Egy jól szervezett iroda időt takarít meg, és boldogabbá teszi Önt - és boldogabb munkatársait.
Lehet, hogy a papírkötegek, a zaklatott fiókok, a kusza vezetékek és a körülötte ülő cuccok áthaladása miatt nem tűnik nagy ügynek, de ez igazi fizikai terhelés, ha a vadászat idejét olyan dolgokra tekinti, amelyeket könnyű megtalálni, de nem. A rendezetlen elektronikus fájlok és a zavarok ugyanolyan nagy probléma.
$config[code] not foundAkkor van a mentális teher. Függetlenül attól, hogy tudatosan felismeri, vagy nem, a rendetlenség mindenkit kihangsúlyozhat.
Itt van 21 módja a fizikai és elektronikus munkaterületek megszervezésének.
Vedd le a padlóról
Menj függőlegesen könyvespolcokkal és polcrendszerekkel. Gyakran elfogyott az asztalterület vagy az alapterület. A függőleges tárolás hatékonyabb felhasználást tesz lehetővé a térben, és több szemet biztosít a szem számára.
„Tevékenységi központok” létrehozása
Tegyen mindent, amire szüksége van egy tevékenység teljesítéséhez egy területen, különösen, ha rendszeresen végez tevékenységet. Elkerüli az időt, amire szüksége van. Például a csomagolási és szállítási felszereléseknek és eszközöknek egy helyen kell lenniük. Vagy hozzon létre egy polcot az Ön által bevitt tételekhez, például utazási táskáját, neoprén ujjait és hordozható töltőit.
Fájl, Szkennelés, Megsemmisítés
Ne használja az asztali postafiókját, mivel a kritikus papír (például az ellenőrzések!) Eltévedhet. Az aláírt szerződéseket és más olyan papírt, amelyeket papíron kell tartani, azonnal el kell küldeni. Minden más szkennelés digitális formába. Szorítsa ki és dobja ki, vagy újrahasznosítsa a papírt.
Minden mappa
Legyen mappa az összes papírdokumentumhoz. A Pendaflex függő mappák és a manila belső mappái egy olcsó megoldás. Mindkét címke. A Pendaflex mappák a helyőrzők az iratszekrényben, és mindig ott kell maradniuk. A belső manila mappa az, amit szükség szerint húz. Ezután könnyű elvégezni a manila mappát, ha elkészült.
Csomagolja ki a számítógépes vezetékeket
Számítógépes kábelek és elektromos zsinórok voltak egy kusza rendetlenségben? Ön nem az egyetlen. Szerencsére a speciális csavarkötegek és a vezetékkötegek megtarthatják a dolgokat. Jelölje meg a zsinórokat, így megtalálhatja a megfelelőt, ha valamit le kell választania vagy mozgatni.
Használja a Corkboards-ot, hogy megőrizze a „Top of Mind” elemeket az Ön előtt
Ha egy feladatra vagy valamilyen emlékeztetőre egy ellenőrző listára kell utalnia, akkor tegye azt egy corkboardhoz az asztal közelében. Ez minden új folyamat számára jó, amíg be nem tapasztalt szokássá válik. Egyszerűen szüntesse meg az elemet, ha már nem kell hivatkoznia rá.
Az összes kézikönyvet egy helyen tárolja
Mindig a nyomtató kezelői kézikönyvére kell hivatkoznia? Vagy keresse meg a Bluetooth fülhallgatóhoz mellékelt kis utasítási szórólapot? Ha az összes kézikönyvet dedikált fiókba, műanyag ládába vagy mappába helyezi - nem kell vadásznia őket.
Osztott fiókok létrehozása
Ha a fiókjában nincs beépített elválasztó, vásároljon olcsó fém- vagy faelosztókat - vagy még jobb, újrahasznosított műanyagot. Eszközök töltőinek rendezése; toll; gémkapocs; Jegyzettömbök és cetlik; olló és egyéb elemek. A szervezett fiók nemcsak időt takarít meg, de kevésbé lesz hangsúlyozva, ha nem kell többször merülni egy zavaros rendetlenségben.
Használjon Labeler-t a polcok megszervezéséhez
Nem csak a címkékre van szükség. A polcok és fiókok előnyösek lehetnek azok címkézésében. Így mindenki az irodában tudja a megfelelő helyet a dolgok visszajuttatásához.
Tartsa a "To Do" listát
A mentális rendetlenség ugyanolyan probléma, mint a fizikai zűrzavar. A Getting Things Done rendszer egyik kulcsfontosságú pontja, hogy elemeket vegyen ki a fejéből és papírra (vagy egy elektronikus listára). Így összpontosíthat a feladatra. Csak tartsd meg a teendők listáját rövid és kifogástalanul.
Heti karbantartás és tisztítás
Minden munkahét végén a dolgokat a hét során vissza kell helyezni a helyükre. A papírdarabok megsemmisülése vagy a fájlokat. Ha nem hagyja, hogy a rendetlenség túl sokáig felhalmozódjon, könnyebb megszervezni.
Használjon központi felhőhelyet a vállalati dokumentumokhoz
Az idő megtakarításának és a saját „virtuális bejelentési” rendszer létrehozásának szükségességének elkerülése érdekében egy fantasztikus mód az, hogy a vállalati dokumentumokhoz egy központi felhőhelyet használjon. Az olyan opciók, mint a Google Drive vagy a OneDrive, lehetővé teszik központi mappák létrehozását témák vagy kliensek szerint a dokumentumok megosztásához.
Használja a Projektmenedzsment vagy a Task Manager szoftvert
A projektmenedzsment rendszer a munkatársakat a projektek útján tartja. Ennél is fontosabb, hogy kiküszöböli a papír-feladatlistákat és az e-mail utasításokat, valamint az ezekből eredő zavart.
Szkennelés és tárolás a felhőben
Ezután eldobhatja a papírbevételeket. Az újabb mobilalkalmazásokkal nem is kell szkennerre - csak fotózni. A fejlett alkalmazásokkal szinkronizálhatja a bevételeket a számviteli nyilvántartásaival vagy a hitelkártya-rekordjaival automatikusan (elkerülve a kézi billentyűzetet).
Használja a böngésző könyvjelzőit a gyors hivatkozáshoz
Voltál már időt vadászni a visszatérő hivatkozási oldalakra vagy a bejelentkezési képernyőkre mutató linkekre? Vagy nem emlékszem, hol találja meg őket? Könyvjelzők és könyvjelzők rendezése mappákba, így néhány kattintással hozzájuthat hozzájuk.
Mentse kedvencek listáját az ismétlődő rendelésekhez
Egy másik időmegtakarítás a kedvencek listájának mentése az online kiskereskedőknél, amelyeket rendszeresen használ. Ilyen módon nem kell minden alkalommal, amikor vásárolni, ugyanazt a kellékanyagot keresnie. Az olyan webhelyek, mint a Staples.com, lehetővé teszik a kedvencek listájának mentését, és ez rendkívül kényelmes.
Régi fájlok archiválása
Ha az elmúlt évben nem használt számítógépes fájlokat (különösen e-maileket!), Akkor archiválja őket. Még mindig vannak, de nem kell átvenni őket, hogy megtalálják az aktuális elemeket. Fontolja meg az archivált fájlok bizonyos idő elteltével történő törlésére vonatkozó házirendet.
Megfelelő víruskereső és rosszindulatú szoftverek
Kevés dolog okozhat több zavart és zavart, mint az elveszett fájlok, vagy a számítógépes vírusok és a rosszindulatú programok elleni támadások miatt elvesztett idő. 'Eleget mondtam!
Használjon jegyzetszervező alkalmazást
Megjegyzés: az olyan alkalmazások, mint az Evernote, a Microsoft OneNote és a SimpleNote segítenek a webes kutatás és az elektronikus jegyzetek megszervezésében és tárolásában.
Valóban „intelligens” telefonok az időtakarékosok
Az okostelefonok bölcsen időt takarítanak meg és boldogabbá teszik számunkra. Lehet, hogy bűntudat nélküli családi rendezvényre menekülhetünk az irodából, mert még mindig kapcsolatban állunk abban az esetben, ha bármi kritikus jön fel. Hatékony okostelefonok, amelyek elegendő belső memóriával rendelkeznek a szükséges alkalmazások futtatásához.
Automatikus szinkronizálás minden eszköz számára
Az okostelefonokról beszélve, az üzleti tulajdonosok és a munkavállalók egyaránt több eszközt használnak - talán egy asztali számítógépet, táblagépet és okostelefonot egyenként. Az idő megtakarításához és a legfrissebb fájlokat nem tartalmazó zavarok elkerüléséhez elengedhetetlen a felhőfájlok tárolása vagy legalább a fájlok automatikus szinkronizálásának képessége.
Frissítse a memória és a sebesség számítógépeit
Előfordulhat, hogy nem is veszik észre, mennyi időt pazarolnak, ha mindent, amit csinálsz, hosszabb ideig tart, vagy rosszabb, fagy vagy rendszeresen összeomlik. A megfelelő memória és a processzor sebessége tavaly nem feltétlenül felel meg a feladatnak. Tehát frissítsen!
Ezek az én 21 iroda-tárolási és szervezeti ötletem. Melyek a legjobb tippek irodájának megszervezéséhez és a rendetlenség és a rendetlenségek megszüntetéséhez?
Irodai fotó a Shutterstock-on keresztül
10 Megjegyzések ▼
