Az egyesület vagy szervezet találkozójának jegyzőkönyve a csoport igazgatótanácsa által hozott intézkedések hivatalos nyilvántartása, de nem mindenre kiterjedő átirat. Túl sok részlet is zavaró képet adhat arról, hogy mit ért el egy találkozó, és félreértelmezi. A megfelelő ülés jegyzőkönyveinek írásának kulcsa, hogy tömör és pontos legyen, és kövesse a szokásos gyakorlatokat.
$config[code] not foundKezdje a perceket a szervezet nevével, és rögzítse a találkozó dátumát és helyét. A jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az összes igazgatósági tagot, a határozatképességet és az időpontot, amikor a találkozót megrendelésre hívták. A titkárnak rögzítenie kell azt az időpontot is, amikor a testületi tagok későn érkeznek, vagy korán hagyják, hogy egyértelmű nyilvántartást kapjanak arról, hogy ki volt jelen a szavazás során.
Kövesse a napirendet, hogy ellenőrizze az elsődleges feladatokat, mint például az előző ülés jegyzőkönyvének javításait és kiegészítéseit, a kincstárnok jelentésének elfogadását vagy a bizottsági jelentések bemutatását, amelyek nem igényelnek további lépéseket. Az írásbeli jelentésekhez, mint például a pénztáros frissítése, egyszerűen csatolja a jelentést a jegyzőkönyvbe. Szóbeli jelentésekhez röviden összefoglaljuk.
Jegyezzük fel, milyen lényegét veszi a fórum, de nem a futó párbeszéd a fórum tagjai között. Amikor egy indítványt készítünk, jegyezzük fel, aki elindította a javaslatot, és kik kiküldték, és a szavazás eredményét. Jegyezzük meg az egyéb, a szavazáson kívül eső ülésen tett lépéseket, mint például az igazgatótanács elnöke, aki feladatokat ruház fel egy közelgő társulási rendezvényre, az igazgatósági tagok önkéntes munkáját a bizottsági tagságra és a jövőbeli tevékenységekkel kapcsolatos vitákat. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a többi beszélgetés tömör összegzését.
Az „Új üzlet” napirendi pontban felvetett kérdések összefoglalása. Míg az új vállalkozás bármi lehet, a jegyzőkönyvnek elsősorban a felvetett témát kell tükröznie, aki felvetette, és az elnök vagy az igazgatóság bármely, a kérdéssel foglalkozó irányelvet, vagy a „megjelenést” bele."
Végezze el a perceket a következő ülés időpontjával és időpontjával. Adja meg a jegyzőkönyvet az igazgatótanács elnökének vagy elnökének utasításai szerint, például online vagy kijelölt fájlszekrényben.
