A vállalati jegyzőkönyv a társasági ülés hivatalos dokumentuma. A helyesen tartott jegyzőkönyvek objektív összefoglalást nyújtanak az igazgatóság és a bizottsági eljárásokról, ugyanakkor bizonyítékként szolgálnak a szabályozási és a bizalmi kötelezettségek betartására.
Töltse ki az Első részleteket
Jegyezze fel az első bekezdésben szereplő lényeges tényeket. Ne feledje, hogy mikor és hol történt az ülés, és mennyi ideig tartott, valamint a határozatképesség megléte vagy hiánya. Azonosítsa az összes résztvevőt, kezdve a testület tagjaival és igazgatóival. Adja meg, hogy vannak-e. Jegyezze fel a munkatársak vagy a vendégek nevét egy külön sorban. Ismertesse, hogy az esemény rendes vagy különleges találkozó volt.
$config[code] not foundA legfontosabb tevékenységek azonosítása
Minden egyes mozdulattal szenteljen egy bekezdést, kezdve az utolsó ülés jegyzőkönyvének jóváhagyásával. Határozzuk meg, hogy ki a mozgást, és az eredményt, de ne aggódjon azon személyek megnevezésével, akik a mozgást küldték. Ha a szavazás név szerinti név, jelölje meg az egyes személyek nevét. Győződjön meg róla, hogy a mozgásokat szó szerint rögzíti.
Tipp
Ha nem biztos benne, hogy ki mozgott, ne féljen megkérdezni. Ha azonban nem érti a konkrét pontot, jelölje ki azt a steno padon - vagy a hordozható számítógépen lévő durva megjegyzéseket -, így később felkérheti az elnököt.
Összefoglalja az alapvető pontokat
Kondenzálja a hosszú beszélgetéseket. Mennyire releváns, hogy a testület tagjai döntenek egy kérdésről, mint azok a módszerek, amelyeket a konszenzus eléréséhez használtak. Ha a szabályozói vagy a bizalmi kötelezettségek megkövetelik, hogy bizonyos információkat rögzítsenek, csak azokat a tényezőket rögzítse, amelyek egy adott szavazatot érintettek, például a javaslat előnyeiről és hátrányairól szóló vitát.
Tipp
Ha lehetséges, használja a kulcsszavakat a jegyzetek rögzítéséhez. Írjon be kulcsszavakat a steno pad bal oldalán, ha egyet használ. Jegyezze fel az egyes kulcsszavakat a jobb oldalon.
Rekordok és tartózkodók rögzítése
Határozza meg az olyan eseményeket, mint a disszidensek vagy a tartózkodás amikor a testületi tagok vagy igazgatók azt szeretnék, hogy a nyilvántartásba vett nézetek, vagy az eljárási szabályok ezt megköveteljék. Például a tagok nem tudnak szavazni egy kérdésben valós vagy észlelt összeférhetetlenség miatt. Ebben az esetben azt írja, hogy "A X tagot elutasították, hogy megvitassák vagy szavazzanak a Motion Y-n."
Tipp
Kerülje a végrehajtó ülésekre vonatkozó részletes jegyzeteket, ha az igazgatótanács felhívja. Egyszerűen vegye figyelembe a résztvevőket, valamint a dátumot, az időt, a helyszínt és az időtartamot.
Tekintse át a munkáját
A helyesbítés és a jegyzőkönyv helyesbítése, lehetőleg az ülés után, majd benyújtja azokat az elnöknek, hogy vizsgálja felül. Ne ösztönözze a főbb szerkesztéseket, mert ez veszélyeztetheti a munka pontosságát. Jelentkezzen és töltse le a jegyzőkönyvet, miután a tanács jóváhagyta őket. Csatolja őket a bizottsági jelentések, levelezés és írásbeli jelentések minden eredeti aláírt példányához. Írja be a hivatalos példányt a szervezet jegyzőkönyvébe.
Tipp
Amint a bizottsági tagok és az igazgatók megkapják a jegyzőkönyvet, nem szükséges a mellékleteket felvenni. Ehelyett foglalja össze őket a percekben.
Figyelem
Ne használja az érzelmi vagy ítéleti nyelvet a percekben. Semleges megfigyelőként tartsa meg álláspontját.
