A titkár feladatai tipikusan a főnöke és / vagy más alkalmazottai utazási rendezése. Mivel a titkárok általában felelősek az elfoglalt vezetők menetrendjének megőrzéséért, ők is gondoskodnak utazási terveikről, és gondoskodnak arról, hogy gondoskodjanak a rendezvényekről, beleértve a szállodai foglalásokat és az autóbérléseket.
Utazási elrendezések tervezése
Ha egy titkár rájön, hogy a főnöke üzleti utazásra van szüksége, meg kell tanulnia a várható utazás pontos dátumát. Ha Ön felelős az utazásszervezésért mindenkinek az osztályán vagy irodájában, meg kell határoznia, hogy más alkalmazottak is utaznak-e egyszerre. Attól függően, hogy melyik cégnél dolgozik, meg kell határoznia az utazási költségek költségvetését, vagy lépjen kapcsolatba a számviteli részleggel, hogy megtudja, hogy a pénz az utazások költségvetésében van-e. Meg kell derítenie, hogy melyik szállodák vannak azon a területen, ahol a főnöke utazni fog, ha bármilyen előnye van, és megkapja a szobák költségeit és elérhetőségét.
$config[code] not foundUtazási megállapodások készítése
Most, hogy megerősítette az utazók napjait és számát, meg kell tennie a tényleges utazási megoldásokat. A titkár feladatai magukban foglalhatják az online látogatást és a fenntartások megadását, vagy az utazási irodával való kapcsolatfelvételt az összes részletgel. A nagyobb vállalatoknak van egy utazási osztálya, ahol a titkárnak csak a javasolt útvonalat kell biztosítania, és az utazási személyzet feladata, hogy az összes intézkedést ténylegesen elvégezze. Az Ön felelőssége magában foglalja a megállapodások megerősítésének felülvizsgálatát és annak biztosítását, hogy azok helyesek. Tudnia kell, hogy a főnöknek van-e olyan ülőhely-preferenciája a repülőgépen, hogy hány csomagot fognak venni, és ha szükséges, ellenőrizni kell. A találkozón vagy konferencián, amelyen a főnöke részt vesz, helyet foglalhat, és valószínűleg felelős lesz az RSVP küldéséért.
A megállapodások befejezése
Az utazás megkötésének másik része magában foglalja a főnökök utazási igényeinek gondozását, amíg távol van. Tudnia kell, hogy a főnöknek szüksége van-e a repülőtérre történő szállításra, vagy ha megtérítené a gépkocsi parkolásának költségeit. Az útiterv nyomtatott példányát kell megadnia a főnöke számára, hogy a rendeltetési helyére érkezéskor használhassa, így ő ismeri a napi menetrendjét, és tartalmazza a szálloda címét és a találkozó vagy konferencia helyét. Előzetes autóbérlést biztosíthat, amely érkezéskor elérhető lesz, vagy gondoskodik a szálloda transzferjáról, hogy elhozza őt a szállodába. A titkár feladatai az utazás megkötésekor magukban foglalják annak biztosítását, hogy az utazás minden aspektusát lefedjék.
