A szervezettség megtartása alapvető fontosságú annak biztosításához, hogy az iroda zökkenőmentesen működjön. Végrehajtó asszisztensként gyakran arra törekszünk, hogy hatékonyan tartsa az irodát, és ha nem vagy készen áll, a dolgok hektikusak lesznek. Felkérik, hogy napi, heti és havi alapon végezzen feladatokat. Szervezet nélkül könnyen összezavarodik és elfelejti a fontos határidőket.
Tegye a területet
Jelölje ki az asztalának egy részét a „teendő” területnek, ahelyett, hogy ragadós jegyzeteket és papírt használna mindenhol. Helyezze az elemeket egy asztalba vagy mappába az asztalon, és rendszeresen ellenőrizze a nap folyamán. A feladatok befejezése után távolítsa el az elemeket az íróasztalról egy "kész mappába" vagy egy bejegyzésre szolgáló dobozba. Minden nap elején készítsen egy teljes listát a napi feladatokról, és tegye azt a "teendő" mappába. Rögzítse le a feladatokat, amint befejeződött. Add hozzá a feladatokat, amint jönnek, és a nap végén győződjön meg róla, hogy minden befejeződött.
$config[code] not foundNapok beállítása
Heti feladatok kijelölése. „Meg tudod szervezni a hétedet, így bizonyos mértékig tudni fogod, hogy mit fogsz csinálni” - mondja Victoria Moran az OfficePRO Magazine-ból. Például, válasszon szerdánként aprított napot, és tartsa meg azokat a papírokat, amelyek egy dobozban aprításra szorulnak. Vagy a pénteken kis pénzzel. Ez a napi tevékenységekkel is együtt járhat. Moran azt javasolja, hogy a hang és az e-mail üzeneteit naponta egy bizonyos időpontban küldje vissza. (REF1) Így nem kell megállítania azt, amit gyakran csinál a nap folyamán.
A nap videója
Az Ön számára a Sapling által elhozták Önöket a Sapling általSzínkódolás
A színkódolás használata segíthet megszervezni, hogy mit kell tenni és mikor. „Mindig gondolkodjon el arról, hogy milyen feladatokat végez és milyen gyakran végzi el őket” - mondja Judith Allen az Admin Secrets-től. (REF2) Kód: hetente egy szín, mint például a piros; a napi feladatokat kék, a havi feladatok sárga és így tovább. Helyezze el a feladatokat a kódmappákba, majd vegye be a naptárát, és jelölje meg, mit kell tenni egy színes négyzet mögött. Az elektronikus naptárakban írja be a feladat színeire vonatkozó szavakat, ha nem készíthet egy dobozt.
Ossza meg a felelősséget
A feladatok megosztása alapvető fontosságú a szervezettség megtartásában. Keménynek tűnhet, mivel te vagy az a személy, aki a legtöbb feladatot átruházza, de megtehető. Néha a feladata időszerűsége a felügyelők és munkatársaik tevékenységétől függ. Ha felelős a kiegyensúlyozó könyvért, akkor adja meg a munkatársainak határidőt a csonkjaik bekapcsolásához. Ismerje meg őket a könyvből vett minden ellenőrzésről. Ha főnök utazik, írja le, vagy írjon egy listát arról, hogy mit kell tennie. Ezután adjon neki egy másolatot a listáról, hogy megbizonyosodjon róla, hogy mindkettő ugyanazon az oldalon található. Továbbá, adja meg a munkatársak speciális mappáit, hogy minden apró készpénzes bevételt egy mappába kapcsoljon. Így nem kell senkit vadászni, ha ideje elegyíteni a fiókot.
