Az adminisztratív asszisztensek kulcsszerepet játszanak az üzleti, jogi és sok más típusú irodák tevékenységeinek megkönnyítésében. Tekintettel a különböző feladatokra, az adminisztratív asszisztenseknek sokféle készségre van szükségük, beleértve az interperszonális kommunikációt és a szervezeti készségeket.
Szerepek és felelősségek
Az adminisztratív asszisztensek válaszolnak a telefonhívásokra, és átadják azokat a megfelelő személynek az irodában. Azt is üdvözli az embereket, akik az irodába járnak, és segítenek hozzájuk kapcsolódni a megfelelő személyhez. Az asszisztensek összehangolják a tanszék üléseit és kezelik a menedzserek menetrendjeit, akiknek munkáját végzik. Az alapvető memóriák és dokumentumok létrehozása, a levelezés felvétele és a belső dokumentumok benyújtása további kulcsfontosságú szerepek. Néhány kis irodában egy asszisztens gondoskodik a könyvelési feladatok ellátásáról is.
$config[code] not foundElsődleges készségek
Az interperszonális kommunikáció és a szervezeti készségek mellett az angol nyelvtani és írási készségek is gyakran szükségesek az adminisztratív asszisztensi szerepekhez. Ezek a szakemberek napi rendszerességgel kommunikálnak a rendszergazdákkal, az ügyfelekkel, az ügyfelekkel és más irodai személyzettel, és fontos információkat kell pozitív módon közvetíteniük. Az integritás minden irodában fontos, de különösen a vállalkozásokban, az ügyvédi irodákban és az orvosi gyakorlatban, ahol az adminisztratív asszisztensek gyakran felügyelik a bizalmas fájlokat. A szervezeti készségek hasznosak az egyszerű és hatékony dokumentumok visszakeresésére szolgáló fájlrendszer fenntartásában, és a belső és külső dokumentumok és feljegyzések elkészítésekor hasznos az angol nyelvtan és írási készségek.
A nap videója
Az Ön számára a Sapling által elhozták Önöket a Sapling általMásodlagos készségek
A technológiai, internetes és kutatási készségek az adminisztratív asszisztens fontos másodlagos képességei közé tartoznak. A szoftver képességei fokozzák az asszisztens által vállalt feladatokat, különösen a könyvelés és a pénzügyi nyilvántartás területén. Az asszisztenseket időnként arra is felkérik, hogy végezzenek kutatást a vezetőknek az interneten történő kereséssel, telefonhívások készítésével vagy a fájlok ásatásával, így a hasznos információk összegyűjtésére és a vezetők vagy más irodai személyzet számára könnyen használható szervezésére egy másik hasznos készség.
Oktatási és képzési követelmények
A középiskolai diploma az alapvető számítógépes és írási készségekkel együtt számos belépő szintű adminisztratív asszisztens munkára készíthet fel. Egyes közösségi főiskolák olyan fejlettebb képzést nyújtó adminisztratív asszisztensi programokat kínálnak, amelyekhez szélesebb, magasabb fizetőképességű adminisztratív asszisztens karrierre van szüksége. A munkahelyi képzés számos irodai környezetben szabványos. Ha konkrét iparágakban kíván dolgozni, mint például jogi vagy orvosi, akkor lehet, hogy osztályokat vagy műhelyeket kell szereznie az iparági alapismeretek és a terminológia megértése érdekében.
