A vezető titkárok általában irodákban dolgoznak, és kulcsfontosságú adminisztratív feladatokat látnak el, hogy a napi üzleti folyamatok hatékonyan működjenek. Egy magas rangú titkár egy vagy több vezetőnél dolgozhat, és várhatóan pontos nyilvántartást vezet az üzleti tevékenységen belüli minden kulcsfontosságú levelezésről. A magas rangú titkárok a köz- és a magánszektorban tevékenykedő vállalkozások széles körében dolgoznak.
Támogatási szerep
Egy magas rangú titkár elsődleges feladata, hogy kulcsfontosságú adminisztratív feladatok elvégzésével szabadítson fel időt a felügyelők számára. A vezető titkárok kulcsszerepet töltenek be annak biztosításában, hogy a szükséges felek számára a kommunikációt pontos és időszerű módon kézbesítsék. A magas rangú titkár tipikusan a felső vezetés jegyzeteit írja be, a leveleket levélben vagy jelentés formátumban írja fel, és az információkat a címzetteknek továbbítja, a Champaign megyei weboldalon feltüntetett módon. A magas rangú titkárnak ezért szilárdan meg kell ismernie a nyelvtani szabályokat és írásjeleket, és képesnek kell lennie az alapvető irodai szoftveralkalmazások használatára a statisztikai adatok nyújtására vagy a levélsablonok felhasználására. A magas rangú titkárnak is gondoskodnia kell arról, hogy pontos kinevezési menetrendet tartson vezetője számára, és megerősítse az üzleti megbeszélésekre vonatkozó feltételeket az összes várt résztvevővel. Felkérheti továbbá az utazásszervezés és a helyszíni konferenciák szállásfoglalásának lefoglalását is.
Kommunikációs szerep
A magas rangú titkárt néha felkérik, hogy koordinálja és felügyelje az irodai személyzetnek adott kulcsfontosságú munkaszerződéseket annak biztosítása érdekében, hogy azok hatékonyan és ütemezetten teljesüljenek. A magas rangú titkároknak új személyzetet kell képezniük és a meglévő személyzetet át kell képezniük, ha a szokásos üzleti gyakorlatban bekövetkezett változtatásokat alkalmazzák. A magas rangú titkár a belső és külső forrásokból telefonhívásokat is küldhet, a szervezeti egységek közötti közvetítő üzeneteket és a vezetők által kezdeményezett képernyőhívásokat annak biztosítása érdekében, hogy minden releváns információt feljegyezzenek. Felkérheti továbbá a látogatói lekérdezések terjesztését a recepción, ahogyan azt a Teljes munkahelyek honlapján leírták.
A nap videója
Az Ön számára a Sapling által elhozták Önöket a Sapling általTovábbi feladatok
Egy magas rangú titkár perceket is tarthat az üléseken, és általában feladata, hogy pontosan a belső és külső forrásokból származó levelezést nyújtsa be. Egy magas rangú titkár is felelős a kulcsfontosságú irodai felszerelések felügyeletéért és új megrendelések készítéséért. Segíthet a költségvetési becslések és értékesítési számlák elkészítésében és feldolgozásában, és gyakran segít a bérszámfejtés során. A vezető titkárok gyakran végeznek kutatásokat és jelentéseket készítenek az üzleti teljesítményszintekről, az értékesítési adatokról és a beszerzési költségekről, amint azt a Monterey megyei honlapon leírták.
