakran magában foglalja a kérdések megválaszolását és az elégedetlen ügyfelek segítését. Például egy ingatlankezelő társaság irodájának segítője várhatóan rögzíti a bérlő panaszának részleteit, és segít megoldani a problémáját. Az ilyen helyzetek kezeléséhez az Aides-nak kiváló problémamegoldó és konfliktusmegoldási készségre van szüksége.
Adatkezelés és adatkezelés
Az adminisztratív segítségnyújtó nyilvántartási és adatbázis-kezelési készségei révén fenntartja a szervezet intézményi memóriáját. Egy iskolai körzetben például egy segédprogram koordinálhatja és fenntarthatja a fájlokat és indexeket. Ezzel szemben a lakástulajdonosok szövetsége elvárhatja, hogy az asszisztensek szervezzék és kezeljék az általános levelezést, a számlákat, a kulcsfuttatókat, a csekély készpénzes bevételeket és a munka megrendeléseket, valamint a szervezet belső dokumentumait. A nagyobb szervezeteknél a segédkezelők raktárhelyiségeket vagy vállalati könyvtárakat kezelhetnek.
