A találkozón való jegyzőkönyvek hatékony és hasznos módja annak, hogy észrevegyék az üzleti találkozók során megoldandó cselekvési pontokat, döntéseket és lekérdezéseket, ahol az emberek túlságosan is részt vehetnek a megjegyzésben. Általában van egy kijelölt perc-vevő, akinek feladata, hogy jegyzeteket készítsen az ülésen, olvasható formában rendezze, és az ülést követően a résztvevőknek kiadja. A hivatalos üléseken az előző ülés jegyzőkönyveit meg kell állapodni, és a találkozó résztvevői elfogadhatják az aktuális ülés jegyzőkönyvének átiratába.
$config[code] not foundJegyzőkönyv elfogadása
Határozza meg, hogy jelen van-e a határozatképesség. A határozatképesség a mozgás jóváhagyásához és a végleges döntések meghozatalához szükséges minimális tagok számát határozza meg az egyesület vagy csoport szabályai szerint. A határozatképtelenség nélkül nem lehet hivatalos ülést tartani.
Olvassa el, vagy a titkárságot az egyesületnek, a testületnek vagy a csoportnak, olvassa el hangosan a korábbi üléstől, és jegyezze meg a résztvevőket és az összes fellépést.
Beszélje meg az előző ülés jegyzőkönyveit, és a jóváhagyás előtt tegye meg a javításokat. A megbeszélésnek tényszerűnek és barátságosnak kell lennie, nem kell megnyitnia a régi vitákat vagy konfliktusokat.
Hívjon egy mozgást a padlóról. A testület elnöke, elnöke, csoportja vagy ülése felkéri az előző ülés jegyzőkönyvének elfogadását oly módon, hogy az elolvasott vagy megvitatott változásokról van szó. A mozdulatot bármelyik szavazati bizottság tagja hozhatja létre, és valaki másnak kell kiküldetnie. Az előző perceket el kell fogadni, mielőtt a jelenlegi találkozó folytatódhat.
Kérd meg a résztvevőket, hogy szavazzanak, hogy elfogadják a perceket. Ezt kézzel, hangon, vagy az elnök részéről egyenként kéri. Jegyezze fel a jelen ülés jegyzőkönyvében, hogy az előző elfogadásra került.
A jegyzőkönyv elfogadása
Szerezzen meg egy példányt a találkozó napirendjéről, hogy meghatározza, hogy mit kell megvitatni. Ez felvázolja az elkészítendő percek áramlását. Robert rendszabálya szerint napirendi pontként az előző ülés jegyzőkönyvét el kell olvasni és elfogadni az ülés kezdete előtt.
A találkozó előrehaladtával üljön az ülés elnöke mellett, aki az ülést vezeti. Használja a magnót, hogy rögzítse az eljárásokat, és ellenőrizze a megjegyzéseket, miután az ülés befejeződött.
Írja be a jegyzőkönyv címét, rögzítse a találkozó dátumát, időpontját és helyét, valamint az ülésen résztvevők nevét.
Vegye fel a jegyzeteket, ahogyan az ülés folytatódik, és jegyezze fel a megvitatott napirendi pontokat. Jegyezze fel a javaslatokat előterjesztők nevét, valamint azt, hogy elfogadják-e vagy elutasítják őket. Írja le, hogyan készült ez a döntés, akár kézbemutatóval, akár más módszerrel.
A megbeszéléseket a lehető leghamarabb át kell írni az ülés végét követően, míg a megbeszélések még mindig frissek.
Használja a korábbi találkozók sablonját az aktuális percek felírásához. Ha nincs korábbi perc, hozzon létre egy sablont, egyértelműen jelezve az ülés címét, a dátumot és a résztvevőket.
Nyilvánvalóan jelölje meg a meghozott állásfoglalásokat, és részletesen ismertesse az állásfoglalást.
Csatolja az ülésen bemutatott további dokumentumokat, hogy a jegyzőkönyvet mellékelje.
Tipp
Hajlítás nélkül írjon, és csak a megvitatott megbeszélések pontos adatait adja meg.
A percek forgalomba hozatala előtt tisztázza a kétértelmű elemeket az ülésvezetővel.
