Az iroda munkatársai létfontosságú szerepet játszanak minden vállalatnál. A személyzet tagjai azok, akik a szokásos irodák napi feladatait látják el, és gyakran felkérik, hogy számos más funkciót is végezzenek a vállalat számára. Az iroda munkatársainak feladatai és elvárásai azonban nem mindig egyértelműek a pályázók számára, és a bérbeadás előtt a vállalatnak pontosan meg kell határoznia.
Telefonhívások
Az irodai alkalmazottak felelősek a telefonhívások megválaszolásáért, irányításáért és telefonálásáért. Ezeket a hívásokat professzionálisan kell folytatniuk, és képesek kell lenniük arra, hogy átirányítsák a hívásokat és a hívásokat a megfelelő hangpostafiókra, ha a személy nincs ott, vagy egy másik híváson van. Szintén ismerniük kell minden alkalmazott szerepét, így a hívások helyesen továbbíthatók. Szintén ismerniük kell, hogy milyen hívásokra van szükség az átadáshoz, és milyen hívások, például a telemarketerek, alacsonyabb prioritást élveznek.
$config[code] not foundPosta
Az iroda munkatársai mind a bejövő, mind a kimenő levelekért felelősek. A bejövő leveleket rendezni és szállítani kell a címzetteknek, vagy az irodai személyzetnek kell megnyitnia, hogy meghatározza a levelezés jellegét, például az ügyfél panaszát, és elküldje azt a megfelelő helyre. A kimenő leveleket rendezni, címezni és bélyegezni kell. Ezenkívül az irodai munkatársak koordinálják a szállítmányozási szolgáltatásokat, mint például a Federal Express csomagküldő és -szállítási szolgáltatásokat.
A nap videója
Az Ön számára a Sapling által elhozták Önöket a Sapling általDokumentum ellenőrzés
A belső dokumentumok kezelésének felelőssége nagyrészt az irodai személyzetnek tartozik. Az irodai alkalmazottak felelősek minden belső dokumentum gépeléséért, fénymásolásáért, terjesztéséért és megsemmisítéséért. Megfelelő ábécé sorrendben tartanak nyilvántartási rendszert, és nyomon követik az érzékeny dokumentumokat, amelyeket egy bizonyos idő után el kell pusztítani. Ezenkívül minden nagy mennyiségű fénymásolást át kell ruházni egy alkalmazottnak.
Esemény koordináció
Az iroda munkatársai gyakran elvárják, hogy összehangolják a vállalati eseményeket. Rendelkeznek arról, hogy az élelmiszert a megfelelő időben szállítsák, és hogy a kiadványokat másolja és elérhetővé tegye. Segítenek a PowerPoint prezentációk vagy más multimédiás elemek bemutatásában is, és gondoskodnak arról, hogy maga a konferenciaterem rendben legyen a rendezvény megkezdése előtt.
Ellátási megrendelés és Petty Cash
Az iroda munkatársai gyakran felelősek az irodai kellékek megrendeléséért, és a kis pénzeszközök forgalmazásáért az irodai tagok számára olyan szükségletekhez, mint a vezetőfülkék vagy a sürgős szükségletek. Az irodai személyzet általában ellátási megbízást végez hetente egyszer, és más megrendeléseket is felvet.
