Az emlékeztető - rövid feljegyzés - szinte megegyezik a betűkkel. Közöttük a fő különbség az, hogy a levelek a szervezeten kívüli embereknek információt szolgáltatnak, míg a feljegyzések általában az emberek számára készültek. Egy másik különbség a betűk és a feljegyzések között a formátum. Egy levél üdvözlést ("Kedves asszony") és egy közeli ("Tisztelettel") használ; egy emlékeztető nem. A feljegyzés mindig tartalmaz egy témakört. A feljegyzések formálisak vagy informálisak lehetnek, attól függően, hogy ki fogja olvasni őket.
$config[code] not foundTartalom tervezése
Sorolja fel azokat a pontokat, amelyeket meg kell adnia a memo-ban, és írja le azokat az információkat, amelyek az említett pontok támogatásához szükségesek. Tartsa be a témához kapcsolódó háttérinformációt.
Rendelje meg az információt. Ha a téma bonyolult, kellemetlen vagy ellentmondásos, akkor a háttérkörnyezet valószínűleg először el kell mennie. Ellenkező esetben kezdje a fő ötletet.
Ellenőrizze, hogy nem hagyta-e ki a támogató vagy a fő információkat.
A nap videója
Az Ön számára a Sapling által elhozták Önöket a Sapling általGyűjtsd össze az alátámasztó dokumentumokat, amikre szükséged lesz a hivatkozásra, amikor feljegyzést írsz.
Formázza meg a megjegyzést
Ellenőrizze, hogy a vállalatnak van-e előnyben részesített formátuma az interoffice memóriákhoz. Néhány vállalatnak még előzetesen nyomtatott feljegyzési formája van. Használja a kívánt vagy előre nyomtatott formátumot, ha rendelkezésre áll.
Állítsa be a margókat, és hagyjon legalább 1 1/2 hüvelykes helyet mind a felső, mind az alsó és egy 1 hüvelykes térben mindkét oldalon. A feljegyzés tartalmát az oldalra kell helyezni; ha a jegyzet nagyon rövid, a felső és az oldalsó margókat meg kell növelni.
Állítsa be a szövegszerkesztő dokumentum stílusát a blokkoláshoz: balra igazított, egyetlen távolságra, a bekezdések közötti távolsággal.
Fejléc létrehozása
Írja be a fejléc összetevőket, hogy elindítsa az emlékeztetőt, egy komponensenként egy soronként. Minden komponenst kettőspontnak kell követnie. Például: Dátum: Címzett: -tól: Tárgy:
Töltse ki a témaköröket a címstílus segítségével. Ez azt jelenti, hogy a tárgyban lévő szavak mindegyikét kapitalizálni kell, kivéve azokat a cikkeket, előkészületeket és köteteket, amelyek kevesebb mint négy betűvel rendelkeznek, kivéve, ha elkezdték vagy nem fejezik be a címet. Tegye konkrétnak a témát.
Töltse ki a "Dátum", "To" és "From" sorokat, és mindegyik első szót illessze a tárgysor első szavához. A dátumot például egy pontosan megfogalmazott havi - 2020. július 4-én kell írni. Használja a teljes neveket a "To" és a "From" sorokhoz.
Hozzon létre egy címet a második és a következő oldalakon, ha az emlékeztető hosszabb, mint egy oldal. Ha a feljegyzés több címzettnek szól, használjon egy rövidített formát a tárgysorból, egyetlen mezőből, és adja meg a dátumot, majd ismét egy szóközt, és adja meg az oldalszámot. Ha egy személynek van egy alternatív űrlapja, az egyik sorban felsorolja az olvasó nevét, oldalszámát és dátumát, a jobbra igazított nevet, a központosított számot és a balra igazított dátumot.
Írja be a testet
Írjon be egy bevezető bekezdést, ha az olvasónak szüksége van rá a kontextushoz. Ez a bekezdés történetet ad meg, jelzi a memóriában kezelendő problémát és / vagy frissíti az olvasó emlékét a témával kapcsolatos korábbi közleményekről.
Adja meg az emlékeztető fő ötletét. Ez lesz a nyitó sor, ha nem írt be bevezető bekezdést. Itt hirdetsz egy politikát, megoldást, döntést, ajánlást, megállapítást vagy eseményt. Ha nincs bevezetés, röviden kontextust adjunk, például: "Amint megvitattuk …" vagy "Mivel a kávézó hosszú sorokat tapasztal …"
Adjon meg minden szükséges információt az olvasónak a témához szükséges információk megmagyarázásához, támogatásához vagy teljes körű továbbításához.
Befejezni
Adja meg az alsó feliratokat, például a "cc:" -t, ha a feljegyzés másolatát elküldi valakinek a címben felsorolt személyen kívül.
A feljegyzés szerkesztése. Győződjön meg róla, hogy helyes-e a helyesírás és a nyelvtan, az ötletek fejlesztése és az olvasó megérti, mit kell mondania.
Nyomtassa ki a jegyzetet és indítsa el. Néhány szervezet azt szeretné, hogy a kezdőbetűk a fejlécben az "From" sor mellett szerepeljenek. Mások az alsó betűket akarják. Ellenőrizze a vállalat politikáját.
Tipp
Akár egy feljegyzés írása egy felsővezetőnek, akár egy alárendeltnek, több embernek, vagy másoknak az ellentmondásos vagy nem kívánatos témákról való tájékoztatása, tartsa a hangot üzletszerűen és formálisan. Tartsa a jegyzeteket tömör, világos és könnyen olvasható.
Figyelem
Írás közben ne feledje, hogy a feljegyzések már nem ideiglenes kommunikáció, mint egyszer. A tartalom valószínűleg határozatlan időre fog megmaradni, a cég tevékenységének és történetének nyilvántartása alatt marad. Szóval írjon tartósan.
