Az iroda munkatársai a vállalati osztályok támogatását szolgálják. Számos feladatot látnak el, és a papírmunkák nagy részét kezeli. Az irodában dolgozó személyzet válaszol a telefonokra és üdvözli a látogatókat. A papírmunka feldolgozását és a szükséges dokumentumok megfelelő helyeken történő feldolgozását végzik.
Recepció és recepciós feladatok
Számos iroda áll a recepcióval és asszisztensekkel, akik telefonon válaszolnak és bejövő hívásokat látnak. Ismernie kell a cégről szóló információkat, hogy válaszoljanak a beérkezett kérdésekre. Sok vállalat nagy mennyiségű telefonhívást kap, és a recepciósoknak megfelelően és hatékonyan kell kezelniük őket. Az elülső íróasztalok személyzete üdvözli az összes látogatót, kollégát és a cég látogatóit. A képernyőn megjelenik, és azonnal meg kell határoznia, hogy milyen típusú hozzáférést igényel a látogató. Felelősek a biztonságért való kapcsolattartásért, ha egy látogatót el kell kísérni az épületből.Egyes munkatársak naplózási naplót tárolnak arról, hogy kik várják el az adott időpontokban, és hol küldje el őket.
$config[code] not foundA papírmunka kezelése
A papírmunkával kapcsolatos feladatok a vállalat jellegétől függően eltérőek. Orvosi beállításoknál nyilvántartásokat kell készíteni, frissíteni és benyújtani; számlázási információkat kell beszerezni; és a biztosító társaság papírmunka kitöltése és benyújtása. Jogi irodában szükség lehet az ügyvédek dokumentációjának elkészítésére; egyes ügyvédek az irodai személyzetet jogi folyóiratok felhasználásával irányíthatják. Egy oktatási intézményben az irodai munkatársaknak szükségük van a hallgatói nyilvántartások és a pályaosztály-ütemezések frissítésére. Néhány személynek szükség lehet a bérszámfejtési információk frissítésére és a számlák fizetésére. Más ügyintézőknek számlát, beszerzési megrendelést és egyéb számviteli dokumentációt kell beírniuk a számítógépes rendszerekbe. A papírmunka és a lapolvasás más közös irodai funkciók. Az irodai személyzet a bejövő és a kimenő leveleket is feldolgozza.
A nap videója
Az Ön számára a Sapling által elhozták Önöket a Sapling általKoordináló és ütemezés
Egyes irodai alkalmazottak támogatják a vállalatvezetést. Ezek a munkatársak összehangolják a konferenciahívásokat, és felügyelőként szolgálhatnak más irodai alkalmazottak számára. Megtekinthetik a memóriákat, leveleket és egyéb bejövő levelezéseket a prioritások meghatározásához. Elkészítik a következő ülések napirendjeit, és átírják a szükséges információkat az ülésekről és a konferenciahívásokról. Diktálják a leveleket és a feljegyzéseket, és minden szükséges dokumentumot szerveznek a fájlokban. A menedzsment utazási szabályait ütemezik és összehangolják, és foglalhatnak szállodákat, autóbérlőket és éttermeket.
Irodai felszerelés
Az irodai munkatársak általában irodai felszereléseket kezelnek a cég raktárhelyiségében. Lehet, hogy papírra, nyomtató tintapatronokra, tollakra, ceruzákra, jegyzetfüzetekre, kiemelőkre, borítékokra, levélpapírokra és egyéb, a vállalkozás üzemeltetéséhez szükséges kellékekre van szükség. A karbantartó cégeket felhívják a faxkészülékek és nyomtatók szükség szerinti ellenőrzésére. Az új irodai berendezések és felszerelések beszerzése általában az irodában lévő személy felelőssége.
2016. évi fizetési információk a titkárok és az adminisztratív asszisztensek számára
Az Egyesült Államok Munkaügyi Statisztikai Hivatala szerint a titkárok és a közigazgatási asszisztensek 2016-ban 38,730 dolláros átlagkeresetet szereztek. Alacsony szinten a titkárok és az adminisztratív asszisztensek 30,500 dolláros 25 százalékos fizetést szereztek, ami azt jelenti, hogy 75 százaléka többet ért el, mint ez az összeg. A 75. százalékos fizetés 48,680 dollár, ami 25 százalékkal többet keres. 2016-ban az Egyesült Államokban titkárként és közigazgatási asszisztensként 3 990 400 embert foglalkoztattak.
