Az ülések az üzleti élet alapját képezik - sürgetik a döntéseket és a cselekvéseket. A legtermékenyebb találkozók kezelik a cselekvési tételeket anélkül, hogy időt vesz igénybe más fontos napirendi témáktól. Ha a műveleteket nem sikerül megfelelően kezelni, értékes időt lehet pazarolni a befejezetlen feladatok megtárgyalása, a tervezett célok nem teljesítése, vagy a szervezet számára semmilyen érték nem. Az akcióelemek hatékony lezárása a bezáráshoz kezdve pontosan rögzíti őket az ülés jegyzőkönyvében.
$config[code] not foundMeghatározó
Határozza meg egyértelműen a feladatokat, és ne hagyjon helyet a félreértelmezésre. Állítsa be újra a műveletet, ahogy azt dokumentálják, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a találkozó résztvevői egyetértenek-e és megértik, hogy mi várható. Rendelje meg az akciót az ülésen jelen lévő személynek, és szerezze be a felelősséget a szóban forgó személynek. Egy rosszul megfogalmazott cselekvési tétel, amely olyan személynek van rendelve, aki nem volt jelen a kérdés felmerülésekor, korlátlan ideig maradhat nyitva.
Felvétel
Használjon szabványosított formátumot az ülések rögzítésére, és egy olyan fejezetet tartalmaz, amely kifejezetten egy cselekvési tételek listájára lett kialakítva. A formátum konzisztens megtartása segít abban, hogy a kérdések megfelelően rögzítve legyenek a hatékony nyomon követés érdekében. Jegyezze fel, mit kell tenni, aki felelős annak biztosításáért, hogy ez megtörténjen-e, a probléma felmerülésének dátuma vagy a cselekvés hozzárendelése, valamint az akció befejezésének időpontja. Minden feladathoz legyen egy elsődleges tulajdonosa és egy biztonsági mentő személye - a biztonsági mentés együttműködő lehet az elsődleges tulajdonos számára és támogathatja a feladatot, ha felszólítja.
A nap videója
Az Ön számára a Sapling által elhozták Önöket a Sapling általElosztó
Ne várjon túl sokáig az értekezlet-jegyzőkönyvek terjesztésére. Ha valaki az értekezlet során elektronikus jegyzeteket vesz fel, a jegyzőkönyvek készen állnak a terjesztésre, amint az ülés lezárul, vagy röviddel azután. A hosszabb késések miatt a résztvevők elveszíthetik az azonnaliság érzését. A közelmúltban végrehajtott cselekvési feladatok nagyobb prioritást élvezhetnek, mint az ülés során.
Követés
Használja az akcióelemek listáját az azonosított megbízások alapján. Ha a találkozó egy rendszeresen ütemezett sorozat része volt, kezdje el a következő találkozót a nyitott akciók áttekintésével. Előzetesen tájékoztassa a résztvevőket, hogy elkészíthessék a szükséges előadási anyagokat az előrehaladásról. Ha a találkozó egyedülálló vagy önálló ülés volt, az akciótulajdonosok egyénileg vagy egy új találkozón folytatott nyomon követése kizárólag az intézkedések nyomon követésére irányult.
Láthatóság
Ha az esedékesség napjait elmulasztják, vagy ha a bejelentett tevékenységek nem felelnek meg az elvárásoknak, akkor ezeket a tényeket a csapat tagjai láthatják. Oszd el a cselekvési elemek listáját, beleértve az írásbeli észrevételeket, amelyek egyértelműen megmagyarázzák, mi okozza a késedelmet, miért tartották elégtelennek az akciót, és mit kell tenni annak érdekében, hogy visszatérjen a pályára. Ha vezetési segítségre van szükség az útlezárások megszüntetéséhez, a menedzsment csapat megfelelő tagjaival ütemezzen időt, hogy összefoglalja a problémát és a csapat ajánlott megoldását.
Bezárás
Ha egy művelet befejeződött, frissítse az akcióelemek listáját azáltal, hogy azonosítja a probléma lezárásának dátumát. A listát újrarendezheti a csapattagok számára, hogy lássák, hogy milyen intézkedések zártak és mikor. Miután mindenki látta a zárt elemeket, távolítsa el őket a listáról. A zárt elemek archiválhatók vagy törölhetők, a csapat igényeitől vagy a menedzsment elvárásaitól függően.
